نوشته اندی بیلی
مدیریت زمان موثر در میان جنبه های چالش برانگیزتر و اغلب آزاردهنده یک رهبر موفق قرار می گیرد. این نیاز به انعطاف پذیری برای پاسخ به چالش های غیرمنتظره و انضباط شخصی برای جلوگیری از حواس پرتی و تکمیل وظایف روزانه دارد.
در تجربه‌ای که به‌عنوان یک مربی کسب‌وکار دارم، اغلب می‌شنوم که رهبران از اینکه چگونه روزهای خوب برنامه‌ریزی شده‌شان به راحتی از مسیرشان منحرف می‌شوند، ابراز ناامیدی می‌کنند. آنها توضیح می دهند که چگونه خواسته های مشتریان، همکاران و سایر حوزه ها وقت گرانبها را از روز کاری آنها می گیرد.
با آن روبرو شوید: هرگز ساعات کافی در روز برای انجام هر کاری که نیاز دارید وجود نخواهد داشت. اما اگر به طور روشمند نحوه گذراندن روزهای خود را مرور کنید و در حین انجام اولویت های روزانه تمرکز و نظم را القا کنید، به زودی زمان بیشتری برای کار بر روی موفقیت بلندمدت کسب و کار خود خواهید داشت. در اینجا شش راه برای انجام آن وجود دارد:
1. یک ممیزی زمان انجام دهید
اولین قدم برای مدیریت موثر زمان، ممیزی تقویم شماست. بنشین و سه ماه فعالیت را مرور کن. داده های تجزیه و تحلیل نشان می دهد که زمان خود را در کجا صرف کرده اید (کدام پروژه ها، وظایف و اولویت ها توجه شما را می طلبد) و با چه کسی برای انجام کار همکاری کرده اید.
ممیزی همچنین نشان می‌دهد که آیا کاری که انجام می‌دادید به درستی با اهداف و اولویت‌های شرکت همخوانی دارد یا خیر. این به مناطقی که حواس شما پرت بود، جایی که بیشترین بازدهی را داشتید، و اینکه کدام کارها/پروژه ها زمان بیشتری (یا کمتر) از پیش بینی می بردند، روشن می شود.
2. تخلیه زمان را از بین ببرید
یکی دیگر از مزایای مهم ممیزی زمان این است که فعالیت های غیر مهمی را که وقت شما را می گیرد شناسایی می کند. اینها چیزهایی هستند که به شما حمله می کنند و زمان را می دزدند و می توانید بهتر از آنها برای رشد کسب و کار خود استفاده کنید. به دنبال کاهش زمان باشید: واگذار نکردن وظایف، مدیریت نکردن کارآمد جلسات (نکته: همیشه یک دستور کار داشته باشید!)، و صرف زمان زیادی برای نوشتن/پاسخ دادن به ایمیل ها.
اگر کار خود را به عنوان یک رهبر انجام داده اید، اعضای تیم شما می توانند اکثر جلسات و ایمیل ها را مدیریت کنند. شما افراد بزرگی را استخدام کردید. حالا بگذار کارشان را بکنند.
3. تقویم خود را کنترل کنید
بعد از من تکرار کنید، “من تنها کسی هستم که مسئول نحوه گذراندن وقتم هستم.” به یاد داشته باشید که برنامه خود را هدایت می کنید. اجازه ندهید دیگران هپایت کنند . زمان خود را در طول روز کنترل کنید و از تغییر برنامه خود برای انجام کارهایی که مهم یا فوری نیستند محافظت کنید.
نحوه تخصیص زمان شما با اثربخشی شما به عنوان یک رهبر و در نهایت عملکرد کسب و کار شما ارتباط مستقیم دارد. مدیریت محتاطانه تقویم همچنین یک سیگنال قوی به تیم شما ارسال می کند که شما این موضوع را جدی می گیرید.
4. برای روز خود برنامه ریزی کنید
هر روز برنامه ریزی کنید و اولویت های خود را مشخص کنید. بله، این باید واضح باشد، اما تعجب خواهید کرد که من چه تعداد از رهبران تجاری را راهنمایی کرده ام که این کار را نمی کنند. وقتی اولویت‌های روز خود را بدانید، بهتر می‌توانید برنامه کاری خود را تنظیم مجدد کنید، اگر اتفاق غیرمنتظره‌ای برایتان پیش بیاید.
پس از تنظیم برنامه خود، بخش هایی از زمان را برای کار بر روی اولویت های خود مسدود کنید. من بلوک‌های 90 دقیقه‌ای را توصیه می‌کنم تا بتوانید روی موارد با تصویر بزرگ تمرکز کنید یا روی گروهی از کارهای مرتبط کار کنید. منضبط بمانید و به خود اجازه ندهید این مدت زمان را زیاد کنید.
5. وقفه ها را محدود کنید
حالا قسمت سخت فرا می رسد. هنگامی که شروع به کار روی هر اولویت کردید، باید تمرکز خود را حفظ کنید. در را ببندید و به تلفن پاسخ ندهید مگر اینکه مشکلی حیاتی باشد. از چک کردن ایمیل خودداری کنید اجازه ندهید حواس پرتی شما را کند کند.
6. خودتان را مسئول بدانید
آخرین قطعه پازل مسئولیت پذیری است. وظایف، اولویت ها و ضرب الاجل های خود را با یک همکار به اشتراک بگذارید. حداقل هر ماه با آن شخص ملاقات کنید تا بررسی کنید که چقدر زمان خود را مدیریت کرده اید. احتمال موفقیت زمانی افزایش می‌یابد که کسی پیشرفت شما را تماشا می‌کند و به شما کمک می‌کند از خط پایان عبور کنید.
زمان همیشه یک منبع گرانبها برای رهبران کسب و کار خواهد بود. اما اگر این مراحل را دنبال کنید، هر روز زمان بیشتری خواهید یافت که می توانید برای بهبود عملیات، جلوتر ماندن از رقبا، و موقعیت شرکت خود برای رشد آینده صرف کنید. https://www.allbusiness.com
