4 فوریه 2022 توسط The Manufacturer
میتسوبیشی الکتریک (MEUS) به عنوان یک بازیگر کلیدی صنعت در فضای تولید، تحت فشار بود. علیرغم گستردگی بین المللی این شرکت، تیم حقوقی و انطباق آن ضعیف بود.
بررسی‌های انجام شده توسط شخص ثالث معمولاً به‌صورت موقتی انجام می‌شد به جستجوهای گذرا در اینترنت منجر می‌شد که اغلب دست‌وپاگیر و ناکارآمد بودند.
علاوه بر این، اسناد عمدتاً مبتنی بر کاغذ بودند و ردیابی دنباله کاغذ تقریباً غیرممکن بود. در تلاش برای شفافیت، (MEUS) با ethiXbase برای سیستم‌بندی برنامه‌های انطباق با ریسک شخص ثالث شریک شد، بنابراین قابلیت‌های گزارش‌گیری شرکت و همراه با آن، زیرکی و کارایی گزارش‌دهی تیم تطبیق را متحول کرد.
زمینه
شرکت میتسوبیشی الکتریک از زمان تأسیس خود در سال 1921 در خط مقدم نبوغ فنی و نوآوری محصول ژاپن بوده است. از آن زمان، این شرکت به ایجاد فناوری های جدید ادامه داده است که زمینه های تجاری آن را در سراسر جهان شکل داده است.
میتسوبیشی الکتریک ایالات متحده، شرکت، یک شرکت تابعه ایالات متحده از شرکت مادر مستقر در ژاپن، اکنون در طیف گسترده ای از عرصه های تجاری فناوری، از جمله گرمایش و سرمایش، دستگاه های نیمه هادی، آسانسور، پله برقی، سیستم های فضایی و حسگر و غیره فعالیت و نوآوری می کند. که همه آنها نیازمند کار با اشخاص ثالث متعدد در سراسر جهان هستند.
چالش ها
اما مهارت تکنولوژیک یک شرکت در یک عرصه لزوماً به این معنی نیست که به تمام بخش‌های تجاری آن براحتی مدیریت می‌شود. اغلب اوقات، بخش‌ها سال‌ها عقب می‌مانند، و معمولاً این تیم‌های قانونی و رعایت مقررات هستند که در حال پیگیری هستند.
بنابراین وقتی نوبت به مدیریت تامین‌کنندگان شخص ثالث می‌رسید، سیستم انطباق MEUS برای بسیاری از همتایان خود معمول بود. بررسی‌های دقیق شخص ثالث اغلب از طریق جستجوهای Google انجام می‌شد، که ساعت‌ها هزینه MEUS داشت، و اغلب باعث عدم اطمینان و ناراحتی زمانی می‌شد که نتایج هیچ نتیجه‌ای نداشت.
علاوه بر این، مدیریت اطلاعات شخص ثالث اغلب در صفحات گسترده و اسناد داخلی متعدد از هم گسسته بود. اسناد نه تنها به روش قدیمی چاپ-نشانگری-اسکن زمان های گذشته نیاز داشتند، بلکه پس از نهایی شدن معامله، هیچ سابقه ای از آن تقریباً وجود نداشت. یافتن اسناد دشوار بود و به روز رسانی آنها یک فرآیند واقعاً کار فشرده بود که مرتباً نادیده گرفته می شد.
راه حل
جارد بیکر، معاون ارشد منابع انسانی میتسوبیشی الکتریک در ایالات متحده، می‌دانست که فرآیند انطباق شخص ثالث این شرکت باید تغییر کند تا نتایج حاصل شود، اما سوال این بود که چگونه.
جارد شروع به جستجوی یک راه حل کامل شخص ثالث کرد و آن را با ethiXbase پیدا کرد. جارد که تحت تأثیر قابلیت های قابل تنظیم و زیبایی شناختی آن قرار گرفته بود، معتقد بود که این پلت فرم برای استفاده و آموزش دیگران ساده است، که در طول فرآیند پیاده سازی درست بود.
جارد توضیح داد: «در مقایسه با رقبا، به نظر می‌رسید که پلتفرم ethiXbase انعطاف‌پذیری بیشتری دارد، به خصوص که ما می‌توانیم آن را پیکربندی کنیم و پرسشنامه‌ها را برای برآورده کردن نیازهای انطباق شرکتمان سفارشی کنیم.» نکته مهم، او دید که این پلتفرم می تواند به سرعت پرسشنامه های شخص ثالث، از جمله پیگیری خودکار را خودکار کند، که او فکر نمی کرد تیمش در میتسوبیشی الکتریک، ایالات متحده، بتواند آن را تکرار کند.
از طریق پلتفرم ethiXbase 360، همه اطلاعات شخص ثالث لازم را اکنون می‌توان به صورت آنلاین یافت – به راحتی برای همه در MEUS قابل دسترسی است.اسناد مربوطه به راحتی آپلود می شدند و در نتیجه، ورود اشخاص ثالث جدید به فرآیندی بسیار ساده تر تبدیل شد.
قابل‌توجه بود که، هر کسی در تیم می‌تواند به راحتی به یک بررسی اجرایی دسترسی داشته باشد: یک گزارش سطح بالا که به فرد امکان می‌دهد همه چیز مورد نیاز را تهیه کند، مانند تعداد پرسش‌نامه‌هایی که توزیع شده است یا اگر شخص ثالث دارای ریسک کم، متوسط یا زیاد است.
برای تیم انطباق MEUS، این اطلاعات نه تنها از طریق دسترسی سازماندهی شده تغییر کرده است، بلکه اطلاعات به راحتی قابل درک و آماده برای استفاده دردسترس آنها است.
نتیجه
Mitsubishi Electric US, Inc. با انتخاب ethiXbase توانسته است با موفقیت:
اطلاعات را در یک پلتفرم ادغام کنید. این به شرکت اجازه می‌دهد تا دید متمرکزی از تمام تعهدات شخص ثالث داشته باشد، با این دیدگاه که هر شخص ثالث در چرخه عمر مطابقت کجاست.
دسترسی به گزارش های سطح بالا این به شرکت اجازه می دهد تا همه چیزهایی را که نیاز دارد، از جمله اینکه چند پرسشنامه توزیع شده است، یا اینکه شخص ثالثی با ریسک کم، متوسط یا زیاد است، جمع آوری کند.
سفارشی کردن پرسشنامه های دقت لازم DDQ. این به شرکت اجازه می دهد تا پلتفرم را برای رفع نیازهای انطباق خود بدون نیاز به تغییر فرآیند انطباق شخص ثالث خود تنظیم کند.
تیم مدیریت ارشد میتسوبیشی علاوه بر درک کارآیی بیشتر، اکنون به همراه دسترسی به شواهد پشتیبان، اطمینان بیشتری دارد که تمام اشخاص ثالث به درستی ارزیابی شده اند و سطح ریسک به درستی درک شده است. این به آنها سطح بیشتری از راحتی و اعتماد به نفس می دهد تا بتوانند به آینده نگاه کنند و تصمیمات استراتژیک آگاهانه تری بگیرند.
