چگونه نویسنده بهتری باشیم

نوشته اندرو سیریوس

در مدرسه بازرگانی، من در معرض چندین سخنرانی طولانی در مورد بدی های وحشتناک کرک بودم. یادداشت های شرکتی خود را به موارد ضروری خام خلاصه کنید. از شر تمام آن کلمات پرکننده و عبارات محاوره ای خلاص شوید. طوری بنویسید که انگار یک  سیستم خودکار گزارش‌های TPS را تولید می‌کند که قصد دارد حتی کسانی را که از بدترین اشکال بی‌خوابی رنج می‌برند، بخواباند.

اشتباه نکنید، «جنگ روی کرک» بعضی چیزها را درست می کند. برای مثال، این مقاله «چگونه پرکننده‌ها و کرک‌های غیرضروری را از نوشته‌های خود حذف کنید» توصیه‌های کلی مفیدی مانند «پرهیز از افزونگی» و «نه دانش رایج» دارد. این نوع چیزها معمولاً در نوشتن تجاری غیر ضروری هستند. اما به طور کلی، در حالی که مقدار قابل توجهی از کرک ممکن است خارجی باشد، هنوز کاملا ضروری است.

دلیل اینکه کرک می تواند ضروری باشد این است که ارتباطات غیرکلامی فاقد مقدار زیادی تفاوت ظریف است. روانشناسان استدلال کرده اند که بیشتر ارتباطات غیرکلامی است (احتمالاً 93٪). با این حال ایمیل ها، یادداشت ها و نامه ها فقط حاوی کلمات هستند. زبان بدن کنار گذاشته می شود و لحن به ابزار ناکافی نقطه گذاری تنزل می یابد. در ارتباطات نوشتاری، شوخی می تواند به توهین تبدیل شود، کنایه می تواند به تعصب تبدیل شود، کنایه می تواند به اظهارات واقعی تبدیل شود، و ارتباط نادرست می تواند به یک هنجار تبدیل شود.

من بارها این بازی را در زندگی حرفه ای خود دیده ام. اخیراً، یکی از کارکنان یک جوک عجیب و غریب، اما نسبتاً بی‌ضرر برای دیگری ارسال کرد که به عنوان یک سرکوب کنایه آمیز مطرح شد. ناگهان، شکافی بین کارمندان کلیدی شکل گرفت که زمان و انرژی قابل توجهی برای رهایی از آن صرف شد.

وقتی کلمات اضافی مهم هستند

توضیح واضحات نظر خود، به‌ویژه در ارتباطات نوشتاری، اغلب می‌تواند به کلمات اضافی نیاز داشته باشد – به عنوان مثال، دیل کارنگی بزرگ در کتاب کلاسیک خود چگونه می توان دوستان را به دست آورد و بر مردم تأثیر گذاشت، اشاره کرد که این عبارات کرکی کوچک چقدر مهم هستند:

• به عنوان مثال، اگر پیشخدمت زمانی که ما سیب زمینی سرخ شده سفارش دادیم، برایمان پوره سیب زمینی بیاورد، بیایید بگوییم: “متاسفم که مزاحم شما شدم، اما من سرخ کردنی را ترجیح می دهم.” او احتمالاً پاسخ خواهد داد: “اصلا مشکلی نیست” و خوشحالم که سیب زمینی را عوض کنیم، زیرا ما به او احترام گذاشته ایم.
• عبارات کوچکی مانند «متاسفم که مزاحم شما شدم»، «آیا آنقدر مهربان هستید که…؟» «لطفاً نمی‌خواهید؟»

در هیچ کجا نوشته نشده است که چنین “مهارت های کوچک” در ارتباطات تجاری مجاز نیست.

مالکوم گلداسمیت در کتاب خود چه چیزی شما را به اینجا رساند، شما را به آنجا نخواهد برد، همچنین اشاره می‌کند که «کشتن پیام‌رسان» یکی از بزرگترین اشتباهات افراد موفق است. کشتن پیام رسان فقط شامل حمله به فردی نیست که خبر بدی را به شما گفته است، بلکه می تواند شامل عصبانی شدن از آن خبر در مقابل شخصی باشد که آن را به شما گفته است. برای پیام رسان، این یک حمله شخصی است، حتی اگر خشم فقط متوجه مشکل باشد.

در ارتباطات نوشتاری، این نوع عصبانیت یا ناامیدی می تواند حتی راحت تر و اغلب ناخواسته از بین برود. به عنوان مثال، ممکن است قصد داشته باشید که بگویید شرکت درآمد پیش‌بینی‌شده خود را از دست داده است زیرا اقتصاد وارد رکود شد و نوشت: «ما اهداف درآمدی پیش‌بینی‌شده خود را در این سه‌ماهه ۱۳ درصد از دست دادیم». با این حال، ممکن است به راحتی به کارمندان خود بگویید که فکر می کنید آنها وحشتناک هستند. فقط یک تغییر کوچک، حتی یکی از “دانش مشترک” مانند “به دلیل رکود اخیر، ما اهداف درآمدی پیش بینی شده خود را در این سه ماهه 13٪ از دست دادیم” این مشکل بالقوه را برطرف خواهد کرد.

حالا شاید این رکود نبود یا فقط رکود نبود که باعث شد آن پیش بینی های درآمدی را از دست بدهید. شاید آن کارمندان نیاز به شکل دهی داشته باشند. اما این نوع بحث ها باید در یک محیط خصوصی و با دقت و ظرافت زیادی انجام شود. ارتباطات غیرشخصی همه نوع فضایی را برای مردم ایجاد می‌کند تا بین سطرها بخوانند، در حالی که همه چیز واقعاً خالی است.

از کرک نترسید

بنابراین حتی اگر اساتید کسب و کار من آن را کرکی نفرت انگیز می دانند، مطمئن شوید که نه تنها حقایق ارائه شده است، بلکه تفسیر شما از آن حقایق نیز واضح است. ارتباطات بین فردی خود را شاداب و مثبت نگه دارید. به عنوان مثال، من تقریباً هر ایمیل را با “متشکرم” پایان می دهم، حتی اگر انجام این کار واقعاً منطقی نباشد.

این همچنین به این معنی است که مواردی وجود دارد که باید کنار گذاشته شوند. به عنوان مثال، در ارتباطات تجاری، جوک ها باید در کف اتاق باقی بمانند، مگر اینکه 1) بی ضرر باشند و هزینه هیچ کس یا گروهی نباشد. 2) احتمال اینکه همه شوخی را دریافت کنند بسیار زیاد است. علاوه بر این، ارتباطات نباید بیش از حد طولانی باشد و یا حاوی اطلاعات نامربوط باشد. جریان آگاهی ممکن است ابزار ادبی خوبی باشد، اما به محل کار تعلق ندارد.

با این حال، با در نظر گرفتن این دستورالعمل ها، از کرک نترسید. آن را در آغوش بگیرید. همانطور که تصمیمات و پاسخ‌های به موقع بسیاری از مشکلات را کاهش می‌دهد، کمی هم به شما این امکان را می‌دهد که اطمینان حاصل کنید که ارتباطات شما مثبت می‌ماند و احتمال ارتباط نادرست و ایجاد اصطکاک غیر ضروری بین همکاران را کاهش می‌دهد. و این به راحتی ارزش چند کلمه اضافی اینجا و آنجا را دارد.

پست توسط: اندرو سیریوس

اندرو سیریوس شریک شرکت سرمایه گذاری املاک و مستغلات Stewardship Properties است. او از دانشگاه اورگان در رشته مدیریت بازرگانی فارغ التحصیل شد و مدرک کارشناسی ارشد خود را از دانشگاه میسوری در کانزاس سیتی در زمینه املاک و مستغلات کارآفرینی دریافت کرد. او همچنین در AndrewSyrios.com وبلاگ می نویسد.