12 ژوئن 2018 -دن مارکویتز
من اخیراً با یک شرکت بر روی یک پروژه استقرار استراتژی کار می‌کردم و در حین کار روی برنامه‌های hoshin خود متوجه برخی مشکلات رایج در بین تیم‌ها شدم.
1. شما ارتشی از یک نفر نیستید. رهبران باهوش و با تجربه هستند و همین باعث می شود فکر کنند که می توانند به تنهایی طرح هوشین را توسعه دهند. اما بدون در نظر گرفتن کل تیم در گفتگو، ممکن است در طول سال به طور کامل در جریان نباشند. به همان اندازه مهم است که افراددیگر سازمانی را در بر بگیرد تا تلاش‌های آنها با تلاش شما هماهنگ و همسو باشد. دپارتمان‌های منابع انسانی و مالی دوست دارند شش ماه قبل بدانند که شما باید دو مهندس فرآیند دیگر را استخدام کنید، به‌جای اینکه در آخرین لحظه درخواست را به آنها رد کنید. و اگر تیم فروش امروز بداند که شما کار را روی پروژه جدیدی که یکی از مشتریان شما انتظارش را داشت ادامه نخواهید داد، می توانید از درد دلهای زیادی جلوگیری کنید.
2. پروژه ها شکلاتی نیستند و بیشتر بهتر نیست. رهبران جاه طلب هستند و رد کردن فرصت ها برای آنها دشوار است. با این حال، رویارویی با واقعیت ضروری است – زمان، افراد و پول محدودی وجود دارد و انجام همه کاری حتی اگر جذاب باشد، غیرممکن است. حتی شرکت‌هایی که ROI مورد انتظار را برای تجهیزات یا محصولات جدید به طور کامل تجزیه و تحلیل می‌کنند، معمولاً در محاسبه آن برای پروژه‌های غیردرآمد زا دقیق نیستند. این تجزیه و تحلیل شما را قادر می سازد لیست پروژه ها را از لیست جذاب ها “خوب انجام دهیدو موارد اضافه را حذف کنید .
3. از مرده متحرک بترسید. و پروژه های زامبی. هر گروه پروژه های “زامبی” دارد که در آن زمان ایده خوبی به نظر می رسید. شاید پروژه ها در ابتدا کوچک و نسبتا آسان به نظر برسند. یا شاید مشتری به آنها اطمینان دهد و شمادر شرکت فقط این تغییر را انجام دهد، باعث اشتباه برای شما می شوند. اگرچه همه می‌دانند که باید این پروژه‌ها را نابود کنند، اما آنها با شتاب و بی‌میلی برای چشم پوشی از درآمد احتمالی زنده می‌مانند. سخت باشید آنها را بکشید. این پروژه‌ها به‌صورت جداگانه ممکن است بی‌اهمیت به نظر برسند، اما روی هم رفته، توانایی تیم را برای اجرای چند اولویت حساس هوشین به خطر می‌اندازند.
4. مراقب قانون ورشکستگی باشید. در محیطی که همزمان روی چندین پروژه کار می کنید، بررسی پیشرفت حداقل به صورت هفتگی (اگر نه روزانه) ضروری است. بررسی‌های ماهانه یا فصلی به اندازه کافی برای شناسایی و مقابله با مشکلات اجتناب‌ناپذیری که به وجود می‌آیند مکرر نیستند – آنها به سندرم «سبز-سبز-سبز-قرمز» منجر می‌شوند، جایی که همه چیز در مسیر درست قرار دارد تا اینکه ناگهان دو ماه به تعویق می افتد. بررسی‌های مکرر پروژه‌ها این احتمال را افزایش می‌دهد که بتوانید در مسیر خود باقی بمانید، و اگر نه، حداقل زمان بیشتری برای تطبیق دارید. اگر آلن مولالی، مدیرعامل سابق فورد، می‌تواند مدیران ارشد خود را برای بررسی هفتگی طرح کسب‌وکار جمع کند، شما نیز می‌توانید آن را مدیریت کنید.
5. به خاطریک ایمیل دیگر. ایمیل سریع، رایگان و آسان است—مگر اینکه از آن برای حفظ پروژه های در حال انجام یا حل مشکلات استفاده کنید. سپس آهسته آهسته درهم و برهم شده و اطلاعات مهم در خطر ناپدید شدن در گودال بی انتهای صندوق ورودی است. ممکن است در بهترین حالت بسیار جذاب به نظر برسد، یا در بدترین حالت یک مشکل لجستیکی به نظر برسد، اما بحث در مورد پروژه ها در حالی که در کنار تابلوهای تصویری ایستاده اید که دارای جدول زمانی پروژه، KPI، کاربرگ های حل مسئله و غیره هستند، گزینه بهتری است. از وسوسه مقابله با مشکلات از طریق یک سری ایمیل طولانی اجتناب کنید. وقتی همه در اطراف تابلوهای مدیریت بصری ایستاده‌اید و با هم به داده‌ها نگاه می‌کنید، پرداختن به آنها آسان‌تر و مفیدتر است.
6. از شیشه جلو نگاه کنید. نه آینه عقب ما آنقدر به نگاه کردن به شاخص‌های عقب افتاده عادت کرده‌ایم که اغلب متوجه نمی‌شویم این شاخص‌ها برای بهبود ما بی‌فایده هستند. با نگاه کردن به آینه عقب نمی توانید (ایمن) به جلو برانید. شما باید از شیشه جلو نگاه کنید تا ببینید به کجا می روید. اگر می‌خواهید فرهنگ سازمانی را بهبود ببخشید، فقط یک نظرسنجی سالانه انجام ندهید یا مصاحبه‌های خارج از کشور را انجام ندهید – نرخ فرسودگی و تعداد رزومه‌های دریافتی برای فرصت‌های شغلی را دنبال کنید. اگر می‌خواهید بازده پاس اول را بهبود ببخشید، به هر طریق آن را اندازه‌گیری کنید – اما به رعایت خط‌مشی‌های 5S، سوابق تعمیر و نگهداری ماشین‌آلات و اقدامات آموزشی کارکنان نیز توجه کنید. این شاخص های پیشرو مفیدتر از معیارهای عقب مانده هستند. اطمینان حاصل کنید که KPI هایی را انتخاب می کنید که به شما می گوید کجا می روید، نه جایی که بوده اید.
مکانیزم استقرار استراتژی در واقع بسیار آسان است حتی اگر از ماتریس X استفاده کنید . اما راهی برای برتری واقعی آن نسبت به برنامه ریزی استراتژیک که در گذشته انجام داده اید و بهره مندی کامل از مزایای این ابزار قدرتمند این است که از این شش دام اجتناب کنید
- دن مارکوویتز رئیس شرکت مشاوره مارکویتز است، شرکتی که به سازمان‌ها کمک می‌کند از طریق اعمال اصول ناب در کار دانش، سریع‌تر، قوی‌تر و چابک‌تر شوند. او یکی از اعضای هیئت علمی موسسه Lean Enterprise است و در برنامه مطالعات مداوم دانشگاه استنفورد تدریس می کند. کتاب او “ساختن سازمان مناسب” جایزه تحقیقات شینگو را دریافت کرد.
