24 سپتامبر 2019 -ریچارد اسپادی،جاش هینکل
اکثر تولید کنندگان تیم های عملیاتی ماهر در روش های اصلی برای بهبود کارایی و کیفیت دارند – شش سیگما ناب، کایزن، TPS و کانبان. اما به ندرت می‌توان تیم‌های چابک را دید که جادوی خود را در کف کارگاه یا زنجیره تامین انجام دهند.
طبق گفته Scrum Alliance، یک انجمن غیرانتفاعی برای متخصصان چابک، در واقع، تنها 2٪ از تیم هایی که از Scrum، محبوب ترین شکل چابک استفاده می کنند، در محدوده عملیاتی هستند.
این یک فرصت از دست رفته است تحقیقات نشان می‌دهد که پروژه‌های بزرگ تحت مدیریت چابک شش برابر بیشتر از پروژه‌های غیرچابک موفق می‌شوند. شرکت‌هایی که از تیم‌های چابک استفاده کرده‌اند می‌گویند که بهره‌ورتر و سریعتر در بازار عرضه می‌شوند. آنها ریسک پروژه را کاهش می دهند، اولویت ها را بهتر مدیریت می کنند و انگیزه تیم را افزایش می دهند .
روش شناسی چابک، که برای تطبیق سریع با شرایط در حال تغییر به تیم های کوچک مشارکتی متکی است، ریشه در عملیات دارد. تیم های چابک از نزدیک با مشتریان برای توسعه یک سری نمونه های اولیه برای سرعت بخشیدن به نوآوری در محصولات، خدمات و فرآیندها همکاری می کنند. سازمان‌های تولیدی از جمله تویوتا، آزمایشگاه‌های بل و لاکهید مارتین اسکانک ورکز اولین کسانی بودند که مفاهیم چابک مانند تیم‌های متقابل را به کار گرفتند که کار را به مراحل کوچک تقسیم می‌کنند و مدل‌های سریع یک تا چهار هفته‌ای را برای توسعه راه‌حل‌ها تقسیم می‌کنند.
چالش عملیات تبدیل، البته، پیچیدگی آن است. مدیران عملیاتی، روسای زنجیره تامین و مدیران کارخانه دست خود را در دستیابی به اهداف استراتژیک و بهره وری شرکت دارند. آنها ممکن است تمایلی به راه اندازی تلاش های بزرگ برای تغییر نداشته باشند، اگر به تخصص نیاز دارند که در مناطق جغرافیایی و کارکردها گسترده شده است. نگرانی دیگر: منابع و زمان مورد نیاز برای اجرای یک برنامه تغییر موفق.
یک شرکت جهانی کالاهای بسته بندی شده مصرفی را در نظر بگیرید که سال ها در مورد نیاز به کاهش پیچیدگی محصول، ساده سازی بسته بندی و بهبود کارایی حمل و نقل بحث می کرد. این شرکت به طور معمول بیش از دوجین هاکارتن 5 کیلویی را در یک روز برای یک مشتری ارسال می کرد، اغلب با کامیون های مختلف. جابجایی به یک کانتینر بزرگ، کامیون‌های پرتر و تحویل کمتر می‌تواند باعث صرفه‌جویی بزرگ و افزایش کارایی مشتریان شود. اما تیم رهبری از پیچیدگی مربوط به بازنگری در فرآیندهای خود ناراحت بودند. تغییر بسته حمل و نقل در چندین کارخانه به طور همزمان دلهره آور بود، به ویژه از آنجایی که منابع گیاهی محدود بود.
هنگامی که این ایده دوباره در سال 2017 مطرح شد، افزایش پیچیدگی و هزینه‌ها مدیران ارشد را متقاعد کرد که یک تیم چابک متقابل شامل کارشناسان مهندسی، عملیات و امور مالی ایجاد کنند تا به سرعت راه‌حلی را توسعه دهند. ابتدا بر ایجاد ابزاری برای سنجش مزایای بسته بندی حمل و نقل با اندازه مناسب برای هر محصول متمرکز شد. گام بعدی طراحی بسته بندی حمل و نقل جایگزین بود.
پس از طراحی یک محصول در یک جغرافیا، تیم مورد قانع‌کننده‌ای به مدیریت ارائه کرد تا رویکرد جدید را در تمام کارخانه‌های خود به کار گیرد. تیم چابک طراحی مجدد بسته بندی را در بیش از شش کارخانه در 9 ماه آغاز کرد و در سال اول بیش از 10 میلیون دلار صرفه جویی کرد. ابتکار بسته بندی همچنین منجر به صرفه جویی قابل توجهی برای مشتریان شرکت شد.
علاوه بر ایجاد ارزش قابل توجه، تیم چابک پروژه را پنج برابر سریعتر از برنامه ریزی و استقرار پروژه جهانی سنتی شرکت به پایان رساند. موفقیت طرح بسته بندی-طراحی مجدد، مدیران ارشد را متقاعد کرد که تیم های چابک را در سایر حوزه های عملیاتی، از جمله طراحی مجدد فرآیند فروش و برنامه ریزی عملیات، مستقر کنند.
تیم‌های چابک راه‌حل‌ها را سریعتر توسعه و اجرا می‌کنند، زیرا خود مدیریتی هستند و اختیار تصمیم‌گیری برای دستیابی به اهداف جسورانه را دارند. برای اطمینان از موثر بودن تیم‌های چابک، مدیران ارشد باید اهداف بلندپروازانه‌ای را به تیم بدهند و سپس آنها را برای تصمیم‌گیری، شکست سریع و گنجاندن آنچه آموخته‌اند در راه‌حل بعدی توانمند کنند. تیم های رهبری نیز باید آنها را در هنگام تعیین اولویت ها شامل شوند. در نهایت، تیم‌های چابک، رهبران عملیات ارشد را از مدیریت ریز تلاش‌های تغییر رها می‌کنند تا بتوانند زمان بیشتری را روی مسائل استراتژیک صرف کنند.
روش‌های تعالی عملیاتی سنتی مانند Lean Six Sigma یا Kaizen برای دستیابی به دستاوردهای بهره‌وری مداوم و افزایشی عالی هستند. اما زمانی که تیم های رهبری خواهان نوآوری سریع هستند که یک تغییر مرحله ای در عملکرد عملیات ایجاد می کند، تیم های چابک موثرتر هستند.
یکی از نمونه ها تغییر به عملیات دیجیتالی است که بسیاری از شرکت ها طی سه تا پنج سال آینده انجام خواهند داد. همانطور که مدیران ارشد عملیات را از بالا به پایین بازنگری می‌کنند، تیم‌های چابک می‌توانند به آنها کمک کنند راه‌حل‌های دیجیتال را آزمایش کنند و سریع یاد بگیرند، ریسک را کاهش دهند و بیشتر موفق شوند.
