یکی از رایج ترین شکایات در دنیای تجارت، اجبار به شرکت در جلسات غیرضروری است. هیچ کس نمی خواهد در یک جلسه حضوری یا کنفرانس ویدیویی بنشیند تا چیزهایی را بشنود که در عوض می توانست در یک پیام ایمیل خلاصه شود. برای کمک به رهبران کسب و کار در برگزاری جلسات هدفمندتر، از 15 عضو شورای کارآفرینان جوان خواستیم بهترین نکات خود را برای چگونگی کارآمدتر و مفیدتر کردن جلسات به اشتراک بگذارند.
هیچ‌کس از نشستن در جلسه‌ای که می‌توانست در یک ایمیل خلاصه شود، لذت نمی‌برد، بنابراین توصیه شما برای هدفمندتر و کارآمدتر کردن جلسات چیست؟
1. ساختار جلسه سطح 10 را دنبال کنید
جلسه سطح 10 برای سازمان ما تغییر کرده است. با ساختار L10 Meeting، شما یک دستور کار مشخص دارید که بررسی اعداد، “مشکلات بزرگ” و سایر مسائل خاص را پوشش می دهد. برخی مسائل در خود جلسه مورد بحث و بررسی قرار می گیرد. برای مسائل دیگر، یک جلسه جداگانه با برنامه و برنامه بازی مشخص تنظیم شده است که به اطمینان از کارآمد و موفقیت آمیز بودن جلسات جداگانه کمک می کند. -سالونی دوشی، EcoEnclose
2. برای کارآمدتر کردن جلسات، یک دستور کار مشخص تنظیم کنید
ما یک دستور کار تعیین کردیم تا مطمئن شویم که در حال انجام وظیفه هستیم که از این ترتیب پیروی می کند: سؤال بپرسید، پروژه ها را بررسی کنید، سؤالات بیشتری بپرسید، و یک سؤال کوتاه از تیم به عنوان “آشنایی با شما” بپرسید. به طور معمول این جلسات 30 تا 45 دقیقه طول می کشد. —Jean Ginzburg, JeanGinzburg.com
3. روش PALO را بپذیرید
به من آموزش داده شد که از روش PALO برای جلسات موثر پیروی کنم. همه جلسات باید دارای موارد زیر در دعوت جلسه باشند: هدف، دستور کار، تدارکات، و نتایج. علاوه بر این، به برنامه‌ریزی منظم جلسات بررسی سریع پروژه‌ها کمک می‌کند تا بتوانید قبل از اینکه به منطقه «ما به یک جلسه دو ساعته در مورد این موضوع نیاز داریم» به مسائل رسیدگی کنید. -تونی شربا، یتی
4. برگزاری جلسات “وضعیت” را متوقف کنید
جلسات وضعیت بی ارزش هستند و باید لغو شوندکه فضایی را برای جلساتی که می توان در آن تصمیم گیری کرد آزاد می کند. اگر خود را در یک جلسه می بینید و در بحث شرکت نمی کنید، یا متوجه می شوید که هیچ تصمیمی در حال اتخاذ نیست، توصیه من این است که فوراً از آن جلسه خارج شوید. به شدت از زمان خود محافظت کنید. – دیوید بوهل، TravelSite.io
5. به طور پیش فرض جلسات 10 یا 20 دقیقه ای
تنظیمات جلسه پیش فرض خود را تغییر دهید. آیا واقعاً به جلسات 30 دقیقه ای یا یک ساعته نیاز داریم یا می توان دستور کار شما را در زمان کوتاه تری انجام داد؟ به عنوان موجودات اجتماعی، ما همیشه راهی برای پر کردن زمان پیدا خواهیم کرد، اما اگر جلسات در بلوک‌های کوتاه‌تری تنظیم شوند، راهی برای انجام کارهایی که باید انجام شود نیز پیدا خواهیم کرد. پیش‌فرض‌های تقویم خود را به جلسات 10 یا 20 دقیقه‌ای تغییر دهید تا دستور کار مختصری داشته باشید. – رایان استونر، دندرو
6. جریان جلسه را ساده کنید
بهترین راه برای پربارتر کردن جلسات، ایجاد یک سند با قابلیت پیگیری آسان است. اگر چند نفر در طول جلسه صحبت کنند، همه باید بدانند که چه زمانی نوبت صحبت کردن است و چه چیزی باید گفته شود. اگر جریان جلسه را ساده کنید، می توانید در زمان و تلاش خود صرفه جویی کنید. -جان براکت، Smash Balloon LLC
7. به شرکت کنندگان اجازه دهید تا به دستور کار اضافه کنند
قبل از جلسه یک دستور کار ایجاد کنید و با همه شرکت کنندگان مربوطه به اشتراک بگذارید. اگر کسی چیز دیگری دارد که بخواهد اضافه کند یا بحث کند، می تواند دستور کار را ویرایش کند. به این ترتیب جلسه تا حد امکان سازنده و کارآمد خواهد بود. —جردن ادلسون، Appetizer Mobile LLC
8. برای کارآمدتر کردن جلسات، دعوت‌شدگان را با دقت انتخاب کنید
هنگام انتخاب افرادی که به جلسات خود دعوت می کنید، انتخابی باشید. هر چه تعداد افراد بیشتر باشد به این معنی است که نظرات بیشتر و زمان بیشتری طول می کشد. اگر می‌خواهید یک بحث آزاد یا جلسه طوفان فکری داشته باشید، می‌توانید جلسات متعددی را با بخش‌های مختلف برنامه‌ریزی کنید یا فقط می‌توانید با رهبران تیم ملاقات کنید که می‌توانند اطلاعات را به تیم‌های خود منتشر کنند. -روبن یوناتان، SaasList
9. تصمیم بگیرید که آیا می توان آن را در یک سند به اشتراک گذاشت
هر نوع اطلاعاتی که به طور منظم به اشتراک گذاشته می شود، مانند KPI ها، باید در یک سند قرار داده شود. نیازی نیست فقط به‌روزرسانی‌های وضعیت و KPIهایی را که به طور مداوم برآورده می‌شوند به اشتراک بگذارید. شما می توانید جلسات را با ایجاد یک دستور کار و بحث در مورد مشکلات واقعی و موقعیت های غیرعادی موثر کنید. ما از یک دستور کار L10 برای جلسات خود استفاده می کنیم و این باعث می شود جلسات ما فقط 10 دقیقه باشد. -سید بلاخی، WPBeginner
10. برای بحث در مورد موارد خاص برنامه ریزی کنید
برای هدفمندتر کردن جلسات، آنها فقط باید برای بحث در مورد موضوعات خاص برگزار شوند. اگر هر هفته جلساتی دارید که به جلسات شایعه پراکنی یا صحبت های زیادی در زندگی شخصی تبدیل می شود، احتمالاً به آن ها نیاز ندارید. اگر جلسات بیشتر اوقات به این شکل پیش می‌رود، از شر آنها خلاص شوید. -جارد آچیسون، WPForms
11. جلسات را با جدا کردن جلسات کارآمدتر کنید
مطمئن شوید که در حال برگزاری جلسات با افرادی هستید که واقعاً باید آنجا باشند. اشکالی ندارد از همه افراد شرکت بخواهید در جلساتی شرکت کنند که بر شرکت تأثیر می گذارد و زمانی که محتوای مورد بحث کلی است. درست نیست که از توسعه دهندگان بخواهید در یک جلسه بازاریابی بنشینند زمانی که می توانند کار کنند. برای تیم های مختلف جلساتی داشته باشید و روی موضوعات مرتبط برای هر تیم تمرکز کنید. -بلر ویلیامز، MemberPress
12. بگذارید همه صحبت کنند
هیچ جلسه ای هدر نمی رود اگر همه بتوانند صحبت کنند. زمان پیوند را بشمارید، نه فقط دقایق جلسه را . از همه بخواهید حتی برای یک دقیقه یا کمتر بحث کنند. ایمیل فقط یک مکالمه ساده است. یک جلسه باید یک مکالمه آتشین و نیرومند باشد که همه اعضای تیم را به هم پیوند دهد – این باید هدف اصلی باشد. – دیزی جینگ
13. با آماده شدن از قبل، جلسه را کارآمدتر کنید
با کمی آمادگی از قبل می توانید زمان زیادی را در جلسات خود صرفه جویی کنید. تصور نکنید که باید منتظر بمانید تا جلسه شروع به پرسیدن سؤال کنید یا با مردم در تماس باشید. در حالت ایده‌آل، جلسات فقط باید شامل موقعیت‌های حساس به زمان باشد، مانند رای دادن به یک تصمیم تجاری یا معرفی تیم خود به مشتری جدید، بنابراین ابتدا مراقب همه چیز باشید. – برایس ولکر، مرد امتحان CPA
14. نکات سریع را در یک ایمیل بعد از جلسه خلاصه کنید
همیشه یک دستور کار داشته باشید و مطمئن شوید که همه این شانس را دارند که قبل از شروع جلسه به آن نکات اضافه کنند. در نظر بگیرید که کدام نکات را می توان به سادگی در یک ایمیل نگه داشت. آن نکات را ذخیره کنید و به ایمیل خلاصه ای که بعد از جلسه ارسال می کنید اضافه کنید. در طول جلسه، برای مختصر نگه داشتن موارد، سعی کنید در هر نقطه از سه تا پنج دقیقه استفاده کنید. – امیلی استالینگز،
15. اگر جلسه تمام شد زودتر به پایان برسانید
من در بسیاری از جلسات رزرو شده به مدت یک ساعت حضور داشته ام، اما فقط باید 15 دقیقه طول بکشد. به جای یافتن موضوعات تصادفی برای پر کردن زمان یا تصمیم به کشیدن چند موضوع در دست، کار را کوتاه کنید. صرف نظر از اینکه ساعت چه چیزی را می خواند، زمان خود را به افراد برگردانید و هر زمان که اهداف جلسه محقق شد، آن را جمع بندی کنید. – متیو پودولسکی، مشاوران حقوقی فلوریدا، P.A.
