نوشته مایک کاپل
توضیح : این مقاله مبتنی بر شرایط کاری در کشور امریکا نوشته شده است .
فرآیند استخدام به پایان رسیده است . شما یک پیشنهاد شغلی را با نفری که با خوشحالی پذیرفته است تمدید کرده اید. اگرچه ممکن است از روند طولانی مصاحبه خسته شده باشید، اما کار شما هنوز تمام نشده است. پذیرش یک کارمند جدید شامل موارد زیر است:
- استقبال از آنها و کمک به آنها برای سازگاری
- معرفی آنها به تیم
- به آنها یک گشت و گذار در دفتر بدهید (مگر اینکه از راه دور باشند)
- راه اندازی فضای کاری آنها
- دعوت از آنها به یک جهت گیری جدید استخدام
این وظایف برای کارمند جدید و تیم فعلی شما بسیار مهم هستند. اما نکته در مورد آنها اینجاست – آنها بسیار سرگرم کننده هستند، درست است؟ اکثر کارفرمایان و مدیران استخدام مشتاقانه منتظر استقبال از کارمندان هستند.
من در مورد وظایف اداری صحبت می کنم که باید بعد از استخدام یک کارمند جدید انجام دهید. و برای انجام کارآمد آن ها، ممکن است از داشتن یک روش استاندارد که دنبال می کنید سود ببرید. با بیش از 30 سال تجربه خود به عنوان یک کارآفرین، یک برگه تقلب کوچک را برای کمک به شما در اجتناب از زیر بار رفتن مسئولیت های کلیدی کارفرما جمع آوری کرده ام.
پس از استخدام یک کارمند، از انجام این وظایف خودداری نکنید .کار اداری بخشی از کار یک کارمند جدید است که کمی سرگرم کننده است. اما، این کار پشت صحنه، کسب و کار و فرآیند حقوق و دستمزد شما را قانونی نگه می‌دارد و مانند ساعت کار می‌کند.
1. اسناد استخدامی جدید را جمع آوری کنید
قبل از اینکه یک کارمند جدید بتواند برای شما کار کند، باید فرم های فدرال، ایالتی و تجاری را برای پر کردن آنها توزیع کنید. شما به این اطلاعات برای تایید صلاحیت استخدامی کارمند، اجرای دقیق حقوق و دستمزد، پرداخت به آنها از طریق واریز مستقیم، جمع آوری اطلاعات مزایا و اطمینان از موافقت آنها با سیاست های تجاری شما نیاز دارید. ( در آمریکا . در ایران موارد بیمه و مالیاتی )
می توانید از افراد جدید بخواهید که این فرم ها را قبل یا در روز اول پر کنند. فقط مطمئن شوید که آنها از تمام اسنادی که باید به شما نشان دهند .
بعد از جمع آوری فرم های گفته شده، آیا آنها را به جایی می فرستید؟ این فرم ها برای سوابق کسب و کار شما هستند، نه برای ثبت در آژانس های فدرال یا ایالتی. اما حتی اگر در این لحظه هیچ کس از به شما نگاه نمی کند، جمع آوری آنها و نگهداری آنها در سوابق شما برای رعایت حقوق و دستمزد دقیق بسیار مهم است.
2. کارمند را به ایالت خود گزارش دهید
همه ایالت ها به گزارش استخدام جدید نیاز دارند. بسیاری از این کارها را می توان به صورت آنلاین در عرض چند ثانیه انجام داد. گزارش کارمندان جدید به ایالت شما باعث می شود تعدادی از کارها به خوبی اجرا شوند، از جمله:
- حمایت از کودک
- بیمه بیکاری
- غرامت کارگران
- کمک های رفاهی
گزارش استخدام جدید چه ارتباطی با مواردی مانند حمایت از کودکان و بیکاری دارد؟ اطلاع دادن به وضعیت شما از کارمندی که برای شما کار می کند به آنها کمک می کند تا کلاهبرداری های مربوط به بیمه بیکاری و مطالبات پرداختی کارگران را شناسایی کنند، کمک های رفاهی غیرقانونی را متوقف کنند، و از والدینی که شغل خود را تغییر می دهند، حمایت از فرزند دریافت کنند.
به یاد داشته باشید که کارمند را به ایالتی که در آن کار می کند گزارش دهید. طبق قانون فدرال، شما باید کارمندان جدید را ظرف 20 روز پس از استخدام گزارش دهید. اما، بازه زمانی گزارش استخدام جدید ایالت شما ممکن است حتی کوتاه‌تر باشد، بنابراین حتماً تأیید کنید. همچنین، با ایالت خود بررسی کنید تا ببینید چه نوع گزینه هایی برای ارسال اطلاعات استخدامی جدید دارند، مانند وب سایت، ایمیل و غیره.
3. کارمند را به لیست حقوق و دستمزد خود اضافه کنید
آخرین اما نه کم اهمیت، شما باید کارمند را به لیست حقوق و دستمزد خود اضافه کنید. پس از همه، شما می خواهید آنها پول دریافت کنند (چیزی که آنها نیز بسیار می خواهند). کارفرمایان جدید: فراموش نکنید که برای حساب های ایالتی خود ثبت نام کنید.
انجام وظایف اداری تحت کنترل
تبریک می‌گویم- انجام وظایف اداری و کنار گذاشتن آن عالی است. اکنون می توانید توجه خود را به آموزش کارکنان جدید خود معطوف کنید. و اجازه دهید به شما بگویم، آموزش موثر و استقبال از استخدام جدید شما بخش کلیدی حفظ است.
تازه استخدام شده ها آرزو دارند:
- آموزش
- ارتباط قوی
- وضوح
- به رسمیت شناختن
بعد از این همه کار در زمینه توزیع اسناد، گزارش‌دهی، به‌روزرسانی لیست حقوق و دستمزد، و غیره، شما می‌خواهید که استخدام‌های جدید برای مدتی در اطراف باشند. نه فقط سه ماه یعنی زمانی که یک سوم کارکنان جدید ترک می کنند.
اجازه ندهید استخدام‌های جدید شما بخشی از این آمار شوند – وظایف اداری خود را انجام دهید، به طور موثر آموزش دهید و هر کاری می‌توانید انجام دهید تا به استخدام‌های جدید احساس خوشامدگویی و اعتماد به نفس در نقش‌های جدیدشان بدهید.
