نقشه‌برداری جریان ارزش یک ابزار مدیریت ناب است که به تجسم مراحل مورد نیاز از ایجاد محصول تا تحویل آن به مشتری نهایی کمک می‌کند. مانند سایر روش های نقشه برداری فرآیند کسب و کار، به درون نگری (درک بهتر کسب و کار شما) و همچنین تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیند کمک می کند. ورودی‌های نقشه جریان ارزش ها شامل تمام منابعی است که برای تولید کالاها یا خدمات استفاده می‌کنید. مسیری که دنبال می‌کنید شامل مراحل ارزش افزوده و همچنین مراحل غیر ارزش‌افزای همراه آنها است. و نقشه شما نیز جریان اطلاعات را دنبال خواهد کرد.
چگونه از یک نقشه جریان ارزش استفاده کنیم؟
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، نقشه جریان ارزش به شما امکان می دهد یک نمای کلی از فرآیندهای کسب و کار خود را از بالا به پایین مشاهده کنید. سپس، می توانید فرآیند یا گردش کار را تجزیه و تحلیل کنید، ضایعات و ناکارآمدی ها را شناسایی کنید. به طور معمول، در اینجا چند مورد وجود دارد که باید مراقب آنها باشید:
- تاخیرهایی که روند را متوقف می کند
- محدودیت هایی که روند را محدود می کند
- موجودی اضافی که منابع را به طور غیرمولد به هم متصل می کند
در حالی که نقشه‌برداری جریان ارزش معمولاً برای فرآیندهای تولید استفاده می‌شود، همان اصول می‌تواند برای سایر صنایع نیز اعمال شود.
آنچه برای شروع نیاز دارید
ابتدا باید تصمیم بگیرید که چه چیزی را می خواهید نقشه برداری کنید. در برخی کسب وکار ها، یک نقشه جریان ارزش می تواند تقریباً هر کاری را که شرکت انجام می دهد پوشش دهد. این امر به ویژه در صورتی صادق است که شرکت شما یک محصول واحد تولید کند.با این حال، اگر ترکیب پیچیده ای از محصولات یا خدمات دارید، باید برای هر کدام یک نقشه جداگانه ترسیم کنید. البته به شما بستگی دارد که با چه فرآیندی شروع کنید. با این حال، به طور کلی، شما می خواهید با مناطق با بالاترین ارزش شروع کنید.
برای انجام واقعی نقشه برداری، می خواهید یک تیم پروژه کوچک متشکل از نمایندگانی از بخش های مختلف جمع آوری کنید. آنها دیدگاه دست اولی در مورد نحوه انجام کارها و عملکرد سیستم فعلی دارند. حتی ممکن است چندین راه برای بهبود فرآیندها بدون مشورت با نقشه جریان ارزش بیابید. در مرحله بعد، به یک تسهیل کننده نیاز دارید. این می‌تواند یک مدیر ارشد باشد که نقشه‌برداری جریان ارزش را می‌داند، یا می‌توانید از یک مشاور خارجی برای کمک به شما استفاده کنید.
همانطور که کار می کنید، نقشه خود را ایجاد می کنید – اما آماده باشید که در حین حرکت تغییراتی ایجاد کنید. ممکن است کسی فقط یک مرحله از دست رفته را در جایی از خط به یاد بیاورد و این می تواند کل تصویر را تغییر دهد.
برای ترسیم نقشه، می توانید از:
- قلم و کاغذ – ساده ترین راه حل، فقط یک کاغذ و یک مداد A3 بردارید و دست به کار شوید.
- نرم افزار فلوچارت – ابزارهای اختصاصی که برای انواع نقشه برداری فرآیند کسب و کار استفاده می شود.
- نرم افزار مدیریت گردش کار – راه حل های سفارشی برای مدیریت گردش کار شرکت. علاوه بر قابلیت‌های ساده نقشه‌برداری، می‌توانید جریان‌های کاری را نیز پیگیری و مدیریت کنید.
نمادهای نگاشت جریان ارزش
نمادها به نمای کلی بصری شما کمک می کنند. آنها دقیقاً نشان می دهند که با چه نوع مرحله ای روبرو هستید. در حالی که همیشه می‌توانید نمادهای خود را پیدا کنید، معمولاً ساده‌تر است که یک سبک از قبل تثبیت شده را پیدا کنید و به آن پایبند باشید.
نمادها معمولاً کاملاً شهودی هستند – برای مثال، یک خط ساده از یک دید، نشان می‌دهد که کسی باید «برود و ببیند»، در حالی که یک کامیون حمل‌ونقل را نشان می‌دهد.
7 مرحله برای نگاشت جریان ارزش
اکنون که اصول اولیه نقشه برداری جریان ارزش را می دانید، در اینجا مراحل دقیقی وجود دارد که باید برای اجرای این ابتکار انجام دهید.
مرحله 1: تصمیم بگیرید که چقدر می خواهید پیش بروید
به طور معمول، نقشه برداری خود را با نشان دادن نقطه شروع و پایان شروع می کنید. این نشان می دهد که فرآیند داخلی شما کجا شروع می شود و به کجا ختم می شود. با این حال، برخی از شرکت ها ترجیح می دهند کل زنجیره ارزش را ترسیم کنند. البته این مزایا و معایبی دارد – در حالی که ایده بهتری از کل فرآیند به شما می دهد، معمولاً نمی توانید در مورد هر فرآیند خارجی کاری انجام دهید.
نقشه جریان ارزش شما با تحویل مواد از تامین کنندگان مستقیم شروع می شود و با تحویل به مشتری پایان می یابد. نمادی را که برای نشان دادن نقاط شروع و پایان انتخاب کرده اید در سمت چپ و راست نقشه خود قرار دهید.
اگر فرآیندهای تولید شما پیچیده است، ممکن است تصمیم بگیرید پس از تکمیل نقشه کلی خود، هر یک از فرآیندهای ارزش افزوده را با جزئیات بیشتری ترسیم کنید. در این مورد، شما باید با فرآیندی شروع کنید که کار را به عنوان «تامین کننده» و فرآیندی که آن را به عنوان «مشتری» دریافت می کند، تخصیص می دهد.
مرحله 2: مراحل را تعریف کنید
حال مشخص کنید که چه فرآیندهایی برای رسیدن از نقطه A به نقطه B درگیر است.
به عنوان یک مثال ساده، نهالستانی که گیاهان زینتی تولید می کند، با بذر یک عرضه کننده شروع می شود و گیاهان را به مشتری تحویل می دهد. مراحل مداخله ای که در طول مسیر ارزش افزوده می کنند ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- کاشت
- پیوند
- رو به رشد
- درجه بندی
- حمل دریایی
مرحله 3: جریان اطلاعات را نشان دهید
یکی از مزایای نگاشت جریان ارزش این است که شامل جریان های اطلاعاتی است. برای ادامه مثال بالا، نهالستان ما نیاز به سفارش برای تامین کنندگان خود دارد و مشتریان آن برای تحویل سفارش می دهند. هر چند وقت یکبار و چگونه این کار انجام می شود؟ آن را روی نقشه خود ثبت کنید.
تیم ها یا افراد مسئول هر فرآیندی که محصول را از ورودی به خروجی می برد نیز به اطلاعات نیاز دارند. این اطلاعات از کجا می آید و چگونه منتقل می شود؟ شاید پرورش دهنده گل ما یک بخش برنامه ریزی متمرکز داشته باشد که اطلاعات فروش را دریافت می کند و به تامین کننده بذر سفارش می دهد. سپس از این اطلاعات استفاده می کند و یک برنامه هفتگی یا ماهانه برای هر یک از فرآیندها ارائه می دهد.
این بخش را در وسط برگه بین بلوک های ورودی و خروجی اضافه کنید، یک بلوک دیگر در زیر آن بکشید تا برنامه هفتگی را نشان دهد و فلش هایی از پلان به هر یک از بخش هایی که اطلاع می دهد بکشید.
مرحله چهارم: داده های حیاتی را جمع آوری کنید
شما اکنون اصول اولیه را دارید، و زمان آن است که به هر فرآیند نگاهی عمیق داشته باشید. برای انجام این کار، به داده های واقعی نیاز دارید و برخی از تیم نقشه برداری شما ممکن است مجبور شوند زمان کمی را برای جمع آوری اطلاعات مورد نیاز خود صرف کنند. نکات معمولی که باید به آنها توجه کرد عبارتند از:
- اقلام موجودی نگهداری شده برای هر فرآیند
- زمان چرخه (معمولا در هر واحد)
- زمان انتقال
- تعداد افراد مورد نیاز برای انجام هر مرحله
- تعدادی از محصولاتی که باید اسقاط شوند
- اندازه بسته یا پالت مورد استفاده
- اندازه کلی دسته ای که هر مرحله به آن رسیدگی می کند
مرحله پنجم: داده ها و خطوط زمانی را به نقشه اضافه کنید
هنگامی که تمام اطلاعات را به دست آوردید، می توانید شروع به اضافه کردن آن به نقشه خود کنید. برای انجام این کار، یک جدول یا جعبه داده در زیر هر بلوک فرآیند رسم کنید. اگر از داده‌های تاریخی استفاده کرده‌اید، مطمئن شوید که آنها را با استفاده از ورودی‌ها و خروجی‌های فعلی برای هر فرآیند تأیید کنید.
جدول زمانی مربوط به هر فرآیند را در زیر بلوک های داده خود مشخص کنید. این نشان‌دهنده زمان مورد نیاز برای تولید محصولات و زمان واقعی صرف شده برای تولید هر واحد، اندازه بسته یا دسته است. تعجب نکنید اگر محصولی با زمان تحویل چند هفته ای تولید شود.
مرحله ششم: هفت نوع ضایعات را شناسایی کنید
فقط ایجاد یک نقشه جریان ارزش بدون استفاده از آن اتلاف وقت کامل خواهد بود. اکنون که یکی از آنها را دارید، زمان آن رسیده است که به دنبال “هفت نوع ضایعات” باشید که می توانند سود شما را از بین ببرند.
- حمل و نقل ارزشی به محصول نهایی شما نمی افزاید – مگر اینکه در تجارت حمل و نقل باشید! ببینید آیا می توانید مراحل مربوط به حمل و نقل مواد یا اطلاعاتی را که ارزش افزوده ندارند کاهش دهید.
- موجودی نهاده‌ها و محصولات نهایی برای شما هزینه‌ای دارد که می‌توانست در جای دیگری درآمد کسب کنید. هرچه سطح موجودی شما بدون ایجاد تنگنا یا گلوگاه کمتر باشد، بهتر خواهد بود.
- حرکت ، هزینه و زمان دارد و زمان پول است. به عنوان مثال، کارگر مثال ما باید نهال پیوند شده خود را 10 فوت از میز گلدان به واگن تراکتور منتقل کند. این وقت تلف شده است
- انتظار به دلیل وجود یک گلوگاه در یک فرآیند یا فرعی قبلی، یکی دیگر از اتلاف آشکار منابع ارزشمند است.
- ارزیابی بیش از حد پردازش ممکن است سخت باشد، اما اگر یک آیتم بتواند در شرایط قابل قبولی با ورودی کمتر از یک فرآیند به فرآیند دیگر منتقل شود، باید این کار را انجام دهد.
- تولید بیش از حد یک دام اضافی است که باید از آن اجتناب کرد. حتی اگر محصول شما فاسد شدنی نباشد، نگهداری آن و نظارت بر آن تا زمانی که مشتری آن را بخرد، به وضوح اتلاف است.
- عیب به معنای دوباره کاری یا از بین بردن است و آشکارا هزینه زا هستند. چگونه می توانید نقص ها را در هر مرحله از فرآیندی که نقشه برداری کرده اید کاهش دهید؟
مرحله 7: نقشه جریان ارزش ایده آل را ایجاد کنید
اگر وضعیت موجود را حفظ کنید، می دانید اوضاع چگونه است، اما دوست دارید چگونه به نظر برسند؟ از تیم خود برای کمک به ترسیم نقشه جریان ارزش ایده‌آل استفاده کنید که تمام ضایعاتی را که هنگام تجزیه و تحلیل نتایج تمرین نقشه‌برداری جریان ارزش مشاهده کردید، حذف یا حداقل کاهش می‌دهد.
بعید است که بتوانید در یک مرحله به آنجا برسید، بنابراین می توانید یک سری نقشه وضعیت میانی آینده ایجاد کنید. هدف کسب‌وکار شما رسیدن به این نقاط عطف در تاریخ‌های خاص است، و در نهایت، آنها به هدفی می‌رسند که شما هنگام ترسیم نقشه حالت ایده‌آل خود شناسایی کرده‌اید.
