توسط کریستینا لاگو 02 نوامبر 2021
بر طبق یک تخمین، سفرهای کاری بخش بزرگی از ردپای کربن یک سازمان را به خود اختصاص می دهد -که تا 50٪ نیز میرسد و مسافرت های هوایی به طور خاص 90 درصد از آلاینده های ناشی از سفرهای تجاری را تشکیل می دهند. بنابراین کارفرمایان در سراسر جهان در حال بررسی راه هایی برای به حداقل رساندن پروازها برای کمک به دستیابی به اهداف کربن صفر خالص خود هستند.
همه‌گیری نشان داد که همکاری مجازی می‌تواند جایگزین جلسات رو در رو شود و بنابراین میزان انتشار سفرهای کاری را به شدت کاهش دهد. به عنوان مثال، Salesforce، ارائه‌دهنده نرم‌افزار ابری، در نتیجه محدودیت‌های سفر، شاهد کاهش انتشار کربن ناشی از سفرهای تجاری از ۱۴۶۰۰۰ تن دی‌اکسید کربن در سال ۲۰۱۹ به تنها ۲۰،۰۰۰ تن در سال گذشته بود.
با این حال، با کاهش این محدودیت‌ها، برخی از کسب‌وکارها به عادت‌های قدیمی و آلوده‌کننده خود بازمی‌گردند. اگر سازمان‌ها در مورد تعهدات صفر خالص خود جدی هستند، باید بر کاهش انتشار گازهای گلخانه‌ای ناشی از این همه‌گیری تمرکز کنند. چند شرکت به Tech Monitor می‌گویند که این امر مستلزم بهبود کیفیت جلسات مجازی و مهندسی مجدد فرآیندهای تجاری برای مستقل بودن جغرافیایی است.
کاهش سفرهای هوایی با بهبود همکاری مجازی
به عنوان یک شرکت چندملیتی بزرگ با حضور در بیش از 35 کشور، سفرهای کاری یکی از ویژگی های ثابت Experian بوده است. شرکت گزارش‌دهی اعتبار مصرف‌کننده هدف خود را کاهش انتشار گازهای گلخانه‌ای Scope 3 تا سال 2030 به میزان 15 درصد تعیین کرده است. به گفته آلین هیز، مدیر تحول فناوری در EMEA در Experian، کاهش سفرهای تجاری هوایی هسته اصلی دستیابی به آن خواهد بود.
به اشتراک گذاری حجم کاری امنیت حجم کاری
هیز می گوید: «حفاظت از محیط زیست برای همه ما مهم است، و به عنوان یک تجارت بزرگ که از مرزها عبور می کند، می دانیم که مسئولیت ایجاد تغییرات تدریجی در نحوه عملکرد خود داریم.
کارکنان ما تشویق می‌شوند به این فکر کنند که آیا لازم است آنها به طور فیزیکی به جلسات سفر کنند، مخصوصاً وقتی سفر هوایی در میان باشد. این بیماری همه گیر دیدگاه ها را در مورد نحوه برگزاری جلسات تغییر داده است و اینکه ارتباط از طریق ویدیو یی ، نقطه ضعف با آماده سازی سختی ندارد.
با این حال، سرعت زیرساخت و پهنای باند در سراسر منطقه EMEA به طور قابل توجهی متفاوت است. در برخی از کشورها، ارائه دهندگان انرژی کاهش بار را انجام می دهند – کاهش عرضه به مشتریان خاص در پاسخ به اوج تقاضا. این باعث می شود جلسات آنلاین یک چالش باشد. برای دور زدن این مانع، هیز و تیمش دانگل‌های 3G را برای لپ‌تاپ‌ها به کارکنان کشورهایی که اتصال کمتر قابل اعتماد است، عرضه کرده‌اند تا کار از راه دور را آسان‌تر کنند.
آداب معاشرت آنلاین
تیم هیز همچنین سیاست هایی را ارائه کرده است که جلسات ترکیبی را تا حد امکان فراگیر می کند. بسیاری از اتاق‌های جلسه و دفاتر Experian اکنون یادآوری‌هایی برای کارکنان دارند که از آنها می‌خواهند “آداب معاشرت” را رعایت کنند تا اطمینان حاصل شود که کسانی که به صورت فیزیکی در جلسه حضور ندارند، فرصت را از دست ندهند.
هیز ادامه می دهد: اغلب عادت ها هستند که به جای فناوری نیاز به تغییر دارند. به عنوان مثال، به یاد داشته باشید که هنگام بحث و گفتگو، افراد را در ویدیو بگنجانید یا از صحبت کردن در مورد یکدیگر اجتناب کنید، که می‌تواند برای اثربخشی سخت باشد.
کوین آنتائو، مدیر ارشد اجرایی گروه کمپین حقوق بشر عفو بین‌الملل، پس از اینکه سال گذشته ممنوعیت سفر و قرنطینه مانع از انجام کار بین‌المللی او شد، مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها را برای آداب جلسات آنلاین ایجاد کرد. خط‌مشی‌ها و دستورالعمل‌هایی که شامل تعیین محدودیت زمانی 45 دقیقه‌ای، پرسیدن اینکه آیا جلسه ضروری است یا قوانینی را در دستور کار قرار می‌دهد، هنوز هم وجود دارد.
مهم‌ترین نشست مجمع جهانی عفو بین‌الملل، معمولاً نیاز به سفر هوایی تا 400 نماینده از 70 کشور دارد. در سال 2020 و امسال، نشست مجمع جهانی به صورت مجازی و با استفاده از مجموعه ای از ابزارهای آنلاین برگزار شد. این موارد عبارتند از Zoom به عنوان پلت فرم جلسه آنلاین. Voiceboxer برای ترجمه همزمان زبان. CrowdComms برای رای دادن؛ رویدادها برای ثبت نام؛ سیویکا به عنوان پلت فرم انتخابات؛ و طیف وسیعی از ابزارهای پشتیبانی مانند MS Forms، Sharepoint، OpenSend، Google Docs، YouTube و Survey Monkey. Antao .
او می افزاید: «هنگامی که مخاطبان خارجی را برای یک جلسه بزرگ مانند این جذب می کنید، به همه این راه حل ها نیاز دارید.
هیز می‌گوید، در Experian، همه‌گیری نشان داد که اگر جلسات حضوری امکان‌پذیر نباشد، برنامه‌های پیچیده نباید متوقف شوند. این به توسعه روش‌های کار سبزتر و پایدارتر که شامل سفر کمتر است کمک کرده است.
هیز توضیح می‌دهد: معمولاً ما در کارگاه‌ها یا برای مدت طولانی در جایی کار می‌کردیم، اما این دیگر گزینه‌ای مناسب نبود، بنابراین راه‌هایی برای حل آن پیدا کردیم. این به ما دلیلی داد تا فکر کنیم که آیا در آینده به چنین سطحی از هم‌مکانی نیاز داریم یا خیر، زیرا نشان داده‌ایم که می‌توانیم در حالی که در یک اتاق ننشینیم، کار ها را ارائه دهیم.
تطبیق فرآیندهای تجاری برای همکاری مجازی
کریستین اشتون، مدیر ارشد فناوری و مشاور تحول، می‌گوید: اگرچه همه‌گیری نشان داده است که جلسات مجازی می‌تواند جایگزین تماس‌های مهم رو در رو شود، اما مواردخطا در برخی فرآیندهای کسب وکار را نیز آشکار کرده است. برای مثال، حسابرسی اغلب مستلزم حضور فیزیکی کارکنان در یک مکان خاص است که ممکن است به سفر هوایی نیاز داشته باشد.
اشتون می‌گوید: در 18 ماه گذشته، بسیاری بر روی بهبود اتصال دیجیتال با استفاده از SASE سرویس دسترسی امن، برای مثال، و فرآیندهای دیجیتالی تمرکز کرده‌اند. کاری که ما تا این حد انجام نداده‌ایم این است که فرآیندها را به گونه‌ای تغییر دهیم که از نظر جغرافیایی مستقل و ایمن باشند، و این به پیگیری حسابرسی و انطباق نیز میرسد.
او می‌افزاید، مگر اینکه شرکت‌ها بتوانند امنیت و ممیزی را در فرآیندها و روش‌های کار ایجاد کنند، سفر همچنان برای تأیید آنچه در زمین اتفاق می‌افتد مورد نیاز است. برای جلوگیری از این امر، اشتون دپارتمان‌های فناوری اطلاعات را تشویق می‌کند که فراتر از دیجیتالی کردن فرآیندها و تفکر در مورد اینکه چگونه می‌توانند از نظر جغرافیایی مستقل شوند، نگاه کنند. ابزارهایی مانند نرم افزار حاکمیت، ریسک و انطباق (GRC) و حسابرسی خودکار نیز می توانند به کاهش نیاز به ادامه استفاده از سفرهای هوایی کمک کنند.
اشتون همچنین معتقد است که قرار است جلسات مجازی ارتقا یابد. او می گوید: ما ابزارهای همکاری و تخته سفید مجازی زیادی داریم. من نمی دانم که آیا باید عمیق تر نگاه کنیم و دوباره فکر کنیم که چگونه جلسات را به روشی اساسی برای کار مجازی طراحی می کنیم.
اشتون پیشنهاد می کند که این ممکن است شامل افزایش جلسات مجازی با بینش داده های زمان واقعی باشد. آیا دپارتمان‌های فناوری اطلاعات همچنین باید به دنبال ابزارهایی مانند بافت داده‌ها و تحلیل‌های بی‌درنگ باشند که روندها و داده‌ها را برای تیم‌های تجاری فراهم می‌کند تا همکاری خود را به سطح بعدی ببرند؟ https://techmonitor.ai
