بیاد می آورم که در سال ۱۳۵۳ که در دانشگاه مشغول به تحصیل بودیم یک درس تک واحدی بنام گزارش نویسی فنی داشتیم. روز اول درس که استاد که خدایش بیامرزد تازه استادی بود از همان دانشگاه و بسیار مودب و مهربان وقتی شروع به صحبت کرد تکه گچی به دست گرفت و روی تخته سبز رنگ نوشت:
گزارش باید جلد داشته باشد.
هم کلاسان که اکثرا از نخبگان تحصیل کرده در دبیرستانهای معروف آن زمان بودند خندیدند و استاد هم خندید و گفت:
چندین سال دیگر وقتی در محیط کار بودید و از کسی گزارشی خواستید بیاد این خنده خواهید افتاد. امیدوارم آن روز هم بخندید.
این موضوع طی سالهای متمادی در محیط کار من را خنداند و گاهی هم متاسف نمود که گزارشاتی که بر اساس آنها در سطوح عالی تصمیم گیری حتی دولتی به آنها استناد می شد دارای شناسنامه و حداقل استاندارد ها نبودند و هنوز هم نیستند.
بعد ها که استاندارد مدیریت کیفیت در دنیا گسترش یافت وضعیت کمی بهتر شد و ما امروز بر اهمیت آن می پردازیم.
گزارش نویسی یکی از مهارتهایی است که برای توسعه ارتباط ارزش آفرین کسب می شود و بسیاری از کارشناسان و متخصصان و مدیران ممکن است در حین پیشرفت در حرفه خود بر آن تسلط نداشته باشند. شاید کسی کارآفرین بوده و دوره های مدیریت را گذرانده یا یک کار آفرین ذاتی باشد اما هرگز هیچ آموزشی در زمینه نوشتن و ارایه محتوای کسب‌وکار به دیگران را ندیده‌اند.
در ادامه موضوع برخی از متداول‌ترین موضوعاتی که در تدوین یک گزارش رایج هستند آورده شده است. یکی از گزارشات رایج طرح کسب و کار است که کسب و کار را تعریف می کند . هرکسی که به یک استارتاپ فکر می کند یا به دنبال گسترش کسب و کار است. کارآفرینانی که به دنبال سرمایه گذاری برای راه اندازی هستند، بدون طرح تجاری برای نشان دادن سرمایه گذاران یا وام دهندگان بالقوه به جایی نمی رسند.
در تدوین گزارش باید محتوا و قالب مشخص شود.
تعریف چشم انداز و هدف بصورت شفاف و بدون لغت پردازی اضافی
تعریف محصولات یا خدمات
تعیین اینکه مشتریان و یا مخاطبان چه کسانی هستند
بازار محصول کجاست و چه وسعتی دارد .
تعیین جریان نقدی و سرمایه پروژه و یا طرح
پیش بینی مشکلات و مخاطرات و موضوعات بسیار بیشتر . برای تسلط بر این امر می توان از نرم افزار ها و یا قالبهای آماده که در اینترنت موجود است و الگو قرار دادن گزارشات سازمانهای بین المللی استفاده نمود
