راهنمای مدیر پروژه برای تحول دیجیتال

فن آوری های تحول دیجیتال

هر روز تعداد بیشتری از شرکت های غیر IT در حال بازسازی محصولات و خدمات خود پیرامون قابلیت‌های دیجیتالی ناشی از فناوری های جدید هستند. در این راستا شرکت ها باید تغییر فرهنگی پیدا کنند و خود را با گردش کار چابک برای پیشرفت در فضای واقعی دیجیتالی جدید تطبیق دهند. علاوه بر این، یک تحول دیجیتال نیاز به تصمیم گیری های زیادی در سطح تاکتیکی در یک بازار دائماً در حال تغییر را دارد. مدیران پروژه از مهمترین افراد سازمان برای یک تحول دیجیتالی موفق هستند.

تحول دیجیتال چیست؟

اگر در دوره ای از پنج سال گذشته رده‌های شغلی مدیر پروژه را گذرانده باشید، ممکن است نقش یک مدیر پروژه تغییر شکل دیجیتال را دیده باشید. بسیاری از شرکت‌ها از استراتژی‌های تحول دیجیتال استفاده می‌کنند و اصطلاح «تحول دیجیتال» در موقعیت های مختلف مورد استفاده قرار می گیرد، حتی گاهی اوقات به جای «دیجیتالی سازی» یا «ابری سازی» جایگزین می شود. بیایید این اصطلاح را باز کنیم تا ببینیم معانی مختلف پشت آن چیست.

تحول دیجیتال با تأکید بر «دیجیتال»

20-30 سال پیش، موضوع تحول دیجیتال اساساً در حال دیجیتالی کردن فرآیندهای آنالوگ در شرکت ها بود. در آن زمان، رایانه ها در حال تبدیل شدن به یک ابزار اصلی برای انجام کار در دفاتر بودند. این بدان معنی است که فرصت هایی برای دستیابی به بهره وری در بسیاری از زمینه ها مانند ارتباطات داخلی، ذخیره داده ها، مدیریت قرارداد و غیره بوجود آمده است.

این شکل از تحول دیجیتال امروزه همچنان مورد توجه است زیرا فناوری ها دائماً در حال بهبود هستند و ما شاهد پیشرفت هایی هستیم که حتی در اولین شرکت های دیجیتال مانند تیم هایی که از ارتباط مبتنی بر ایمیل به ابزارهایی مانند Slack یا ویرایش مشترک اسناد با Google Docs منتقل می شوند، ایجاد می شود. با این حال، امروزه، این درک، درک محدودی از اصطلاح تحول دیجیتال است که در آن مترادف هایی مانند «دیجیتال سازی» و «ابری سازی» وجود دارند.

تحول دیجیتال با تأکید بر «تحول»

برای ادامه این مقاله، هنگامی که در مورد تحول دیجیتال صحبت می‌کنیم، به توضیحات در این بخش مراجعه خواهیم کرد.

شکل پیچیده تری از تحول دیجیتال، ساختار دهی محصولات و خدمات پیرامون قابلیت های دیجیتالی است. این امور می تواند یک یا چند مورد از این موارد را شامل شود:

• طراحی مجدد کانالهای فروش با توجه به رفتار کاربر آنلاین.
• معرفی و توسعه نرم افزار برای ارتقا محصولات یا خدمات موجود.
• اخذ و استفاده از داده ها برای انجام تجزیه و تحلیل داخلی یا مشتری.

تحول دیجیتال پیش فرض معرفی شیوه های چابک است. دیجیتال شدن هم این امر را در شرکت امکان پذیر می سازد و هم نیازمند پاسخگویی بیشتر به نیازهای مشتری، در جمع آوری بازخورد مشتری،  فعال تر و سازگارتر با تغییر شرایط بازار است. برخی از شرکت ها نمونه های بسیار خوبی از چگونگی تغییر ساختار کسب و کار خود پیرامون قابلیت های دیجیتالی در بازارهای خود ارائه می دهند.

Domino’s در تحول دیجیتال خود موفق بود و قیمت سهام آن نشان دهنده این است که – در بازه زمانی 2010-2018 ، بیش از 3000 درصد رشد کرده و از شرکت هایی مانند گوگل، آمازون و اپل پیشی گرفته است. به گفته کلی گارسیا، این شرکت در حال حاضر به دنبال رابط های صوتی و تجارت الکترونیکی است تا بتواند دوره بعدی رشد خود را تقویت کند.

تحول دیجیتال در جان دیر

جان دیر در سال 1837 تاسیس شد و کار خود را به عنوان تعمیرگاه عمومی و تولید کننده ابزار کشاورزی مانند بیل آغاز کرد. اکنون بیشتر با تراکتور و سایر ماشین آلات کشاورزی در ارتباط است، اما این شرکت تحول دیجیتال عمیق تری نسبت به Domino’s تجربه کرده است.طی چند سال گذشته، جان دیر شروع به تبدیل شدن به یک شرکت داده محور کرد.  اقدام به این امر بدان معنا نیست که آن‌ها تولید تراکتور را متوقف می کنند، اما مزیت رقابتی میان مدت و بلند مدت آنها با ارائه قابلیت های پیشرفته داده به مشتریانشان است. جان دیر از دو طریق به این مهم دست می یابد.

تحول دیجیتال در جان دیر

در مرحله اول، تولید کننده با استفاده از فن آوری های سنسور و اینترنت اشیا برای ارائه محصول دقیق، توانایی های ماشین آلات خود را افزایش می دهد. با خرید شرکت های یادگیری ماشینی مانند Blue River Technology ، جان دیر می تواند با استفاده از بینایی رایانه ای و هوش مصنوعی بین مراحل مختلف رشد گیاه تفاوت ایجاد کند ، علف های هرز را تشخیص دهد و کودها و مواد شیمیایی را فقط در صورت نیاز بکار برد.

ثانیاً، تمام ماشین های آنها داده های زیادی تولید می کنند که هر 5 ثانیه با ابر همگام سازی می شود. همه این داده ها به مرکز عملیاتی John Deere’s plugin متصل می شوند. این شرکت از یک پلت فرم استفاده کرده و مرکز عملیات را برای اشخاص ثالث ، از استارتاپ های کوچک AgTech گرفته تا شرکت های بزرگی مانند DuPont ، باز نموده است.

همه این تغییرات به جان دیر نیاز داشت تا فرایندهای چابک را به کار گیرد و توسعه دهندگان نرم افزار و دانشمندان داده را استخدام کند. این شرکت حتی یک دفتر در دره سیلیکون افتتاح کرده است. از همه مهمتر، افرادی که ماشین آلات را تولید می کنند باید همزمان با واحدهای فناوری جدید کار کنند. Than Hartsock ، مدیر شرکت John Deere Precision Agriculture Solutions. میگوید: «ما دست در دست هم کار می کنیم. آنها ماشین سازی و کار خود را می دانند ، ما فن آوری را می دانیم و با هم این ادغام را ایجاد می کنیم.»  

تحول دیجیتال در سطح مدیریت پروژه

ممکن است این تصور ایجاد شود که تحول دیجیتال چیزی است که در سطوح هیئت مدیره یا اجرایی اتفاق می افتد و قدرت تصمیم گیری قابل توجهی برای سایر افراد سازمان ندارد. اما بویژه مدیران پروژه در هنگام تحول دیجیتالی نقشی حیاتی دارند.

آناند سوامیناتان، یکی از شرکای ارشد McKinsey، تفاوت بین تحول فناوری در مقابل تحول دیجیتال و دلیل ارتباط مدیران پروژه ها در مورد دوم را توصیف می کند. اگر شرکتی تصمیم بگیرد سیستم برنامه ریزی منابع موسسه (ERP) را برای عملیات مالی معرفی کند، این تغییر اساسی در نحوه عملکرد شرکت و نحوه تعامل آن با مشتری ایجاد نمی کند. این نمونه ای از تحول فناوری است ، جایی که مدیران ارشد تصمیم اصلی را می گیرند و بقیه کارکنان باید خود را با واقعیت جدید سازگار کنند.

مدیران پروژه در یک تحول دیجیتالی بسیار مهم هستند.

در یک تحول دیجیتال، مدیریت ارشد چشم انداز (به عنوان مثال، شرکت تجارت الکترونیکی که اتفاقاً اقدام به فروش پیتزا می کند) را ترسیم می کند، اما اجرای آن با عضو اجرایی سازمان – یعنی مدیران پروژه است. همانطور که سوامیناتان می گوید: «شما اکنون در حال طراحی مجموعه ای کاملاً جدید از تجربیات، محصولات و خدمات برای مشتریان خود هستید.» این امر قدرت و تصمیم گیری زیادی را در حیطه اختیارات مدیر پروژه قرار می دهد.

چالش ها در طول دوره تحول دیجیتال

ان چالشها در هر شرکتی متفاوت است و با چالش های مختلفی روبرو خواهد شد. در اینجا، ما مرتبط ترین آنها را ارائه می دهیم که احتمالاً تا حدی بر اکثر شرکت ها تأثیر می گذارد.

• نیازهای مشتری فراموش می شود. به طور سنتی ، شرکت ها در بخش های گمنامی کار می کنند که هر یک از آنها وظیفه خاصی را در شرکت دارند. خطر در چنین شکلی از کار این است که منافع مشتری فقط در بالاترین سطح تصمیم گیری اولویت قرار می گیرد. وقتی صحبت از کار واقعی می شود که مشتری باید با آن ارتباط برقرار کند (مواد ، بازاریابی ، پشتیبانی مشتری ، محصول و غیره) کارمندان بیشتر از اینکه به نتیجه برسند ، تمرکز خود را بر روی خروجی دارند. کار در مورد ایجاد یک فایل و نه در مورد انتقال اطلاعات ، در مورد بستن کار های پشتیبانی و کمک نکردن به مشتریان است.
• کمیابی بازخورد از مشتریان. با توجه به نکته قبلی ، اگر نیازهای مشتریان در اولویت قرار نگیرند ، بازخورد احتمالی آنها نیز ارایه نمی شود یا به درستی ضبط نمی شود. این مسئله درک نحوه بهبود محصول یا خدمات را بسیار دشوارتر می کند – خصوصاً در مواردی که می خواهید همه چیز را در اطراف قابلیت های دیجیتالی تغییر ساختار دهید. تحول دیجیتال حتی برای یک شرکت بزرگ سناریوی راه اندازی است.

چگونه می توان در طول تحول دیجیتال یک مدیر پروژه موثر بود

هنگامی که ما در مورد تحول دیجیتال صحبت می کنیم ، اغلب ما به شرکت هایی مانند Domino’s و John Deere اشاره می کنیم ، جایی که تجارت اصلی مربوط به IT نیست. این بدان معنا نیست که شرکت های فناوری اطلاعات از تحولات دیجیتال عبور نمی کنند. به عنوان مثال ، در سال 2016 ، گوگل اعلام کرد که از یک استراتژی تمرکز بر گوشی همراه  به هوش مصنوعی تبدیل خواهد شد. این شکل دیگری از تحول دیجیتال است ، اما در این بخش ، ما به دنبال شرکت های سنتی غیر IT هستیم.

هیچ مدیر پروژه ای به تنهایی نمی تواند یک تحول دیجیتال ایجاد کند یا آن را بشکند زیرا این کاری در سطح کل شرکت است. با گفتن این موارد ، مدیران اجرایی می توانند در حیطه مسئولیت های خود موثر باشند ، که قطعاً احتمال تحول موفقیت آمیز را بهبود می بخشد. علاوه بر این ، می تواند منجر به فرصت های شغلی بهتر در شرکت شود زیرا افرادی که در طول تحول بیشترین کارآیی را دارند ، آماده سازگاری مناسب با واقعیت دیجیتال جدید در شرکت هستند.

روش چابک به عنوان بخشی از تحول دیجیتال

قسمت مهمی از دیجیتالی شدن تغییر فرهنگ شرکت است. همانطور که آناند سوامیناتان می گوید:

    من فکر می کنم در بیشتر سازمانها وقتی موضوع دیجیتال مطرح است فرهنگ دست کم گرفته می شود. سازمان ها بر این باورند که می توانند بدون اینکه تحول فرهنگی مناسبی در سازمان داشته باشند ، از جایی که امروز هستند به جایی که باید برای فردا باشند تغییر مکان دهند.

چابکی در حال حاضر گسترده ترین روش ارائه پروژه های دیجیتال است و ناگزیر به یکی از مولفه های اصلی هر تحول دیجیتالی تبدیل خواهد شد. اینکه شرکت شما از Scrum ، Kanban یا هر یک از چارچوبهای چابکی مقیاس پذیر استفاده کند ، در واقع مهم نیست. همه آنها از ارزش های مشخص شده در مانیفست چابک پیروی می کنند.

یک مدیر پروژه  موثر باید بتواند اصول چابکی را هم با تیم خود و هم با سایر اعضای سازمان در ارتباط بگذارد. شما باید بتوانید شیوه های قدیمی کار را به چالش بکشید و سهامداران را درگیر چگونگی چابک سازی فرآیندهای داخلی کنید.

فرایندهای قدیمی را بشناسید و به آنها احترام بگذارید

در حالی که بخش قبلی در مورد توانایی به چالش کشیدن وضعیت موجود صحبت می کرد ، شناخت و احترام به فرایندهای قدیمی موجود در حال انجام بسیار مهم است. این توصیه دو دلیل عمده دارد.

از ابتدا و بسیار عمل گرایانه ، عادت ها به سرعت تغییر نمی کنند و به طور کلی مردم دوست ندارند شیوه و عادت به کار خود را تغییر دهند. حتی اگر از طرف رهبر ارشد تصدیق کنید که کل شرکت باید چابک تر شود ، عاقلانه نیست که شخصی را مجبور کنید. احتمالاً با مقاومت روبرو و با همکاران خود درگیر خواهید شد.

ثانیا ، همه تیم ها نباید به طور کامل یا بر اساس اصول چابک کار کنند. چابک یک گلوله نقره ای نیست و این حتی در شرکت های غیر IT بیشتر مشهود است. بخشهای مختلف دارای مسئولیت و ریسک متفاوت هستند و همه آنها نمی توانند مانند تیمهای نرم افزاری رفتار کنند. اشتباه برای تیم های حقوقی یا مالی ممکن است بسیار دشوارتر از مشکل در پلتفرم مشتری باشد.

خود را بیشتر یک مربی چابک بدانید. قبل از عجله در تغییر نحوه کار یک تیم ، بفهمید چه چیزی منجر به ایجاد فرایندهای فعلی شده است. فروتن باشید ، زیرا ممکن است دلایل مهمی در پشت این تصمیمات وجود داشته باشد.

حلقه های بازخورد با مشتریان ایجاد کنید

به نحوه تعامل شرکت شما با مشتری خوب نگاه کنید. و سپس خودتان بررسی کنید که در جایگاه مشتری هستید. آیا فقط پشتیبانی مشتری است که با کاربران صحبت می کند؟ یا فقط فروشندگانی که با تصمیم گیرندگان کار می کنند؟ یا بعنوان مدیر پروژه ، بیشتر در آغاز و پایان پروژه با مشتری ارتباط برقرار می کنید؟

حتی اگر تحویل پروژه ها بدون مشورت با مشتری در اغلب مواقع کاملاً امکان پذیر باشد ، اما بسیاری از پروژه ها با نتیجه عدم تحقق یا تغییر انتظارات مواجه می شوند که مشتریان نتیجه نهایی را می بینند. اگرچه ممکن است مشارکت مشتری در فرآیند تولید محصولات غیر IT بسیار دشوار باشد ، اما دیجیتال قابلیت های جدیدی را ایجاد می کند. توانایی انتشار نرم افزار اغلب به یک مدیر پروژه امکان می دهد تا مشتریان را بیشتر درگیر کرده و نظرات آنها را به طور مداوم جمع آوری کند. این کمک می کند تا در اوایل پروژه نیازها را تراز کنید و از پایان مشکلات جلوگیری کنید.

بازنگری در تعامل با کاربران

دیجیتال راه های جدیدی را برای شرکت شما برای تعامل با کاربران باز می کند. مهمترین ویژگی این است که کاربران می توانند هر زمان که بخواهند به محصول یا خدمات شما دسترسی داشته باشند و تقریباً بلافاصله قادر به دستیابی به هدفی باشند. بسیاری از تعاملات سنتی باعث منتظر ماندن مشتریان می شود: پاسخ ایمیل از طرف پشتیبانی مشتری ، تنظیم حساب از مدیر حساب و غیره.

اگر حجم زیادی از مشکلات تکراری پشتیبانی مشتری دارید ، پس لازم است که صفحات راهنما یا انجمن های گفتگو ایجاد کنید. گزینه دیگر برای کاوش بات چت است. با توجه به مدیریت حساب ، ایجاد سیستم های سلف سرویس نه تنها بی واسطه بودن بیشتری برای کاربران ایجاد می کند بلکه می تواند با جابجایی برخی وظایف به کاربران ، در وقت همکاران شما صرفه جویی کند.

تحول دیجیتال یک گلوله نقره ای نیست

تحول دیجیتال نباید در هر شرایطی تجلیل و اعمال شود. اکثر کسب و کار  های محلی برای موفقیت فقط به برخی از قابلیت های دیجیتالی بدون عبور از تحول دیجیتال نیاز دارند. یکی از نمونه های بارز آن ، فروشگاه های زنجیره ای کتابفروشی Waterstones است. در سال 2017 ، این شرکت پس از یک دوره طولانی نتایج ضعیف ، اعلام کرد که دوباره سودآور شده است. این مورد از طریق استراتژی محلی سازی و تمایز در برابر رقبای دیجیتالی خود مانند آمازون به این مهم دست یافت. این امر بیشتر مورد توجه قرار می گیرد زیرا مصرف کنندگان به دنبال تجربیات محلی و فیزیکی معتبر هستند که بتواند زندگی اشباع شده دیجیتالی آنها را متعادل کند.

برای ارزیابی نیاز به تحول دیجیتالی می توان از دو ویژگی یک محصول یا خدمات استفاده کرد. اولاً ، مشتری ها از کجا می آیند؟ و ثانیا ، چگونه دوست دارید مشتریانتان با شما تعامل داشته باشند؟

اگر پاسخ هر یک از این سوالات از حوزه دیجیتال باشد ، به احتمال زیاد شرکت شما از تحول دیجیتال بهره مند خواهد شد.حتی اگر این سوال هرگز مطرح نشود ، با توجه به ابتکارات آینده فناوری های دیجیتال ، بیشتر تجارت های جهانی دیجیتالی می شوند.

با این حال ، بیشتر کسب و کار های محلی مانند کافی شاپ ها ، کیوسک ها و خرده فروشان کوچک خدمات محلی را ارائه می دهند و نیازی نیست به همان روشی که شرکت های دیجیتال اول انجام می دهند ، درباره کانال های دیجیتال فکر کنند. ثانیا ، اهمیت اجزای فیزیکی در یک محصول یا خدمات نیز می تواند نشان دهد که آیا یک تحول دیجیتالی اجتناب ناپذیر است. ناهار خوری در رستوران های سطح بالا یا خرید گل فعالیت های بسیار فیزیکی است. قابلیت های دیجیتالی ممکن است آنها را تا حدی بهبود بخشد ، اما این امر مستلزم تحول کامل دیجیتالی نیست.

نتیجه

تحول دیجیتال فقط مربوط به دیجیتالی شدن یا ابری شدن فرآیندهای موجود نیست. این نیاز به بازسازی محصولات و خدمات شما در اطراف قابلیت های دیجیتالی موجود دارد. تحولات دیجیتالی موفقیت آمیز باعث شد تا جان دیر با تبدیل تراکتورهای خود به ماشین آلات جمع آوری اطلاعات مجهز به هوش مصنوعی و Domino’s به یک شرکت داده تبدیل شود و به “شرکتی تجارت الکترونیکی که پیتزا می فروشد” تبدیل شود.

مدیران پروژه از مهمترین افراد در طی تحول دیجیتال هستند زیرا هم به یک تغییر فرهنگی و هم توانایی سازگاری با شرایط متغیر بازار و فناوریهای جدید نیاز دارد. آنها بطور موثر از چارچوب های چابک برای ارائه پروژه خود و گسترش مقادیر چابکی به سایر تیم ها و بخش ها استفاده می کنند. تغییر شرایط بازار و توانایی استفاده از نرم افزارهای فعال معمولاً به مدیر پروژه نیاز دارد تا با مشتریان حلقه های بازخورد ایجاد کند. سرانجام ، تعامل مجدد با کاربران باعث می شود شرکت با ایجاد نتایج فوری برای کاربران ، همچنان در رقابت باقی بماند.