چه زمانی استفاده از ترکیبی از روشها معنی دارد؟
یوهان استراسر
امروزه مدیریت پروژه به دو روش چابک یا سنتی امکان پذیر است . اگر در حال اندازه گیری جوانب مثبت و منفی هر دو روش مدیریت پروژه هستید ، گزینه مناسبی وجود دارد. با استفاده از مدیریت پروژه ترکیبی با هر دو روش می توانیدکار کنید.
در این مقاله بهترین سناریوها برای استفاده از این روش ترکیبی توضیح داده شده است. و با ذکر مثال برای نشان دادن چگونگی استفاده از روش مدیریت پروژه ترکیبی ، استفاده می شود.
در ادامه یاد خواهید گرفت:
- “مدیریت پروژه ترکیبی” چیست؟
- کدام سناریوها برای مدیریت پروژه ترکیبی مناسب ترین هستند؟
- نقش ها و فرآیندهای چرخه حیات پروژه سنتی
- روش مدیریت پروژه چابک
- مدیریت پروژه ترکیبی: ترکیب دو روش بهینه
- مدیریت پروژه ترکیبی: یک سناریو نمونه
- روش های سنتی و چابک در یک شرکت با استفاده از هر دو روش
- ترکیب هر دو روش در یک پروژه واحد روش سنتی برای برنامه ریزی خشن و روش چابک برای برنامه ریزی دقیق
- مدیریت چند پروژه چابک ، سنتی یا ترکیبی؟
- مدیریت پروژه ترکیبی – فیلم آموزنده
- خلاصه و توصیه ها
“مدیریت پروژه ترکیبی” چیست؟
“مدیریت پروژه ترکیبی” به روشهایی گفته می شود که استراتژی های برنامه ریزی را از محیط سنتی مدیریت پروژه را با رویکرد انعطاف پذیر روش چابک ترکیب می کند.
یک رویکرد ترکیبی برای مدیریت پروژه از این طریق روشهای مختلف مانند PMI و اسکرام یا استفاده از عناصر متنوع از روشهای مختلف را با مشخصات نرم افزار مدل V X را ادغام می کند.
کدام سناریوها برای مدیریت پروژه ترکیبی مناسب ترین هستند؟
بسیاری از سازمانها در محیطی کار می کنند که فرایندهای سنتی با گذشت زمان تکامل یافته و انطباق آن با تعهدات گسترده و استانداردها لازم است. برای پروژه ها ، این بدان معناست که تمرکز در انتخاب روش هایی وجود دارد که برنامه ها و اهداف پروژه را به روشنی مشخص می کند و مستلزم مستند سازی همه چیز اس و یا روشها توسط یک منبع خارجی مانند یک دستگاه نظارتی تجویز می شود.
با این حال ، زمان در حال تغییر است. از آنجا که نرم افزار همچنان به طور فزاینده ای در محصولات سخت افزاری نقش ایفا می کند ، روش های چابک – با فرآیندهای تکراری و تغییر اهداف آنها از هر نسخه به نسخه دیگر به طور فزاینده ای محبوب شده اند.
ترکیب روش های سنتی برای برخی از پروژه های فرعی با عناصر روش چابک (مانند اسکرام) به سازمان ها اجازه می دهد تا از بهترین ها در هر دو حوزه برای یافتن راه حل های مناسب برای نیازهای فردی خود استفاده کنند. این امر می تواند منافع پروژه را با دستیابی به نتایج بهتر ، رسیدن سریعتر به اهداف یا به حداقل رساندن هزینه ها ، افزایش دهد.
انجام یک مطالعه توسط PMI “” نشان داد که شرکتهایی که دارای درجه بالایی از چابکی هستند ، لزوما تعداد پروژه های بیشتری را که به نتیجه نهایی رسانده اند نسبت به تعداد کل پروژه هایی که انجام داده اند بسیار کمترند. شرکت هایی که درجه بالایی از چابکی دارند ، 68٪ از روش های چابک ، 71٪ پیش بینی کننده و 72٪ از روش ترکیبی استفاده می کنند. در بین شرکت هایی که درجه چابکی کم دارند ، تنها 41٪ از روش های چابک ، 45٪ پیش بینی کننده و 51٪ روش ترکیبی استفاده می کنند.
نقش ها و فرآیندهای چرخه حیات پروژه سنتی
حامیان پروژه
مدیر پروژه
چند رهبر تیم
اعضای تیم
دفتر مدیریت پروژه (PMO)
یک یا چند حامی یا سرمایه گذاران پروژه ، هدف کلی را تعریف می کنند. سپس این اهداف را به اهداف واقعی تبدیل کرده و انتظار می رود این اهداف برآورده شود. مهم این است که تعیین کنید چه مجموعه های مهارتی مورد و چه موقع نیاز است ، و سپس دریابید که چه مواردی در دسترس خواهند بود.
سپس در هنگام اختصاص منابع ، اولویت بندی ها در نظر گرفته می شوند. اعضای تیم برای هر پروژه متفاوت هستند ، زیرا هر یک از اعضا بر اساس مجموعه مهارت های لازم برای آن پروژه خاص انتخاب می شوند. رهبران تیم از بخش های مختلف باید ببینند که چه منابعی را برای انجام امور روزمره خود نیاز دارند تا دریابند که چه منابعی را می توان در اختیار پروژه قرار داد.
با پیشرفت پروژه ، برخی از مهلت ها و مواعد انجام فعالیت ها ممکن است تغییر یابد و بدنبال آن عناصر دیگر نیز تغییر یابد ، اما همواره تمرکز ، باید روی اطمینان از دستیابی به اهداف مشخص شده در مهلت های مشخص باشد. منابع را می توان از پروژه های با اولویت پایین خارج کرد و به پروژه های با اولویت بندی بالاتر اختصاص داد تا اعضای تیم بیشترین انرژی خود را به پروژه هایی که دارای بالاترین اولویت هستند اختصاص دهند.
مدیریت پروژه ترکیبی – چرخه عمر پروژه سنتی
چرخه عمر پروژه سنتی: گزارش های مختلف در طول چرخه عمر پروژه و نقش های تعیین شده
مهم است که کلیه پروژه های فعلی و جدید و استفاده از منابع آنها را مرور کنید. علاوه بر این ، برای بهینه سازی استفاده از منابع با توجه به آخرین شرایط ، هماهنگی نزدیکی بین عناصر لازم است.
هرگونه تغییر در پروژه با دقت ردیابی می شود و همراه با سرمایه گذاران و یا مشتری نهایی با توجه به ارزش افزوده و هزینه اضافی نسبت به مشخصات اصلی ارزیابی می شود. گزارش وضعیت آماده شده است تا پیشرفت در تحویل سفارشات موجود را نشان دهد. برنامه های تفصیلی در قالب نمودارهای گانت و تجزیه و تحلیل روند ایجاد می شوند. تجزیه و تحلیل مخاطرات ، با توصیه هایی برای جلوگیری از این خطرات یا به حداقل رساندن تأثیرات آنها ، ممکن است در گزارشها گنجانده شود.
نتیجه نهایی به طور کلی نوعی سند پذیرش است که نتیجه تحویل داده شده را با سفارش اصلی مقایسه می کند. در صورت وجود نواقص و مغایرت ها، این موارد در سند ذکر شده و سپس اصلاح می شوند. بعضی اوقات این نواقص جزئی و قابل قبول هستند ، اما بعضی اوقات رعایت 100٪ مشخصات اصلی مورد نیاز است زیرا به عنوان مثال ، موضوع، تحویل کار ساخت یک پل است که باید تحت استاندارد ها ایستایی و مقاومت لازم را داشته باشد.
در پایان پروژه ، یک جلسه نهایی یا اختتامیه وجود دارد که اعضای تیم ، مدیران پروژه و سرمایه گذاران آن را برای گفتگو و مستند کردن دروس آموخته شده تشکیل می دهند تا در پروژه های آینده از آن سود ببرد.
شما به هر عنوان که در این جلسه حضور دارید ، این زمان خوبی است تا از خود بپرسید دفعه بعد چه کاری بهتر انجام می شود. دستیابی به اهداف و تخصیص منابع مورد نیاز کاملاً عادی و ضروری است ، بله درست است. بله ، اگر اهداف کاملاً مشخص است و این اقدامات برای دستیابی به آن اهداف مناسب است ، پس رویکرد سنتی بهترین انتخاب است.
با این حال:
اگر انتظار می رود نتایجی را کسب کنید که از چند طریق متفاوت قابل دستیابی است؟
اگر بینش ها و فن آوری های جدید در طول پروژه در دسترس باشند چه باید بکنید؟
چگونه می توانید این موارد را در برنامه های پروژه موجود برای ارائه راه حل بهتر بگنجانید؟
اگر راهی وجود داشته باشد تا حامیان مالی ، مشتریان و کاربران بتوانند بدون ایجاد خطر در عدم مطابقت با مشخصات ، با این تغییرات موافقت کنند ، آنگاه روش سنتی خوب نخواهد بود.
گاهی اوقات به راحتی نمی توان تعریف کرد که موضوع کاری که باید تحویل شود چه چیزی باید باشد زیرا افراد درگیر خود نمی دانند دقیقاً چه می خواهند یا چه چیزهایی را می خواهند. آیا تاکنون با این حالت مواجه نشده اید که گرسنه هستید اما تا وقتی که بوی غذا در نیاید متوجه گرسنگی تان نخواهید شد؟ شما بطور ناگهانی دقیقاً می دانید چه می خواهید.
روشهای کار چالاک
رویکردهای چابک امروزه بسیار رایج است ، به خصوص در مرحله توسعه محصول در توسعه نرم افزار یا سایر حوزه های مشابه. روشهای چالاک اغلب برای راه حل های ابری اعمال می شود ، که باید خدمات را بی وقفه و در لحظه ارائه دهند.
این روش در سایر محیط های پیشرفته و پیچیده نیز به طور فزاینده ای مورد استفاده قرار می گیرد. بکار گیری رویکردهای سنتی که در بالا توضیح داده شد ، در مواردی مانند این موضوعات مناسب نیستند.
بنابراین ، مانند رویکردهای سنتی در این خصوص هم ، یک تیم ثابت برای تولید نسخه هایی تکراری از یک محصول در حالی که کاربران از قبل به صورت روزانه از این محصول استفاده می کنند ، رواج یافته است. از این گذشته ، کاربران همچنین می خواهند پیشرفت مداوم را مشاهده کنند.
اعضای یک تیم اغلب فقط یک بار در کنار هم قرار می گیرند و پس از آن کار خود را برای و با این نرم افزار در شرایط متفاوت ادامه می دهند. تیم ها به ندرت دوباره سازماندهی می شوند.
مدیریت پروژه ترکیبی – سازمان چابک
سازمان چابک با یک تیم ثابت در هر محصول
با نگاهی به نقش ها در روش های چابک می توان موارد زیر را تشخیص داد:
صاحب محصول یا مالک پروژه
تمام تصمیمات مربوط به محصول را می گیرد
بقیه موارد را در اولویت قرار داده و حفظ می کند
دائما در دسترس است
اسکرام
(چارچوب یا فرایند مدل اسکرام یک چارچوب تکرارپذیر و افزایشی برای کنترل پروژه (مدیریت نرم‌افزار) است که معمولاً در زیر شاخه مدل فرایند تولید نرم‌افزار چابک و سریع است؛ و یک نوع مدل تولید نرم‌افزار در مهندسی نرم‌افزار به شمار می‌آید.Scrum process.svgاسکرام یک چارچوب تولید نرم‌افزار از سری روشهای تفکر چابک (Agile) می‌باشد.) توضیخ از کل نگار است .
مدیریت روند
موانع را برطرف می کند
در مورد برنامه ریزی منابع انسانی ، موارد زیر اعمال می شود: برنامه ریزی استراتژیک و تاکتیکی برای تشکیل تیم های چابک ضروری است. کارکنان برای پروژه های در حال انجام مورد نیاز هستند وکارکنان جدید باید آموزش ببینند و غیره.
به یاد داشته باشید که هیچ کس صددرصد به طور دائم در دسترس نیست. برای غیبت به دلیل تعطیلات و غیره برنامه ریزی کنید ، باید بدانید بهترین راه برای برنامه ریزی منابع و ظرفیت چیست؟
برنامه ریزی منابع و ظرفیت در پروژه های چابک
روش های چابک یک مزیت در برنامه ریزی منابع دارند: این روش تیم های ثابت محصول و پروژه های آنها و همچنین کادر ثابت ، برنامه ریزی کلی و تغییر کارمندان بین پروژه ها را بسیار ساده تر می کند. برای یافتن یک ریتم مشترک در پروژه ها و دستیابی به هماهنگی ، بایدد قت ویژه ای بکنید. این کار انتقال کارکنان را از یک پروژه به پروژه دیگر بسیار آسان تر می کند.
تیم های چابک اکثراً خود سازمان یافته اند و تجربه لازم را برای برآوردفعالیت ها دارند. این کار با یک تخمین تقریبی شروع می شود و در جریان پروژه جزئیات بیشتری روشن می شود. تیم ها گزارش می دهند که چه چیزی به پایان رسیده است و در بررسی ها و مرور گذشته بازخورد می دهند.
آنها به همراه سرمایه گذار محصول ، بازخورد ذینفعان را در جلسات بررسی و جمع بندی می کنند.جلسشروع کار دیگر در محیط های چابک لازم نیست.علاوه بر این ، تیم توسعه روزانه برای بحث و گفتگو درباره پیشرفت کار با توجه به هدف به حداکثر رساندن سرعت کار ، جلساتی را برگزار می کنند.
بخشی از اهداف باقیمانده را می توان در ادامه تکمیل محصول با حداکثر سرعت اجرایی. به نتیجه رسانید و اگر چیزی در باقیمانده مستند ات موجود نباشد ، انجام نخواهد شد.
ارتباط با ذینفعان نه تنها از طریق ارایه نتایج بررسی ها بلکه با ارایه نمودارهای محصول صورت می گیرد. به همین دلیل است که گزارش های سنتی برنامه ها ، هزینه ها و وضعیت آنها نیازنیست.با این حال ، توجه به اینکه بررسی اجمالی چند پروژه نباید از توجه دور بماند .
مدیریت پروژه ترکیبی: ترکیب دو روش بهینه
چگونه می توانید این دو جهان متفاوت را با هم ترکیب کنید؟روش های زیادی برای کار با روش های ترکیبی وجود دارد:
استفاده همزمان از روشهای سنتی و چابک:
بعضی از واحدهای تجاری همیشه از روشهای سنتی (مثلاً مشاوره) استفاده می کنند. برخی دیگر همیشه از روشهای چابک استفاده می کنند (به عنوان مثال توسعه نرم افزار).
برخی از پروژه ها از یک رویکرد سنتی استفاده می کنند ، برخی دیگر رویکرد چابک.
برخی قسمت های یک پروژه به روش سنتی اجرا می شود و سایر قسمتها با استفاده از روش های چابک.
برنامه ريزي سطح بالا از يك رويكرد سنتي بهره مي گيرد ، برنامه ريزي كامل با رويكرد چابك.
۲- ترکیب روش های سنتی و چابک در یک پروژه واحد:
در پروژه های سنتی:
هماهنگی نزدیکتر با کاربران و نتایج واسطه ای مکرر و قابل اجرا.
جلسات منظم برای بحث در مورد پیشرفت (نه لزوماً روزانه – یک بار در هفته شروع خوبی است)
گذشته نگر (درسهایی که آموخته شده است) پس از هر جلسه به روزرسانی وضعیت ، نه تنها در پایان بلکه در دوران اجرا .
یک تیم ثابت برای کل مدت زمان توسعه وجود دارد.
در پروژه های چابک:
استادان اسکرام همچنین به معنای سنتی به عنوان مدیر پروژه فعالیت می کنند.
برای هر مرحله از پروژه ، اهداف ایجاد شده است و نه مشخصه ای برای محصول کلی.
برنامه ریزی پروژه با در نظر گرفتن حداکثر سرعت همگام سازی شده است.
پروژه ها با استفاده از مراحل و نقاط عطف – در سطح بالاتر از حداکثر سرعت کار و علاوه بر آنها برنامه ریزی شده اند
گزارش وضعیت پیشرفت و تحلیل روند عطف برای مدیریت و ذینفعان وجود دارد.
به هر حال ، بسیاری از مدیران پروژه های چابک از دو نمونه اخیر ناراضی هستند ، زیرا می توانند اصول اساسی چابک بودن را پایین بیاورند.
یک نکته عمومی این است که آیا نیازهای مشتری مشخص و یا نامشخص است؟ آیا هنوز رویکرد یک راه حل برای پروژه مشخص نیست و جدید است؟ روشهای چابک در این موارد به ویژه مناسب هستند ، زیرا دقیقاً در این نوع شرایط ایجاد شده اند.
نکته مورد توجه ما اینست که اولین گزینه را در لیست بالا مشاهده کنید. برخی از واحدهای تجاری از رویکردهای سنتی استفاده می کنند در حالی که برخی دیگر از روشهای چابک استفاده می کنند ، احتمالاً یکی از ساده ترین و رایج ترین روشها اجرای مدیریت پروژه ترکیبی است. این کار معمولا ثبات فرآیند بالایی را تضمین می کند.
مدیریت پروژه ترکیبی: مثال:
برای پروژه های مشاوره با مشتری ، شما همیشه از روش های سنتی استفاده می کنید ، در حالی که تلاشهای صرفاً متمرکز بر روی توسعه محصول ، از اصول چابک پیروی می کنند. آنچه باید در نظر داشته باشید: خواسته های مشتری باید بین واحدهای سازمانی یک کسب و کارپخش و تراز شود.این بدان معناست که برای مثال بخش فروش باید در برنامه چابک سازی حرفی برای گفتن داشته باشد.
اجرای ترکیبی پروژه ها با مشاوره مشتری و توسعه محصول مرتبط
روش های سنتی و چابک در یک شرکت: با استفاده از هر دو روش
لطفا توجه داشته باشید: تغییرات مکرر بین رویکردهای سنتی و چابک از یک پروژه به پروژه دیگر ، خطری برای ثبات فرآیند ها است.
تغییرات مکرر بین رویکردهای سنتی و چابک می تواند تأثیر منفی بر ثبات فرآیند داشته باشد. بنابراین ، گزینه دیگر ترکیب روشها به روشی معنی دار است – به جای تغییر بین روشها در پروژه ها. برای مثال:
مفهوم سنتی ، مشخصات و اجرای سخت افزار ،
توسعه نرم افزار چابک
آزمون قبولی سنتی
یا:
مفهوم و مشخصات چابک
آزمون اجرای سنتی و پذیرش
یا:
روش های سنتی برای همه چیز تا ادغام
ادغام چابک
نکته ما: اگر از یک روش ترکیبی در یک پروژه واحد استفاده می کنید ، این رویکرد اثبات شده را دنبال کنید که در حالی که از روش های سنتی برای قسمت های واضح تر استفاده می کنید ، از روش های چابک برای قسمت های نامشخص پروژه استفاده کنید.
ترکیب هر دو روش در یک پروژه واحد: استفاده از روش سنتی برای برنامه ریزی با دقتهای کمتر و روش چابک برای برنامه ریزی دقیق.
روش دیگر برای استفاده از روشهای ترکیبی در همان پروژه موفقیت آمیز است:
از روشهای سنتی برای برنامه ریزی سطح بالا به عنوان نوعی روبنا استفاده کنید.
سپس یک روش تکرار شونده را با استفاده از روشهای کار سریع اضافه کنید.
این رویکرد به شما امکان می دهد تا برنامه ریزی جلسات عطف و وضعیت را ادامه دهید در حالی که همان زمان از مزایای روشهای کار چابک بهره مند می شوید.ایجاد یک ریتم برای جلسات همچنین اصطکاک ها را کمتر و تلاش ها را برای هماهنگی عمومی بیشتر می کند که در نهایت بهره وری را افزایش می دهد.
هماهنگ سازی ترکیب روش های سنتی و چالاک را آسان تر می کند
نظرسنجی در مورد روشهای ترکیبی انجام شده در یکی از وبینارها که در آوریل 2018 برگزار شد و شامل 256 پاسخ دهنده (پاسخ های متعدد ممکن است) شد نشان داد:
11٪ از شرکت کنندگان پروژه های خود را طبق روشهای تعریف شده در آن واحد تجاری انجام داده اند.
41٪ پروژه ها روش منتخب را توسط تیم پروژه انتخاب کرده اند.
40٪ روش را بر اساس وضعیت پروژه انتخاب كردنه اند.
41٪ برنامه ريزي سطح بالا ی خود را با روش هاي سنتي انجام داده و از برنامه هاي چابک براي برنامه ريزي هاي تفصيلي خود استفاده کرده اند.
18٪ هنوز مطمئن نبودند
رویکردهای چابک ، سنتی یا ترکیبی در مدیریت برنامه؟
مدیریت چند پروژه همیشه به بررسی وضعیت ، تصمیمات لازم و تاریخ تحویل نیاز دارد.
وضعیت
تصمیمات لازم
مهلت تحویل
مشکلات مربوط به وضعیت پروژه باید به سرعت و به وضوح قابل تشخیص باشد (به عنوان مثال با کمک یک نماد چراغ راهنمایی قرمز).
این یک تفاوت دیگر نیز موجود است. در محیط های معمولی (چند) پروژه ، روش های سنتی همیشه ضروری خواهد بود. در دوره توسعه محصول برای “پروژه های کوچک” مورد به مورد ، کمی متفاوت است. آنها را می توان با روش های چالاک و بدون هیچ گونه مشکلی برنامه ریزی کرد.
از آنجا که محیط های چابک روش هایی برای مدیریت چند پروژه ارائه نمی دهند ، سؤالات بیشتر غیر ضروری است.
خلاصه و توصیه ها
این مقاله شما را با روش هایی که مدیریت پروژه ترکیبی – ترکیبی از رویکردهای چابک و سنتی – در عمل استفاده می شود ، معرفی کرده است.
شما آموخته اید که روش های بسیاری برای اعمال رویکردهای ترکیبی وجود دارد. به عنوان مثال ، می توانید همزمان در واحدهای تجاری مختلف یا در یک پروژه جداگانه از رویکردهای سنتی و چابکی استفاده کنید.
موقعیت هایی وجود دارد که روش های سنتی همچنان معقول می باشند – علیرغم رشد چابکی.
نکته مهم ما: مهمتر از همه ، توصیه می کنیم روشهای مختلف متفاوتی را برای مناطق مختلف سازمان خود معرفی کنید.
علاوه بر این ، ضروری است که از همان ابتدا تمام بخش های مربوطه (مانند فروش) را از نزدیک درگیر کنید.
بهترین استراتژی معرفی گام به گام روش و پیدا کردن ریتم تیمی مناسب برای پروژه است.
نکته مهم دیگر: موقعیت ها یا محیط های ویژه اغلب به ترکیبی از روش ها نیاز دارند. همیشه بهتر است برای هر پروژه جداگانه راه حل مناسبی پیدا کنید (همانطور که در مثالهای بالا در اینجا مشاهده می شود) تا تحمیل یک رویکرد از خارج از شرکت .
درباره نویسنده:
یوهان استراسر ، مهندس ، از سال 2001 در TPG The Project Group شریک مدیریتی بوده است. پس از سالها به عنوان مهندس توسعه در بخش های خودرو و انرژی ، یوهان استراسر یک دهه را به عنوان مربی و مشاور مستقل در زمینه مدیریت پروژه وی همچنین در دوره تصدی خود به عنوان مدیر پروژه برای پروژه های نرم افزاری در صنعت ساخت و ساز فعالیت کرده است. تمرکز ویژه او روی PMO ، پرتفوی پروژه ، مدیریت پروژه ترکیبی و مدیریت منابع است. او سالهاست که دانش خود را از طریق ارائه ها ، سمینارها ، مقالات و وبینارها به اشتراک گذاشته است.
