نوشته برایان متیمور
اگر تا به حال تجربه ای با یک برنامه صندوق پیشنهادات داشته اید – یا اجرای یک برنامه در این رابطه ، یا به احتمال زیاد ارائه یک پیشنهاد – صرف پیشنهاد داشتن یک برنامه صندوق پیشنهادات در سازمان شما ممکن است ذهن شما را بدبین و کند – و نه البته به روش خوب.
حقیقت این است که به استثنای موارد نادری مانند صنایع تویوتا، فریتو لی و دارت، برنامه‌های صندوق پیشنهادات سنتی یکی از بدترین شکست‌ها در تجارت بوده و همچنان هستند.
برنامه های صندوق پیشنهاد به دلیل فقدان علاقه اولیه یا اشتیاق کارمندان شکست نمی خورند. آنها شکست می خورند زیرا فرآیند مدیریت، بررسی و توسعه ایده های ارسالی آنقدرها که لازم است سختگیرانه – یا خلاقانه نیست.
بیشتر ایده‌ها مانند نوزادان تازه متولد شده هستند – بله زیبا هستند ، اما نمی‌توانند در بدو تولد کارهای زیادی جز لبخند، گریه انجام دهند. اگر بخواهند زنده بمانند، خیلی کمتر رشد کنند و به پتانسیل کامل خود برسند، نیاز به مراقبت و تغذیه مداوم دارند. در دنیای ایده‌ها، این «مراقبت و تغذیه» به شکل ایده‌سازی و توسعه تیمی، نمونه‌سازی سریع و آزمایش است. برنامه های صندوق پیشنهاد به سادگی اجازه توسعه بیشتر ایده ها را نمی دهند.
یکی دیگر از کاستی‌های بیشتر برنامه‌های صندوق پیشنهاد این است که ایده‌های ارائه‌شده – و این بدان معناست که همه ایده‌ها صرف‌نظر از شایستگی ذاتی‌شان – باید جدی گرفته شوند. کارمندان باید بدانند که زمانی که صرف فکر کردن درباره ایده‌ها برای بهبود کسب‌وکار می‌کنند، اتلاف وقت نبوده است، حتی اگر ایده‌هایشان در نهایت به نتیجه نرسد. در غیر این صورت، کارمندان نسبت به این فرآیند بدبین می شوند و تعداد و کیفیت ایده های پیشنهادی به شدت کاهش می یابد.
یک راه ساده برای غلبه بر کاستی های برنامه های صندوق پیشنهاد، استفاده از تکنیک ساده ای است که من آن را تکنیک تخته سفید می نامم. به آن به عنوان نوعی صندوق پیشنهاد “تعاملی” فکر کنید که در آن ایده ها می توانند به راحتی و به طور موثر توسط دیگران ساخته شوند.
تکنیک تخته سفید
در اینجا 9 مرحله ساده برای ایجاد یک برنامه پیشنهاد ایده تخته سفید آورده شده است.
1- یک وایت برد را در یک مکان عمومی (اتاق کنفرانس، راهرو یا کافه تریا) قرار دهید. یا اگر شرکت شما عمدتاً مجازی است، یک “تخته سفید” را می توان در یک برنامه اشتراک گذاری داخلی، تیمی، بخش یا شرکتی مانند Slack پست کرد.
2- در مرکز وایت برد واقعی یا مجازی چالشی را بنویسید که برای آن ایده‌های جدیدی می‌خواهید: به عنوان مثال: «چگونه می‌توانیم کار بهتری در خدمت مشتریان خود انجام دهیم؟» “چگونه به نیروی کار چند نسل انگیزه دهیم؟” “چگونه می توانیم هزینه ها را کاهش دهیم؟” و غیره… هر چیزی که می تواند موضوع به موقع و مهمی باشد که برای آن ایده های جدیدی مورد نیاز است. استفاده از برنامه‌های هوش مصنوعی مولد را در نظر بگیرید تا به شما در ایجاد طیف گسترده‌ای از سؤالات احتمالی، کلی و اختصاصی کمک کند.
3-برای ایجاد احساس فوریت (و ارائه وسیله ای برای بسته شدن برای هر چالش)، یک جدول زمانی/مهلت برای هر چالش تعیین کنید: معمولاً هفت تا ده روز … با نوشتن اعداد 1-2-3-4-5- 6-7 در پایین تخته سفید.
4-با نوشتن برخی ایده ها و/یا حقایق اولیه روی تخته وایت برد، “کار را کلید بزنید”. باز هم، برنامه های هوش مصنوعی مانند ChatGPT یا Google’s Bard می توانند در اینجا به شما کمک کنند.
5- سپس همکاران خود را تشویق کنید که آزادانه ایده های خود را در طول هفت روز اضافه کنند.
6- هر روز بعدی از چالش، عدد مربوطه را در پایین تخته سفید خط بزنید. 1-2-3-4-5-6-7
7- در پایان هفت روز، چالش به پایان رسیده است. سپس یک چالش جدید بر روی یک تخته سفید پست می شود و فرآیند دوباره آغاز می شود.
8-در پایان هر چالش، ایده های روی تخته سفید را برای خود و همکارانتان خلاصه کنید تا به آنها واکنش نشان دهید. و سپس… اقدامی انجام دهید تا به همکاران خود نشان دهید که ایده های ارسال شده و تلاش آنها برای ایجاد آنها ارزشمند بوده است.
9- اقدامات انجام شده می تواند شامل موارد زیر باشد:
آ. شناسایی ایده های برنده، همراه با برنامه های آنها برای توسعه بیشتر، یا
ب: استفاده از ایده ها به عنوان محرک های شروع فکر برای یک جلسه ایده پردازی گروهی.
بسیار ساده. اما ابزاری قدرتمند برای تبدیل «زمان فعالیت ذهن» به وسیله‌ای برای تولید ایده‌های محتوای جدید خلاقانه و بدیع.
مزیت جالبی که تکنیک تخته سفید نسبت به جلسه ایده پردازی سنتی دارد، «زمان جا افتادن» خلاقانه است. زمان به قدرت شگفت‌انگیز الگویابی و ترکیب ایده ضمیر ناخودآگاه اجازه می‌دهد تا جادوی خود را اعمال کند، جادویی که هرکسی می‌تواند و باید بخشی از آن باشد… ایجاد ارتباطات غیرمنتظره – و گاهی عمیق – بین بخش‌های به ظاهر نامرتبط از ایده‌ها در تخته سفید.
تکنیک تخته سفید یک روش ساده و کارآمد برای آزادسازی خلاقیت سازمانی است. اما اجازه ندهید سادگی آن شما را فریب دهد. بسیاری از مشتریان Fortune 500، سازمان های دولتی و غیر انتفاعی ما نتایج فوق العاده ای را با آن به دست آورده اند. و به این ترتیب، وسیله‌ای عالی برای ایجاد طیف گسترده‌ای از ایده‌های بهبود بخش کسب‌وکار بوده است… نه به ذکر یک راه عالی برای بهبود رضایت کارکنان – و شادی
