مهندس سعید حیدری – کارشناس ارشد مهندسی صنایع دانشگاه تهران ۵-۷-۹۹
در این مقاله سعی می‌شود ارتباط فرایندهای کسب و کار را با ((تحول دیجیتال)) که این روزها در دنیا و شرکتها زیاد شنیده می‌شود را بیان کنیم.
در شرکتهایی که تحول دیجیتال را به عنوان یک پروژه یا استراتژی تعریف می‌کنند هدف استاندارد‌سازی و یکپارچه‌کردن عملیات و کارها از طریق بهبود سیستم‌های اطلاعاتی، با اهدافی مانند حذف بروکراسی، افزایش چابکی در اجرا، اندازهگیری(راحت‌تر شاخصهای عملیاتی و فرایندی) و کنترل و بهبود عملیات شرکت است.
سیستم‌ها و نظام‌های مدیریتی و اطلاعاتی، ابزارها و روش‌هایی هستند که کمک می‌کنند شرکت به شکل ساخت یافته و نظام‌مند کارهای خود را انجام دهد. استاندارد کردن کارها(تکرارپذیری کارها) در چارچوب نظام‌ها و فرایندها، در کنار بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی منجر به افزایش سرعت و چابکی در اجرا و کنترل عملیات شرکت می‌شود.
“تعریف سیستم و ارتباط آن با فرایند، ابزار و نیروی انسانی”
برای آنکه نقشهراه دیجیتالی شدن را بیان کنیم، ابتدا لازم است چند کلمه و اصطلاح را مرور کنیم، اولین کلمهای که باید تعریف مشترکی در مورد ان داشته باشیم سیستم است، به مجموعهای که یک سری درونداد را میگیرد و در راستای هدفی معین، درونداد گرفته شده به برونداد تبدیل مینماید سیستم گفته می‌شود. به عنوان مثال میتوان یک شرکت تولیدی را یک سیستم در نظر گرفت که قطعات تولیدی را به عنوان درونداد تحویل میگیرد و محصول نهایی به عنوان برونداد تحویل میدهد. تبدیل درونداد به برونداد در یک سیستم از طریق فرایندها، نیروی انسانی و ابزارها انجام میشوند.
کارکرد(function) و فرایند(process) چه تفاوتی دارند و هرکسی چه نقشی در فرایند دارد؟
برای آنکه بیشنر وارد صحبت اصلی شویم بهتر است تعاریف کارکرد، فرایند و تفاوتهای آنها را بدانیم:
کارکرد(function): کار یا کارهای متمایز ثمربخش با نتایج معین و قابل تعریف مانند کار حسابداری، تولید، کنترل کیفیت، انبار، تدارکات و … یعنی میتوان گفت معادل هر واحد در سازمان یک یا چند کارکرد تعریف کرد. کارکرد واحد شما چیست؟
فرايند سازماني (Business Process) مجموعه‌اي از فعاليت‌ها و توالي آنهاست كه به منظور دستيابي به اهداف سازمان الزامي است عموما از لابه‌لاي واحدهاي مختلف سازمان گذر مي‌کند و با توليد يك محصول يا خدمت براي مشتري و ذينفعان‌كليدي ارزش ايجاد مي‌کند.
وقتی میگوییم یک فرایند از لابه لای واحدهای سازمان میگذرد، یعنی چند کارکرد در کنار هم قرار میگیرند تا به هدفی معینی دست پیدا کنند، مثلا کارکردهای برنامهریزی، تولید نرمافزار و کنترل کیفیت نرمافزار میتوانند در کنار هم قرار گیرند و فرایند تولید نرمافزار را انجام دهند، در سازمان شما چه فرایندهایی وجود دارد؟
تعریف شفافتری از تفاوت فرایند و کارکرد را میتوان اینگونه بیان کرد: یک تیم فوتبال را در نظر بگیرید دروازهبان، دفاع، هافبک و مهاجم، 4 کارکرد یک تیم فوتبال هستند، تاکتیکهای دفاعی یا حملهای تیم باعث به کارگیری همه این کارکردها در کنار هم یا تعدادی از آنها می‌شود این تاکتیک را میتوان فرایند نامید. مثلا تیکیتاگا را در بارسلونا میتوان فرایند نامید.
همین توضیح را در مورد اشپزی میتوان داد، که کارکردهای شستن مواد اولیه، بریدن، پختن و … کنار هم قرار میگیرند و فرایند اشپزی را انجام میدهند.
فکر میکنم تا الان همه با هم در خصوص کلمات اصلی که در دیجیتالی شدن مورد استفاده قرار خواهند گرفت همفکر شدهایم به نظرتان دیجیتالی شدن چه تاثیری روی شغل شما خواهد گذاشت؟
ابعاد مختلف دیجیتالی شدن
سازمانها بعد از تحول دیجیتال حداقل دارای ویژگیهایی از جمله: یادگیرنده بودن، رفتار و عملیات استاندارد، قابل اندازهگیری بودن(عملیات و فرایندها) و کنترل، بهبود مستمر و استفاده بهینه از منابع خواهند داشت.
رفتار و عملیات استاندارد یعنی استاندارد کردن کارها و موضوعات پرتکرار است و همچنین روشی برای مدیریت و بهینه کردن مصرف انرژی سازمان است، همچنین با رفتار و عملیات استاندارد میتوان عملیات حجیم و پرتکرار را راحت‌تر و با کیفیت بیشتر انجام داد. در این شرایط لایه‌های ارشد و تصمیم‌گیر فرصت بیشتری برای پرداختن به موضوعات جدید‌تر، نوآوری و تغییر خواهند داشت.
پس می‌خواهیم کاری کنیم که با استاندارد کردن عملیات، کارها و روال‌ها، بستری امن و با ثبات برای نوآوری، خلاقیت و تغییر ایجاد کنیم.
جایگاه استاندارد و فرآیند در دنیای دیجیتال
تعاریفی که از استاندارد، فرآیند، کارکرد و سیستم در مقاله قبل تعریف شد، کجای دیجیتالی شدن قرار میگیرند و در دنیای دیجیتالی شدن چگونه تعریف میشوند؟
برای پاسخ به سوال بالا چند مزیت از دنیای دیجیتال را شرح میدهیم:
در یک سازمان دیجیتالی‌شده، واحدهای مختلف سازمانی به جای اجرای فرآیندها به صورت دستی، کاغذی و به شیوه سنتی از سیستم‌ها و ابزار استفاده می‌کنند، زمانیکه ابزار و سیستمی پیاده شود تا جای ممکن کاغذ حذف می‌شود. به طور مثال یکی از بالغترین سازمانهای دنیا تمامی فرایندهای کسب و کارش را در ابزاری پیادهسازی کرد و فرایندها به صورت سیستمی اجرا شدند، این سازمان توسط استاندارد ISO9001 ممیزی شد و فقط و فقط با سه عدد برگه کاغذ موفق به اخذ گواهینامه استاندارد ISO9001 شد. ممیزی فرایندهای این سازمان از طریق سیستم و ابزار انجام گرفت. بنابراین میتوان کاغذ را تا حد زیادی از سیستم و شرکت حذف کرد و به جای آن از ابزار استفاده کرد.
از مزیتهای دیگر دیجیتالی شدن و سیستمی شدن فرایندها میتوان به تجهیز سازمان به توان تحلیل و بهبود فرایندها (با استفاده از دادهها و اطلاعات ثبت شده فرایندها) اشاره کرد. همچنین این اتفاق به چابکی و افزایش سرعت اجرای فرایندها و انعطاف در تغییرات کمک میکند. سازمان دیجیتال به خوبی از ابزارهای تحلیل داده، برای تحلیل بازار و رقبایش از ابزارهای تحلیل استفاده مینماید.
اولین سوالی که از دیدگاه ناظر بیرونی طرح می‌شود: «شرکتی که ادعای شروع، پیادهسازی و یا اجرای تحول دیجیتال دارد ایا واقعا در مسیر درستی است یا مسیر درستی را انتخاب کرده است؟
در مقالههای بعد سعی خواهیم کرد ابعاد دیگری از تحویل دیجیتال در سازمان را تشریح کنیم.
