توسط جان Rampton اکتبر 9، 2023 -عکس متعلق به مطلب اصلی نیست
مهارت های مدیریت زمان همیشه نقش مهمی در زندگی حرفه ای و شخصی ما ایفا کرده است. دنیای سریع امروز این مهارت را مهم تر از همیشه می کند. حواس پرتی امری ثابت است و تمرکز و سازنده بودن می تواند چالش برانگیز باشد.با وجود این، 82 درصد از مردم سیستم مدیریت زمان ندارند.
خوشبختانه، این جایی است که هوش مصنوعی وارد بازی می شود. در واقع، انتظار می رود تا سال 2030، بازار جهانی هوش مصنوعی به 1.81 تریلیون دلار برسد. تخمین زده می شود که بازار هوش مصنوعی در یک دهه 13 برابر رشد خواهد کرد.
علاوه بر این، 4 شرکت از هر 5 شرکت هوش مصنوعی را به عنوان اولویت اصلی در برنامه های کسب و کار خود رتبه بندی می کنند.بنابراین، اگر شما در ول معطل نیستید، اکنون زمان پرش است.
نکته این است که کلید مدیریت زمان موثر امروز فقط انتخاب ابزار مناسب هوش مصنوعی نیست. یک چالش بزرگ این است که بدانید چگونه زمان خود را در هنگام کار با گردش کار با AI افزایش دهید. همانطور که می توانید تصور کنید، کار بدون انها یک تجربه کاملا متفاوت است.
با این حال، ما در مورد چگونگی هوش مصنوعی در حال شکل دادن به اینده مدیریت زمان بحث خواهیم کرد. و مهمتر از همه، چگونه می توانید بیشترین استفاده را از ان در این مقاله داشته باشید.
چگونه AI می تواند به ما در مدیریت زمان ما کمک کند؟
زمان را می توان به روش های مختلف با کمک هوش مصنوعی مدیریت کرد. چندین مثال را دنبال کنید،
علاوه بر ردیابی الگوهای کاری شما، هوش مصنوعی بینش های سفارشی در مورد عادات بهره وری شما را فراهم می کند، از جمله:
- ردیابی خودکار زمان با استفاده از هوش مصنوعی، می توانید زمان صرف شده در وظایف و پروژه های مختلف را بدون شروع و توقف دستی تایمر ردیابی کنید. با انجام این کار، می توانید در وقت و بدون هیچ زحمتی صرفه جویی کنید و همچنین اطلاعات دقیق تری در مورد استفاده از زمان خود کسب کنید.
- تجزیه و تحلیل کنید که چگونه وقت خود را صرف می کنید. شما می توانید از هوش مصنوعی برای شناسایی الگوها در نحوه استفاده از زمان خود با تجزیه و تحلیل داده های ردیابی زمان خود استفاده کنید. با استفاده از این اطلاعات، شما ممکن است قادر به شناسایی مناطقی باشید که می توانید کارایی را بهبود بخشید یا جایی که ممکن است زمان زیادی را صرف فعالیت های غیر تولیدی کنید.
- توصیه راه هایی برای بهبود مدیریت زمان شما در نتیجه الگوهایی که شناسایی کرده است، هوش مصنوعی می تواند توصیه هایی در مورد چگونگی مدیریت بهتر زمان خود ارائه دهد. شاید این نشان دهنده تمرکز بر روی یک کار در یک زمان یا استراحت بیشتر باشد.
- ارائه بازخورد در زمان واقعی. شما می توانید بازخورد زمان واقعی در مورد چگونگی صرف وقت خود را با ابزارهای ردیابی زمان AI دریافت کنید. در نتیجه، شما می توانید اطمینان حاصل کنید که وقت خود را تلف نکنید و در مسیر باقی بمانید.
- ادغام با سایر ابزارهای بهره وری. سایر ابزارهای بهره وری مانند مدیران وظیفه و نرم افزار مدیریت پروژه را می توان با ابزارهای ردیابی زمان مبتنی بر هوش مصنوعی ادغام کرد. در نتیجه، شما یک دیدگاه جامع تر از چگونگی صرف وقت و کار خود خواهید داشت.
به طور کلی، هوش مصنوعی می تواند به بهبود بهره وری و شخصی سازی ردیابی زمان کمک کند. به منظور به حداکثر رساندن استفاده از زمان خود، هوش مصنوعی به شما کمک می کند تا زمان خود را ردیابی کنید، الگوهای استفاده از زمان را شناسایی کنید و توصیه هایی برای مدیریت بهتر زمان ارائه دهید.
بهینه سازی تقویم و برنامه ریزی هوشمند.
بهینه سازی تقویم ها و ایجاد برنامه های هوشمند با استفاده از هوش مصنوعی به روش های مختلفی از جمله:
- کاهش درگیری های برنامه ریزی. یک سیستم هوش مصنوعی می تواند تقویم شما و همچنین تقویم های دیگران را تجزیه و تحلیل کند تا بر هم نهی احتمالی برنامه ریزی را شناسایی کند. با پیشنهاد زمان های جایگزین، می توان از جلسات و رویدادهای متضاد جلوگیری کرد.
- پیدا کردن بهترین زمان برای جلسات به منظور پیدا کردن بهترین زمان برای جلسات، هوش مصنوعی می تواند عواملی مانند در دسترس بودن، مکان و ترجیحات را در نظر بگیرد. در نتیجه، شما می توانید در وقت صرفه جویی کنید و از برنامه ریزی جلسات در زمان های ناخوشایند اجتناب کنید.
- بهینه سازی زمان خود . با تجزیه و تحلیل تقویم شما، هوش مصنوعی می تواند تعیین کند که چگونه وقت خود را صرف می کنید. با استفاده از این پیشنهادات، می توانید زمان خود را بهتر برنامه ریزی کنید، به عنوان مثال، با برنامه ریزی بلوک های زمان برای وظایف خاص یا اجتناب از جلسات پشت سر هم.
- خودکار کردن وظایف. هوش مصنوعی می تواند چیزهایی مانند ارسال یاداوری های جلسه و اضافه کردن رویدادهای جدید به تقویم شما را خودکار کند. به این ترتیب، زمان بیشتری برای انجام کارهای دیگر خواهید داشت.
- تقویم خود را شخصی سازی کنید. بسته به ترجیحات و عادات شما، می توانید تقویم خود را سفارشی کنید. تقویم شما می تواند به طور خودکار یک رویداد تکراری را مسدود کند یا کارهایی را که باید انجام شود پیشنهاد دهد.
در نهایت، هوش مصنوعی می تواند برای مدیریت تقویمی کار های ما و ایجاد برنامه های هوشمند به طور قابل توجهی کارامدتر استفاده شود. با استفاده از هوش مصنوعی، ما می توانیم زمان و پول را با خودکار کردن وظایف، کاهش درگیری های برنامه ریزی و بهبود بهره وری صرفه جویی کنیم.
برنامه ریزی خودکار
برنامه ریزی وظایف نیز می تواند با کمک هوش مصنوعی خودکار شود. سپس می توانیم بر اولویت های خود تمرکز کنیم زیرا زمان ما ازاد خواهد شد.
شما می توانید این کار را به روش های مختلفی انجام دهید، از جمله:
- استفاده از داده های تاریخی برای بهینه سازی برنامه ها
هوش مصنوعی می تواند روندها و الگوهای برنامه ریزی را از داده های تاریخی شناسایی کند. با استفاده از این اطلاعات، ما می توانیم برنامه های اینده را بهینه سازی کنیم. به عنوان مثال، هوش مصنوعی می تواند بفهمد که چه زمانی قرار ملاقات ها یا تحویل ها را برنامه ریزی کند یا زمانی که کارکنان بیشترین بهره وری را دارند، شناسایی کند.
عوامل زیادی وجود دارد که باید در هنگام برنامه ریزی در نظر بگیرید، از جمله در دسترس بودن کارکنان، ترجیحات مشتری و محدودیت منابع. در نتیجه، تصمیمات برنامه ریزی می تواند پیچیده تر و ظریف تر باشد، متناسب با نیازهای سازمان. به عنوان مثال، استفاده از هوش مصنوعی می تواند کارکنان را از رزرو بیش از حد یا برنامه ریزی مشابه جلوگیری کند.
خودکار کردن فرایند برنامه ریزی
از برنامه ریزی درخواست های جلسه تا ردیابی RSVPs – AI می تواند کل فرایند را خودکار کند. علاوه بر ازاد کردن منابع انسانی، این می تواند خطاهای برنامه ریزی را نیز کاهش دهد.
برنامه های شخصی سازی
یک برنامه را می توان برای پاسخگویی به نیازهای هر کارمند یا مشتری با استفاده از هوش مصنوعی شخصی سازی کرد. تعادل کار و زندگی، ترجیحات و در دسترس بودن همه می توانند در نظر گرفته شوند. به عنوان مثال، استفاده از هوش مصنوعی می تواند برای نشان دادن زمان جلسات مناسب برای همه افراد درگیر یا ایجاد برنامه های فردی برای کارکنان با الزامات مختلف تعادل کار و زندگی استفاده شود.
توجه به محدودیت هایی مانند مناطق زمانی، در دسترس بودن و نیازهای منابع.
هنگام تولید برنامه ها، هوش مصنوعی می تواند محدودیت های مختلفی مانند در دسترس بودن کارکنان و نیازهای منابع را در نظر بگیرد. با انجام این کار، برنامه های امکان پذیر ایجاد خواهد شد که نیازهای همه را براورده می کند.
ایجاد تغییرات در زمان واقعی در برنامه ها.
تنظیمات برنامه زمان واقعی را می توان با AI انجام داد. به عنوان مثال، شیفت یک کارمند بیمار می تواند به طور خودکار توسط AI به کارمند دیگری برنامه ریزی شود. با انجام این کار، کسب و کارها می توانند بدون در نظر گرفتن رویدادهای غیر منتظره به کار خود ادامه دهند و برنامه ها همیشه به روز هستند.
راه های متعددی وجود دارد که هوش مصنوعی می تواند برنامه ریزی را برای صرفه جویی در وقت، افزایش کارایی و کاهش خطاها خودکار کند. در اینده، تکنولوژی هوش مصنوعی برای خودکار کردن برنامه ریزی به روش های نواورانه تر مورد استفاده قرار خواهد گیرد.
هشدارهای پیشگیرانه
به منظور ماندن در صدر وظایف مهم، هوش مصنوعی می تواند برای تنظیم یاداوری ها و هشدارها استفاده شود. در نتیجه، ما می توانیم سازمان یافته بمانیم و از به تعویق انداختن جلوگیری کنیم.
یاداوری های تقویم را می توان به روش های مختلفی با استفاده از هوش مصنوعی ارسال کرد:
- با استفاده از یک برنامه تقویم یکپارچه AI. بسیاری از برنامه های تقویم شامل ادغام AI، از جمله تقویم Google، Microsoft Outlook و تقویم اپل است. این برنامه ها می توانند به طور خودکار یاداوری هایی را برای رویدادهای اینده بر اساس ترجیحات کاربر ارسال کنند. به عنوان مثال، یک برنامه تقویم مبتنی بر هوش مصنوعی ممکن است یک یاداوری جلسه را 15 دقیقه قبل از شروع جلسه ارسال کند یا یک یاداوری تولد ممکن است چند روز قبل ارسال شود.
- با کمک Zapier. با Zapier، می توانید برنامه های مختلف را متصل کنید و وظایف را خودکار کنید. بر اساس یک رویداد ماشه ای، می توانید Zap را برای ارسال یک یاداوری برای یک رویداد اینده در برنامه تقویم خود تنظیم کنید. هنگامی که یک جلسه جدید در برنامه تقویم شما ایجاد می شود، Zap می تواند یک یاداوری را 15 دقیقه قبل از شروع جلسه ارسال کند.
- در حال توسعه یک اسکریپت AI سفارشی. شما می توانید یک اسکریپت AI سفارشی برای ارسال یاداوری تقویم اگر شما برخی از تجربه برنامه نویسی ایجاد کنید. به منظور ارسال یاداوری برای رویدادهای اینده، این اسکریپت نیاز به دسترسی به برنامه تقویم کاربر دارد.
در زیر برخی از مزایای ارسال یاداوری تقویم با استفاده از AI است:
- می تواند زمان زیادی را برای شما ذخیره کند. یاداوری خودکار به این معنی است که شما مجبور نیستید به یاد داشته باشید که خودتان ان را انجام دهید. انجام این کار می تواند زمان شما را برای انجام کارهای دیگر ازاد کند.
- سازماندهی را می توان با ان اسان تر کرد. با هوش مصنوعی، شما می توانید یاداوری رویدادهای اینده را دریافت کنید که ممکن است در غیر این صورت فراموش کنید. شما می توانید از قرار ملاقات های از دست رفته یا مهلت های ضروری جلوگیری کنید اگر این کار را انجام دهید.
- شخصی سازی امکان پذیر است. هوش مصنوعی می تواند یاداوری های تقویم را بر اساس ترجیحات شما شخصی سازی کند. اگر در حال رفت و امد به یک قرار ملاقات هستید، یک برنامه تقویم مبتنی بر هوش مصنوعی ممکن است زمانی را برای ترک پیشنهاد کند.
اتوماسیون وظیفه برای کارهای تکراری.
شما فقط وقت ارزشمند خود را برای کارهای تکراری تلف نمی کنید. انها همچنین خسته کننده، باعث حواس پرتی و خسته کننده هستند.طبق گزارش Asana، شاخص اناتومی کار، حدود 60 درصد از زمان افراد در محل کار صرف “کار در مورد کار” می شود. چنین کاری شامل موارد:
- به طور مداوم پاسخ دادن به ایمیل ها یا پیام های پیام رسانی
- شرکت در جلسات غیر ضروری
- به دنبال کنترل ورود همکاران
- در انتظار تایید و بازخورد
- پیدا کردن اسناد و فایل ها
- تکرار تلاشها
فقط برای یک کارمند، وظایف مکرر برای کسب و کارها تا 19 روز کاری در سال هزینه دارد.خوشبختانه، هوش مصنوعی (AI) می تواند این وظایف را خودکار کند و زمان افراد را برای وظایف مهم تر ازاد کند.به عنوان مثال، یک ابزار ایمیل قدرتمند مبتنی بر هوش مصنوعی می تواند به طور خودکار ایمیل ها را طبقه بندی و اولویت بندی کند و در وقت صرفه جویی کند. علاوه بر این، نرم افزار مبتنی بر هوش مصنوعی می تواند ورود داده ها را خودکار کند، خطاها را کاهش دهد و زمان را ازاد کند.
توصیه های متنی.
AI می تواند وظایف را بر اساس زمینه فعلی ما توصیه کند. مثالها عبارتند از:
- توصیه های وظیفه بر اساس زمینه فعلی کاربر است. به عنوان مثال، هوش مصنوعی ممکن است وظایف مربوط به کار را به کاربر در هنگام کار توصیه کند. متناوبا، هوش مصنوعی می تواند وظایف شخصی را توصیه کند اگر کاربر در خانه باشد.
- پیش بینی وظایفی که یک کاربر باید بر اساس عملکرد قبلی خود انجام دهد. به عنوان مثال، یک هوش مصنوعی می تواند پیشنهاد کند که کاربر یک کار پیچیده را به قطعات کوچکتر و قابل کنترل تر تقسیم کند، اگر انها به طور مداوم به تعویق انداخته اند.
- توصیه های وظیفه بر اساس اهداف کاربر. هوش مصنوعی می تواند وظایف مربوط به تناسب اندام را به یک کاربر که می خواهد وزن کم کند توصیه کند.
- ارزیابی سطح انرژی کاربر و توصیه وظایف بر این اساس. هنگامی که یک کاربر احساس خستگی می کند، هوش مصنوعی می تواند پیشنهاد کند که استراحت کند یا یک کار کمتر سخت انجام دهد.
- توصیه های وظیفه مبتنی بر زمان شما می توانید AI را برای توصیه یک کار که می تواند در 30 دقیقه انجام شود، اگر فقط 30 دقیقه در دسترس باشد.
- شما را با انگیزه نگه دارید. به منظور پایبندی به اهداف مدیریت زمان شما، هوش مصنوعی می تواند شما را تشویق و حمایت کند.
هوش مصنوعی می تواند توصیه های متنی برای مدیریت زمان را به روش های مختلف ارائه دهد. این احتمال وجود دارد که مردم بتوانند زمان خود را به طور موثر مدیریت کنند، زیرا تکنولوژی AI توسعه می یابد.
مدیریت زمان مشارکتی
شما می توانید از هوش مصنوعی برای همکاری در مدیریت زمان استفاده کنید. تیم هایی که باید تلاش های خود را هماهنگ کنند می توانند از این امر بهره مند شوند.هوش مصنوعی (AI) می تواند به بهبود مدیریت زمان مشترک از بسیاری جهات کمک کند، مانند:
- خودکار کردن وظایف. با استفاده از هوش مصنوعی، می توانید جلسات را برنامه ریزی کنید، یاداوری ارسال کنید و زمان را پیگیری کنید. به همین دلیل، اعضای تیم می توانند بر روی چیزهای مهم تمرکز کنند.
- ارائه بینش. با تجزیه و تحلیل داده ها، هوش مصنوعی می تواند الگوها و روندها را شناسایی کند که می تواند به تیم ها کمک کند تا تصمیمات تخصیص زمان بهتری بگیرند. به عنوان مثال، با هوش مصنوعی، می توان شناسایی کرد که کدام وظایف بیشترین زمان را می گیرند و این که کجا امکان بهبود وجود دارد.
- شخصی سازی تجربه ها با هوش مصنوعی، می توانید تجربیات اعضای تیم را سفارشی کنید. در نتیجه، همه سازنده تر و مشارکتی تر خواهند بود.
- بهبود ارتباطات. با تمرکز و به اشتراک گذاری اطلاعات، هوش مصنوعی می تواند ارتباط بین اعضای تیم را بهبود بخشد. داشتن این اطلاعات می تواند به جلوگیری از سوء تفاهم و تاخیر کمک کند.
- تشویق همکاری استفاده از هوش مصنوعی می تواند به اعضای تیم کمک کند تا با ارائه ابزارهایی که انها را قادر می سازد تا به طور موثر با هم کار کنند، همکاری موثرتری داشته باشند. با هوش مصنوعی، می توانید یک تقویم مشترک ایجاد کنید، پروژه ها را ردیابی کنید و درگیری ها را حل کنید.
پیش بینی
با استفاده از داده های تاریخی و تجزیه و تحلیل پیش بینی – AI می تواند حجم کار اینده را پیش بینی کند و تنگناها را شناسایی کند. به منظور توانایی انجام تمام وظایف لازم، افراد باید خواسته های اینده را برای تخصیص زمان خود به طور موثر درک کنند.افراد همچنین می توانند از پیش بینی و پیش بینی با شناسایی مناطقی که نیاز به حمایت یا کمک اضافی دارند، بهره مند شوند.
اینده هوش مصنوعی در مدیریت زمان
انقلابی در مدیریت زمان ایجاد خواهد کرد. ما انتظار داریم که تکنولوژی هوش مصنوعی نحوه مدیریت زمان خود را در حال توسعه بهبود بخشد. برخی از احتمالات عبارتند از:
- دستیاران شخصی که توسط هوش مصنوعی طراحی شده اند. ما می توانیم اولویت ها را تعیین کنیم، پیشرفت را پیگیری کنیم و از دستیاران شخصی AI استفاده کنیم.
- برنامه های بهره وری مبتنی بر هوش مصنوعی. با برنامه های بهره وری AI، ما می توانیم ترجیحات و نیازهای خود را تنظیم کنیم.
- برنامه ریزان جلسه که توسط هوش مصنوعی طراحی شده اند. با هوش مصنوعی، برنامه های جلسه می تواند کارامدتر و سازنده تر باشد. به عنوان مثال، هوش مصنوعی می تواند به شناسایی بهترین زمان برای جلسات کمک کند، در دسترس بودن شرکت کنندگان و پیدا کردن یک نقطه ملاقات مناسب باشد.
- یک سیستم اولویت بندی وظیفه با هوش مصنوعی. برای اولویت بندی وظایف ما، هوش مصنوعی می تواند داده های ما را تجزیه و تحلیل کند و مهمترین انها را تعیین کند.
- مربیگری زمان توسط هوش مصنوعی طراحی شده است. با هوش مصنوعی، شما می توانید مربیگری مدیریت زمان را دریافت کنید. شاید هوش مصنوعی به ما کمک کند تا مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشیم.
با توجه به هوش مصنوعی در مدیریت زمان در اینده، در اینجا برخی از افکار اضافی وجود دارد:
- هوش مصنوعی می تواند به شما در تعیین اهداف، پیگیری پیشرفت و غلبه بر موانع کمک کند.
- استفاده از هوش مصنوعی می تواند مدیریت زمان را سرگرم کننده تر و جذاب تر کند.
- ما می توانیم از هوش مصنوعی برای توسعه برنامه های مدیریت زمان فردی استفاده کنیم.
هیچ محدودیتی برای انچه می توان انجام داد وجود ندارد. مدیریت زمان و دستیابی به هدف ما با پیشرفت تکنولوژی هوش مصنوعی حتی موثرتر خواهد شد.
