نوشته کمال پاتل
پروژه ها از قانون مورفی پیروی می کنند. اگر چیزی ممکن است اشتباه پیش برود، اشتباه خواهد شد. در حالی که در ظاهر بدبینانه به نظر می رسد، لازم نیست چنین ته رنگ منفی داشته باشد. دریافته‌ام که پیش‌بینی فعالانه تنگناها در مدیریت پروژه می‌تواند منجر به نتایج هموارتر و ذهنیت سالم‌تری در هنگام نزدیک شدن به پروژه‌های جدید شود.
انتظار برای بروز مشکلات قبل از رسیدگی به آنها می تواند حل آنها را دشوارتر کند و پروژه را ادامه دهد. پیش‌بینی مسائل تضمین می‌کند که به جای تقلا و تکیه بر قهرمانی‌ها و بداهه‌پردازی، می‌توانید از قبل برنامه‌ریزی کنید تا کارها را ادامه دهید، حتی اگر مجبور به تغییر مسیر باشید.
ایجاد یک طرح اضطراری برای پروژه شما
بیایید به داستان دو شرکت نگاه کنیم تا به ترسیم تصویری از اینکه چرا برنامه های اضطراری بسیار ارزشمند هستند کمک کنیم. یکی برنامه اضطراری داشت، در حالی که دیگری نداشت.
شرکت یک طرح اضطراری نداشت زیرا شروع به راه اندازی یک سیستم جدید کرد. از آنجایی که تمام آزمایش‌های انجام‌شده در پشتیبانی بدون مشکل انجام شد، شرکت نیازی به توقف هرگونه حرکت موجودی در طول تغییر به سیستم جدید احساس نکرد. در عوض، کسب‌وکار را طبق معمول به حرکت درآورد و همزمان یک سیستم جدید را پیاده‌سازی کرد.
در همان زمان، موجودی قبل از اینکه سیستم فعال شود، در یک انبار منتقل شد. در نتیجه، کارمندان برای یافتن محصولات به قفسه اشتباهی فرستاده شدند، که باعث شد همه درگیر شوند و فشار قابل توجهی بر کل تیم وارد شود.
شرکت دو در حال انتقال به همان سیستم جدید بود، اما به جای ادامه دادن به کار معمول، این تنگناها را پیش بینی کرده بود. از آنجایی که مدیریت برای برنامه ریزی وقت گذاشته بود، شرکت می توانست در زمانی که سیستم جدید در حال قطع شدن بود، حرکت موجودی را به طور موقت متوقف کند، که قبل از وقوع هرگونه سردرگمی متوقف شد.
تنگناهای برنامه ریزی پروژه برای جلوگیری
همه پروژه ها با تنگناهای یکسانی مواجه نمی شوند. هر پروژه تفاوت های ظریف خود را دارد و هر تیم به روش خود عمل می کند. با این حال، چند گلوگاه پروژه جهانی وجود دارد که من در سال‌های مدیریت تغییر خود دیده‌ام.اگر در برنامه‌ریزی اضطراری برای پروژه‌ها تازه کار هستید، در اینجا سه مورد از رایج‌ترین گلوگاه‌ها وجود دارد که باید در حین پیشرفت در فرآیند برنامه‌ریزی خود مراقب آنها باشید.
گلوگاه شماره 1: اولویت قرار دادن نیازهای همه
این طبیعت انسان است که بخواهیم از خود در محل کار محافظت کنیم. به همین دلیل است که وقتی پروژه‌ها در حال انجام هستند، مردم دائماً به توسعه و نتیجه پروژه‌ها از دریچه «چه چیزی برای من مهم است؟» نگاه می‌کنند. این طرز فکر باعث ایجاد تضاد می شود که می تواند پروژه را در مسیر خود متوقف کند.
نگاه کردن به یک پروژه پیش از موعد برای شناسایی و پیش‌بینی مناطقی که به احتمال زیاد در آن تعارض ایجاد می‌شود، به شما کمک می‌کند تا اهداف کلان پروژه را در ذهن داشته باشید. صحبت کردن با طرف‌های آسیب‌دیده همچنین به شما این امکان را می‌دهد که انگشت خود را روی نبض تیم خود نگه دارید، که به شما کمک می‌کند مشکلات را قبل از تبدیل شدن به یک گلوگاه پروژه متوقف کنید. ارزیابی ریسک ها و پاداش ها در مراحل اولیه به شما این امکان را می دهد که نقاط عطف را از طریق یک لنز منفعت گرا برای همه طرف های درگیر به اشتراک بگذارید.
تنگنا شماره 2: عدم نگهداری سوابق واضح
اگر تا به حال یک بازی تلفنی انجام داده باشید، می‌دانید که پیام‌ها چقدر سریع درهم می‌شوند. آنچه یک شخص می شنود اغلب هدف پیام اصلی نیست. این نوع ارتباط نادرست می تواند جریان یک پروژه را مختل کند. شخصی فرض می کند که شخص دیگری یک کار کلیدی را انجام می دهد تا بعداً متوجه شود که آن شخص متوجه نشده بود که قرار است آن کار را انجام دهد.
حفظ سوابق واضح در حین مدیریت یک پروژه می تواند به شما در کاهش تعارض و جلوگیری از بازی تلفنی در دفتر کمک کند. مستندات مناسب پروژه ها را روشن و ساده می کند تا تیم شتاب خود را از دست ندهد و به مسئول نگه داشتن اعضا در کارشان کمک می کند. علاوه بر این، پیگیری های منظم می تواند به تیم شما کمک کند تا در مسیر خود باقی بماند و به دلیل عدم ارتباط از عقب ماندگی جلوگیری کند.
گلوگاه شماره 3: نداشتن تیم‌های با انگیزه و با استعداد
حضور محدود از طرف سهامداران کلیدی و اعضای تیم می تواند مانع پیشرفت پروژه شود. گاهی اوقات تمرکز افراد ممکن است از پروژه مورد نظر دور شده و به مسائل دیگر تغییر کند. برای جلوگیری از این نوع گلوگاه پروژه، باید تشویق کنندگان پروژه را منصوب کنید که تیم را گرد هم بیاورند تا در کار باقی بمانند.
ارتباط مکرر کلید روشن کردن آتش در شکم هر عضو تیم است. با آگاه نگه داشتن همه و به روز نگه داشتن آنها، تیم شما می تواند ببیند که آنها در کجای تصویر بزرگتر قرار می گیرند و چگونه کار آنها بر نتیجه نهایی تأثیر می گذارد.
اجتناب از تنگناهای پروژه
تنگناها این قدرت را دارند که یک پروژه را از مسیر خارج کنند. با پیش‌بینی گلوگاه‌های پروژه، می‌توانید از مشکلات رایج پیشی بگیرید، یک طرح اضطراری ایجاد کنید و در حین حرکت به سوی تکمیل، در اجتناب از تضاد فعال باشید.
پست توسط: کمال پاتل
کمال پاتل یک زنجیره تامین و رهبر مالی بسیار با انگیزه است که به دلیل توانایی های صحیح تصمیم گیری، تحلیلی و حل مسئله اش مورد تحسین قرار گرفته است.
