نوآوری در مدیریت برای توسعه پایدار

Kolnegar Private Media (Management Innovation for Sustainable Development)

16 آذر 1401 5:52 ب.ظ

تحول دیجیتال در سازمان و ارتباط آن با فرآیندهای کسب و کار

مهندس سعید حیدری – کارشناس ارشد مهندسی صنایع دانشگاه تهران ۵-۷-۹۹

در این مقاله سعی می‏شود ارتباط فرایندهای کسب و کار را با ((تحول دیجیتال)) که این روزها در دنیا و شرکت‏ها زیاد شنیده می‏شود را بیان کنیم.

در شرکت‏هایی که تحول دیجیتال را به عنوان یک پروژه یا استراتژی تعریف می‏کنند هدف استاندارد‌سازی و یکپارچه‌کردن عملیات و کارها از طریق بهبود سیستم‌های اطلاعاتی، با اهدافی مانند حذف بروکراسی، افزایش چابکی در اجرا، اندازه‏گیری(راحت‏تر شاخص‏های عملیاتی و فرایندی)  و کنترل و بهبود عملیات شرکت است.

سیستم‌ها و نظام‌های مدیریتی و اطلاعاتی، ابزارها و روش‌هایی‌ هستند که کمک می‌کنند شرکت به شکل ساخت یافته و نظام‌مند کارهای خود را انجام دهد. استاندارد کردن کارها(تکرارپذیری کارها) در چارچوب نظام‌ها و فرایندها، در کنار بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی منجر به افزایش سرعت و چابکی در اجرا و کنترل عملیات شرکت می‌شود.

“تعریف سیستم و ارتباط آن با فرایند، ابزار و نیروی انسانی”

برای آنکه نقشه‏راه دیجیتالی شدن را بیان کنیم، ابتدا لازم است چند کلمه و اصطلاح را مرور کنیم، اولین کلمه‏ای که باید تعریف مشترکی در مورد ان داشته باشیم سیستم است، به مجموعه‏ای که یک سری درونداد را می‏گیرد و در راستای هدفی معین، درونداد گرفته شده به برون‏داد تبدیل می‏نماید سیستم گفته می‏شود. به عنوان مثال می‏توان یک شرکت تولیدی را یک سیستم در نظر گرفت که قطعات تولیدی را به عنوان درونداد تحویل می‏گیرد و محصول نهایی به عنوان برونداد تحویل می‏دهد. تبدیل درونداد به برونداد در یک سیستم از طریق فرایندها، نیروی انسانی و ابزارها انجام می‏شوند.

کارکرد(function) و فرایند(process) چه تفاوتی دارند و هرکسی چه نقشی در فرایند دارد؟

برای آنکه بیشنر وارد صحبت اصلی شویم بهتر است تعاریف کارکرد، فرایند و تفاوت‏های آن‏ها را بدانیم:

کارکرد(function): کار یا کارهای متمایز ثمربخش با نتایج معین و قابل تعریف مانند کار حسابداری، تولید، کنترل کیفیت، انبار، تدارکات و … یعنی می‏توان گفت معادل هر واحد در سازمان یک یا چند کارکرد تعریف کرد. کارکرد واحد شما چیست؟

فرايند سازماني (Business Process) مجموعه‌اي از فعاليت‌ها و توالي آنهاست كه به منظور دستيابي به اهداف سازمان الزامي است عموما از لابه‌لاي واحدهاي مختلف سازمان گذر مي‌کند  و با توليد يك محصول يا خدمت براي مشتري و ذينفعان‌كليدي ارزش ايجاد مي‌کند.

وقتی می‏گوییم یک فرایند از لابه لای واحدهای سازمان می‏گذرد، یعنی چند کارکرد در کنار هم قرار می‏گیرند تا به هدفی معینی دست پیدا کنند، مثلا کارکردهای برنامه‏ریزی، تولید نرم‏افزار و کنترل کیفیت نرم‏افزار می‏توانند در کنار هم قرار گیرند و فرایند تولید نرم‏افزار را انجام دهند، در سازمان شما چه فرایندهایی وجود دارد؟

تعریف شفاف‏تری از تفاوت فرایند و کارکرد را می‏توان اینگونه بیان کرد: یک تیم فوتبال را در نظر بگیرید دروازه‏بان، دفاع، هافبک و مهاجم، 4 کارکرد یک تیم فوتبال هستند، تاکتیک‏های دفاعی یا حمله‏ای تیم باعث به کارگیری همه این کارکردها در کنار هم یا تعدادی از آنها می‏شود این تاکتیک را می‏توان فرایند نامید. مثلا تیکی‏تاگا را در بارسلونا می‏توان فرایند نامید.

همین توضیح را در مورد اشپزی می‏توان داد، که کارکردهای شستن مواد اولیه، بریدن، پختن و … کنار هم قرار می‏گیرند و فرایند اشپزی را انجام می‏دهند.

فکر می‏کنم تا الان همه با هم در خصوص کلمات اصلی که در دیجیتالی شدن مورد استفاده قرار خواهند گرفت هم‏فکر شده‏ایم به نظرتان دیجیتالی شدن چه تاثیری روی شغل شما خواهد گذاشت؟

ابعاد مختلف دیجیتالی شدن

سازمان‏ها بعد از تحول دیجیتال حداقل دارای ویژگی‏هایی از جمله: یادگیرنده بودن، رفتار و عملیات استاندارد، قابل اندازه‏گیری بودن(عملیات و فرایندها) و کنترل، بهبود مستمر و استفاده بهینه از منابع خواهند داشت.

رفتار و عملیات استاندارد یعنی استاندارد کردن کارها و موضوعات پرتکرار است و همچنین روشی برای مدیریت و بهینه کردن مصرف انرژی سازمان است، همچنین با رفتار و عملیات استاندارد می‏توان عملیات حجیم و پرتکرار را راحت‌تر و با کیفیت بیشتر انجام داد. در این شرایط لایه‌های ارشد و تصمیم‌گیر فرصت بیشتری برای پرداختن به موضوعات جدید‌تر، نوآوری و تغییر خواهند داشت.

پس می‌خواهیم کاری کنیم که با استاندارد کردن عملیات، کارها و روال‌ها، بستری امن و با ثبات برای نوآوری، خلاقیت و تغییر ایجاد کنیم.

جایگاه استاندارد و فرآیند در دنیای دیجیتال

تعاریفی که از استاندارد،  فرآیند، کارکرد و سیستم در مقاله قبل تعریف شد، کجای دیجیتالی شدن قرار می‏گیرند و در دنیای دیجیتالی شدن چگونه تعریف می‏شوند؟

برای پاسخ به سوال بالا چند مزیت از دنیای دیجیتال را شرح می‏دهیم:

در یک سازمان دیجیتالی‌شده، واحدهای مختلف سازمانی به جای اجرای فرآیندها به صورت دستی، کاغذی و به شیوه سنتی از سیستم‏ها و ابزار  استفاده می‏کنند، زمانی‏که ابزار و سیستمی پیاده ‏شود تا جای ممکن کاغذ حذف می‏شود. به طور مثال یکی از بالغ‏ترین سازمان‏های دنیا تمامی فرایندهای کسب و کارش را در ابزاری پیاده‏سازی کرد و فرایندها به صورت سیستمی اجرا ‏شدند، این سازمان توسط استاندارد ISO9001 ممیزی شد و فقط و فقط با سه عدد برگه کاغذ موفق به اخذ گواهینامه استاندارد ISO9001 شد. ممیزی فرایندهای این سازمان از طریق سیستم و ابزار انجام گرفت. بنابراین می‏توان کاغذ را تا حد زیادی از سیستم و شرکت حذف کرد و به جای آن از ابزار استفاده کرد.

از مزیت‏های دیگر دیجیتالی شدن و سیستمی شدن فرایندها می‏توان به تجهیز سازمان به توان تحلیل و بهبود فرایندها  (با استفاده از داده‏ها و اطلاعات ثبت شده فرایندها) اشاره کرد. همچنین این اتفاق به چابکی و افزایش سرعت اجرای فرایندها و انعطاف در تغییرات کمک می‏کند. سازمان دیجیتال به خوبی از ابزارهای تحلیل داده، برای تحلیل بازار و رقبایش از ابزارهای تحلیل استفاده می‏نماید.

اولین سوالی که از دیدگاه ناظر بیرونی طرح می‌شود: «شرکتی که ادعای شروع، پیاده‏سازی و یا اجرای تحول دیجیتال دارد ایا واقعا در مسیر درستی است یا مسیر درستی را انتخاب کرده است؟

در مقاله‏های بعد سعی خواهیم کرد ابعاد دیگری از تحویل دیجیتال در سازمان را تشریح کنیم.

آیا این نوشته برایتان مفید بود؟

مطالب مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *