جاش براون ،نویسنده در Helpjuice10 آگوست 2020
همکاری می‌تواند دگرگون کننده باشد.
وقتی تیم شما با هم کار می‌کند، «من این کار را کردم» تبدیل می‌شود به «ما آن را انجام دادیم!» به روزرسانی‌های پیشرفت به پنج پنج تبدیل می‌شود. اشتباهات از «تقصیر توست» به «ما یاد گرفتیم» تغییر می‌کند.
متأسفانه، درحالی که 86 درصد از رهبران اهمیت ایجاد محیط تیمی مشترک را تصدیق می‌کنند، تنها 7 درصد از آن‌ها آمادگی لازم را برای تحقق آن احساس می‌کنند.
کسب و کارها زمان زیادی را صرف تفکر در مورد نرم افزارهای همکاری و ابزارهای بهره وری تیم می‌کنند و در حالی که این ابزارها برای انجام کار بسیار ضروری هستند، ما نمی‌توانیم قدرت ارتباط و تعامل رو در رو را فراموش کنیم. در اینجا پنج راه برای ایجاد یک محیط همکاری برای تیم شما وجود دارد که فراتر از برنامه‌ها و ابزارهای فناوری است ارائه می‌شود.
1. ایجاد تصادم در دفتر
مردم موجوداتی بر مبنای عادت هستند. اگر دلیلی ندارید که به گوشه عقب بروید و هر روز با کسی از حسابداری صحبت کنید، احتمالاً هرگز به آن‌جا نمی‌روید. اما اگر فرصتی وجود داشته باشد که با گپ زدن و بازکردن درب بتوانید به آن برسید چطور؟
برای رفع این از دست دادن فرصت احتمالی، Zappos به طور فیزیکی فضاهای اداری خود را تغییر داد تا برخورد یا ارتباط رو در رو بیشتری در دفتر ایجاد کند. همانطور که ریچارد داش در کتاب نظریه و طراحی سازمانی توضیح می‌دهد: «مدیران امیدوارند با ایجاد برخورد بین افراد و شروع مکالمات خود به خود، همکاری و انتقال اطلاعات بیشتری را تحریک کنند.»
لیندسی کولوویچ از HubSpot در مورد چندین روش خلاقانه که شرکت‌ها دفاتر خود را برای ترویج برخورد در دفتر تغییر می‌دهند، نوشت:
- میز گرم: حذف صندلی‌های اختصاصی میز و در عوض چرخش منظم میزها.
- مناطق همپوشانی: مناطقی از دفتر که در آن کارکنان فرصت دارند با یکدیگر برخورد کرده و صحبت کنند. این‌ها شامل آشپزخانه، فضاهای مشترک و اتاق‌های عمومی است.
- میزهای فوق العاده: نصب میزهای بزرگ برای بسیاری از کارکنان که کنار هم بنشینند و کار کنند.
2. نقشها را عوض کنید
چه راهی بهتر از این وجود دارد که کسی را بشناسید تا کمی با کفش او راه بروید؟ بخش منابع انسانی در Blinds Direct دقیقاً همین کار را انجام داد و تا آن‌جا پیش رفت که هم تیمی‌ها برای یک روز نقش خود را عوض کردند.
لی فیشر، مدیر برنامه Blinds Direct توضیح می‌دهد: «معمولاً، اعضای تیم از نزدیک همکاری می‌کنند، اما آن‌ها واقعاً پیچیدگی‌های نقش دیگران را درک نمی‌کنند. گذراندن یک روز به جای هم تیمی‌های شما تلاش‌های آن‌ها را برجسته می‌کند که باعث درک و احترام بیشتر یکدیگر می‌شود.»
به جای تعویض همه جانبه نقشها، می‌توانید نسخه سبک آن را امتحان کنید.
- برنامه روزانه خود را برای تیم خود بنویسید.
- در ابتدای هر هفته یک ایمیل با اولویت‌های خود به تیم خود ارسال کنید، تا آن‌ها بدانند که وقت خود را صرف چه کاری می‌کنید.
- اگر با مشتری روبرو هستید، هنگام ارسال مشتری به بخش دیگری، یک چک لیست تهیه کنید تا اطلاعاتی را که قبلاً در مورد مشتری جمع آوری کرده‌اید به آن‌ها ارائه دهد.
3. به طور منظم از تیم خود نظرسنجی کنید
تنها راه برای اینکه واقعا بدانید احساس تیم شما در مورد همکاری چیست، پرسیدن است. یک راه آسان برای دریافت پاسخ‌های صادقانه و بدون مانع ارسال یک نظرسنجی است که تیم شما می‌تواند به صورت ناشناس به آن پاسخ دهد. UNCW یک مثال عالی از نظرسنجی در مورد همکاری ارائه می‌دهد. سعی کنید سوالات خود را برای سنجش بپرسید:
- تمایل و نگرش آن‌ها به همکاری
- از کدام ابزارها برای همکاری بیشتر استفاده می‌کنند، مانند پایگاه دانش یا ویکی داخلی
- لحظاتی که احساس می‌کنند می‌توانند از کمک هم تیمی یا اطلاعات اضافی که یک هم تیمی می‌تواند استفاده کند، استفاده کنند.
4. تشکیل جلسات خود
همه ما داستان‌هایی در مورد اینکه چگونه ملاقات‌های مکرر یا طولانی مدت می‌تواند بر بهره‌وری شما تأثیر منفی بگذارد، شنیده‌ایم. اما آن‌ها همچنین برای ایجاد یک تیم مشترک بسیار مهم هستند.
برای شرکت در جلسات خود محدودیت‌هایی را در سراسر شرکت تعیین کنید تا همه بدانند چرا این اتفاق می‌افتد و آن‌ها باید حضور داشته باشند.
به عنوان مثال، تیم Front در توصیف هر جلسه از یک ساختار ساده استفاده می‌کند. در اینجا نمونه‌ای از جلسه تیم بازاریابی است.
همچنین ایده خوبی است که تیم را برای جلسه دعوت کنید، بنابراین آن‌ها می‌دانند که برای سایر بخش‌ها عادی است. Lucid یک مثال عالی از یک جلسه توصیه شده برای تیم‌های مختلف ارائه می‌دهد.
5. در خارج از محل گردهم آیید تا در محل بهتری پیوند برقرار کنید.
خروج از طرز فکر دفتر وقتی تمام روز پشت میز خود نشسته‌اید می‌تواند سخت باشد. بنابراین اگر می‌خواهید به تیم خود کمک کنید روابطی ایجاد کند که کمی عمیق‌تر از «وضعیت آن پروژه چگونه است؟» سازماندهی یک خروجی برای پیوند تیم شما – در فضایی که از نظر فیزیکی خارج از دفتر شما است – مفید است.
از آن‌جا که نمی‌توانید از تیم خود انتظار داشته باشید که جلسات خود را سازماندهی کند، تجمع یک تیم خارج از ساعات کار می‌تواند از زمان شما استفاده بسیار خوبی بکند. سعی کنید یک فعالیت عملی انجام دهید که کاملاً به کسب و کار یا محصول شما ارتباطی ندارد:
- نجاری
- پخت و پز
- رنگ آمیزی
- اسکیت
- باغبانی
این فرصت‌ها دری را برای تیم شما باز می‌کند تا یکدیگر را به عنوان افراد، نه فقط هم تیمی، بشناسند. در نتیجه، وقتی به دفتر باز می‌گردید، همکاری روان‌تر و طبیعی‌تر می‌شود.
همکاری باعث ایجاد تیمی شاد می‌شود.
همکاری باعث می‌شود تیم شما احساس تعامل بیشتری داشته باشد. این احساس مثبت در تجربه مشتری شما ریخته می‌شود، که به نوبه خود، نتیجه نهایی کسب و کار شما را بهبود می‌بخشد.
