نویسنده: پل جیلین
اگرچه این جلسات برای آگاه نگه داشتن افراد ضروری هستند، اما جلسات می توانند به کاهش روحیه و کاهش بهره وری تبدیل شوند. در اینجا ۶ راه برای بهبود آنها آورده شده است.
آیا جلسات را دوست دارید؟ من هم همینطور.
وقتی متوجه شدم که به طور متوسط 6 ساعت در روز را در جلساتی می گذرانم که در بسیاری از آنها صرفاً بر اساس دستور از من خواسته شده بود که در آن شرکت کنم، زمان ترک آخرین شغلم فرا رسیده است. نرم افزار
Read.ai ده میلیون دلار به منظور درک بهتر آنچه در جلسات کار نمی کند جمع آوری کرده است تا افرادی که آنها را اداره می کنند بتوانند آن را بهتر انجام دهند.
نرم افزار آن معیارهای اساسی مانند زمان شروع و پایان، حضور و غیاب و زمان صرف شده در موضوعات مختلف را تجزیه و تحلیل می کند. سپس مشاهدات مشتق از یادگیری ماشینی از ضبط‌های صوتی و تصویری را جمع می‌کند که سطوح تعامل را با عواملی مانند مشارکت، لحن صدا و عبارات بصری اندازه‌گیری می‌کند.در ماه آوریل، این شرکت گزارشی را بر اساس تجزیه و تحلیل بیش از سه میلیون صورتجلسه پیگیری شده منتشر کرد و حاوی مشاهدات قانع کننده ای بود.
حدود یک جلسه از هر پنج جلسه توسط شرکت کنندگان به عنوان ناکافی ارزیابی می شود و تنها 46٪ به رتبه “خوب” می رسند.
از جمله دلایل ذکر شده، تعداد شرکت‌کنندگانی که با تاخیر وارد می‌شوند، با افزایش حجم جلسه افزایش می‌یابد، به طوری که برای جلسات با هفت نفر یا بیشتر، 51 درصد از شرکت‌کنندگان دیرتر از آن بیشتر می‌شود.
به طور متوسط، 30٪ از شرکت کنندگان دیر حاضر می شوند، یک چهارم از آنها جدا می شوند، یک نفر تقریباً نیمی از صحبت های خود را در اکثر جلسات کوچک انجام می دهد، و 22٪ از شرکت کنندگان در جلسات هفت نفره یا بیشتر یک کلمه حرف نمی زنند.
این یافته‌ها کاملاً منعکس‌کننده تجربیات من هستند، بنابراین من علاقه داشتم با دیوید شیم، بنیانگذار Read.ai صحبت کنم تا از او برای بهتر کردن جلسات مشاوره بخواهم. آنها به این شش عامل خلاصه شدند.
- به موقع شروع کنید. شیم می گوید که جلسات بد زود از بین می روند. متوسط با 3.3 دقیقه دیر شروع می شود، که تا زمانی که زمان تلف شده را در تعداد افراد اتاق ضرب نکنید، زیاد به نظر نمی رسد. هر چه زمان شروع دیرتر باشد، گروه بی‌تفاوت‌تر می‌شود. همچنین افرادی که دیرتر می‌آیند، کمتر از کسانی که از ابتدا حضور داشتند، شرکت می‌کنند. شیم می‌گوید: «این در ابتدا احساسات پایینی ایجاد می‌کند.
- افراد کمتری را به خصوص در جلسات بزرگ دعوت کنید. شیم می‌گوید: «در جلسات هفت نفره یا بیشتر، می‌بینیم که 40 درصد در گفتگو شرکت نمی‌کنند. “این واقعیت که شما تصمیم می گیرید افراد زیادی را دعوت کنید، همه را در تنگنا قرار می دهد زیرا می ترسند به دیگران توهین کنند.” در عوض، افرادی که به ندرت در بحث مشارکت دارند، باید یا از لیست دعوت حذف شوند یا فعالانه تشویق شوند که صحبت کنند.
- بدانید چه زمانی باید ساکت شوید. این تحقیق نشان داد که یک نفر معمولاً نیمی از زمان مکالمه را در جلسات سه و شش نفره مصرف می کند. این یک سخنرانی است و سخنرانی ها خسته کننده هستند. شیم می گوید: «ما شاهد کاهش تعامل هستیم زیرا افراد کمتری مکالمه را انحصار می کنند. آوردن افرادی که صحبت نکرده اند ارزشمند است زیرا به آنها احساس مشارکت می دهد. این مسئولیت میزبان است که بداند چه کسی شرکت می کند.”
- جلسات را کوتاه تر کنید به‌عنوان یک روزنامه‌نگار، پیشنهادهای زیادی برای اجرای برنامه‌های اجرایی و عرضه محصولات دریافت می‌کنم، بنابراین سال‌ها پیش، شروع کردم به جمع‌بندی تمام این جلسات در 20 دقیقه. دریافتم که برنامه فشرده‌تر افراد را مجبور می‌کند به موقع شروع کنند، سریع‌تر به اصل مطلب برسند و صحبت‌های کوتاه ارایه دهند. این نشان داد که میزان مشارکت شرکت‌کنندگان از ابتدا تا پایان جلسه متوسط 16 درصد کاهش می‌یابد و در جلساتی که بیش از 50 دقیقه طول می‌کشد بیش از 40 درصد کاهش می‌یابد. توصیه شیم ساده است: «موارد مهم را در ابتدا قرار دهید.
- از جلسات پشت سر هم و اوقات نامناسب خودداری کنید. شیم می‌گوید با افزایش تعداد جلسات، ارزش کاهش می‌یابد. او می‌گوید: «افراد به احتمال زیاد دیر یا نامزد نمی‌شوند، و نقطه‌ای وجود دارد که می‌توانید بیش از حد با کسی ملاقات کنید. جلسات بعد از ظهر جمعه به طور منحصر به فردی محبوبیت ندارند. بهترین زمان های هفته صبح های سه شنبه و چهارشنبه است.
- ویدیو روشن است. شیم می‌گوید: اگرچه بسیاری از ما در طول تماس‌های ویدیویی با دوربین رابطه عشق و نفرت داریم، تحقیقات Read.ai نشان می‌دهد که روشن کردن آن «به پاسخ‌های بهتر از سوی دیگران منجر می‌شود». «حتی اگر دوست ندارید ویدیو در آن وجود داشته باشد، باعث می‌شود دیگران احساس کنند سطحی از تعامل وجود دارد.» به علاوه، نمی توانید به همین راحتی بخوابید.
computerworld.com
