9 مارس 2016 -دن مارکویتز
سازمان هایی که فلسفه ناب را دنبال می کنند اغلب برای استقرار مدیریت بصری عجله دارند. آنها دیوارها را با معیارها و نمودارها، داده های عملکرد و طرح های پروژه بهبود پر می کنند.
متأسفانه، اغلب اوقات، این تابلوهای بصری به کاغذدیواری غیرجذاب، استفاده نشده، دوست‌داشتنی و قدیمی تبدیل می‌شوند. دلیل اینکه آنها انتظارات را برآورده نمی کنند این است که هنوز بستر لازم فراهم نشده است.
من می بینم که سازمان ها سه اشتباه رایج مرتکب می شوند:
1. آنها طرز فکر/فرهنگ مناسبی برای حمایت از هیئت مدیره ایجاد نکرده اند.
در اکثر شرکت ها، مشکلات دلیلی برای خجالت و اغلب چیزی برای پنهان شدن است. اما این نگرش اشتباه است – شرکت‌هایی که در مورد بهبود جدی هستند باید مشکلات خود را دوست داشته باشند. آنها باید یک مشکل را نه به عنوان تقصیر کسی، بلکه به عنوان فرصتی برای اصلاح سیستم ببینند. تا زمانی که این طرز فکر ایجاد نشده و گسترده شود، مردم از داشتن شاخص های بصری عمومی از عملکرد خود مضطرب و بیمناک خواهند بود. در بهترین حالت، آنها احساس می‌کنند که تحت مدیریت سطح پایین هستند. در بدترین حالت، آنها می ترسند که دائماً تحت سوء ظن باشند. آنها تابلوی بصری را برای آنچه که هست نمی بینند: راهی آسان برای نشان دادن نیاز به کمک.
2. استانداردهایی برای کار با کارکنان ندارند.
پست کردن شاخص های بصری عملکرد تا زمانی که ندانید استاندارد کار در رابطه با نیازهای مشتری و اهداف سازمانی چیست، بی معنی است. به عنوان مثال، تعداد صحیح ویجت‌هایی که سارا در هر شیفت باید بسازد چقدر است؟ تعداد جعبه هایی که راجر باید در هر ساعت بسته بندی کند، چقدر است؟ تام باید روزانه چند تماس فروش داشته باشد؟ هنگامی که استانداردها را ایجاد کردید، می توانید کنترل های بصری را ایجاد کنید که کارگران – و مدیران – می توانند از آنها برای تشخیص مشکلات استفاده کنند.
3. آنها هنوز تصمیم نگرفته اند که چه فرآیندها و پیشرفت هایی را می خواهند اندازه گیری کنند.
کنترل‌های بصری به شما امکان می‌دهند – در زمان واقعی – نحوه عملکرد یک فرآیند را مشاهده کنید، و در صورت لزوم، مشکلات را در زمان وقوع آنها حل کنید. سؤال کلیدی، پس، این است که می خواهید در مورد این فرآیند چه بدانید؟ معیارهای مهمی که منعکس کننده توانایی شما در ارائه محصولات و خدمات مورد نظر مشتریان شما هستند چیست؟ معیارهای کیفیت، ایمنی و تحویل، البته اساسی هستند، اما معیارهای ارزشمند دیگری نیز وجود دارد که فرآیند گرا هستند. زمان گردش کار چقدر است؟ در چه مرحله ای از فرآیند ثبت سفارش، خطاهای قیمت گذاری رخ می دهد و هر چند وقت یکبار؟ هنگامی که بهبود خاصی را که می خواهید انجام دهید شناسایی کردید، می توانید پیشرفت خود را اندازه گیری کنید.
چگونه می توانید از این خطاها جلوگیری کنید و احتمال اینکه تابلوهای مدیریت بصری شما به ابزاری قدرتمند برای بهبود تبدیل شوند را افزایش دهید؟
1. سفر ناب خود را با یک تابلوی ایده بهبود ساده شروع کنید. ازکارکنان بخواهید ایده هایی را ارائه دهند تا کار خود را آسان تر یا سریع تر کنند. در حالی که این ایده‌ها لزوماً روی نتایج کسب‌وکار حرکت نمی‌کنند ، این یک گام مهم برای راحت کردن مردم با این ایده است که مسائل خود را هم برای همتایان خود و هم برای رهبری قابل مشاهده باشند.
2. استانداردهای عملکرد را برای هر شغل و هر فرآیند ایجاد کنید. این استانداردها اغلب کمی هستند، اما می توانند کیفی نیز باشند – برای مثال، یک فضای کاری مرتب و به خوبی سازماندهی شده است سازگار با 5S مانند کار استاندارد، این استانداردها باید در ارتباط با کارگران ایجاد شود نه اینکه بر اساس آنها اعمال شود.
3. اندازه گیری های ضروری را تعیین کنید. تعداد نامتناهی فرآیند وجود دارد که می توانید اندازه گیری کنید و تعداد نامتناهی معیاری وجود دارد که می توانید ایجاد کنید. خیلی چیزها را اندازه گیری کنید، و نسبت سیگنال به نویز آنقدر بد می شود که تمرکزتان را روی چیزهایی که واقعا مهم است از دست خواهید داد. عوامل حیاتی موفقیت را که به شما در رسیدن به اهداف سالانه کمک می‌کنند، شناسایی کنید و سپس اندازه‌گیری‌های فرآیندی را انتخاب کنید که پیشرفت شما را به سمت آن اهداف روشن می‌کند.
عجله برای ایجاد یک سیستم مدیریت بصری منجر به درهم ریختگی بصری می شود که هیچ کمکی به کارگران یا مدیران در بهبود نحوه انجام کار نمی کند. اگر وقت خود را صرف ایجاد پایه و اساس درست کنید، با تصاویر بصری که به افراد کمک می کند کارهای خود را بهتر انجام دهند، پاداش خواهید گرفت.
- دن مارکوویتز رئیس شرکت مشاوره مارکویتز است، شرکتی که به سازمان‌ها کمک می‌کند از طریق اعمال اصول ناب در کار، سریع‌تر، قوی‌تر و چابک‌تر شوند. او یکی از اعضای هیئت علمی موسسه Lean Enterprise است و در برنامه مطالعات مداوم دانشگاه استنفورد تدریس می کند. کتاب جدید او “ساختن سازمان مناسب” به تازگی جایزه تحقیقات شینگو را دریافت کرده است.
