چطور باید یک تیم چابک فروش داشته باشیم؟

دکتر فرشید عبدی ۲۳-۹-۹۹

تیم فروش ما چابک نیست!

این شکایتی است که بسیاری از مدیران ارشد ابراز می کنند و از مدیران و مشاوران می خواهند که در این زمینه کاری کنند. چابک نبودن ضررهای زیادی به میزان فروش آنها زده است و رقبایی که چابکتر هستند فرصتها و مشتریان خوب را می دزدند. در این یادداشت به صورت مختصر و مفید مدیریت چابک فروش و نحوه اجرای آن را توضیح داده ام. استفاده از نکات مطرح شده در این یادداشت می تواند مانع خطرات چابک نبودن تیم فروش شما شود.

تعریف چابکی

آنچه که در دانش مدیریت به چابکی ترجمه شده است، حاصل برگردان واژه Agile است. در فارسی چابک به معنای چست و چالاک، فرز و تند است. این واژه در انگلیسی و با رجوع به دیکشنری کمبریج به معنای توانایی حرکت و فکردن با سهولت و سرعت است. همچنین در همین دیکشنری به معنای مدیریتی آن هم اشاره شده است:

برای توصیف روشهای برنامه ریزی و اجرای کارها در شرایطی که  درک شده ایجاد تغییرات موردنیاز بخش مهمی  از کار یا فرایند هستند.

همچنین در اکثر منابع بیشتر از چابکی با عنوان روشی برای مدیریت پروژه یعنی مدیریت پروژه چابک یادمی شود. این روش معمولاً در مدیریت پروژه های تولید نرم افزاری استفاده می شود. در این نوع پروژه ها کار به مراحل کوتاه و کوچکی تقسیم می شود و معمولاً به صورت مرتب برنامه  ها ارزیابی مجدد می شوند و در آنها تغییر اعمال می شود.

تا اینجا فهمیدیم که هر وقت با فعالیتهایی روبرو بودیم که هم باید باسرعت خوبی انجام شوند و هم در آنها امکان تغییرات زیاد است باید از روش های مدیریت چابک استفاده شود.

چابک یعنی هم سرعت بالا و وجود تغییرات زیاد

چرا تیم و فرایندهای فروش باید چابک باشند؟

اکثر مدیران انتظار دارند در شرایط پیچیده امروز، که نیازهای مشتری متغیر و سفارشی  است و رقایت شدید حاکم است، تیم های فروش بتوانند هم سریع باشند و به سرعت خود را با تغییرات تطبیق دهند.

مفاهیم اصلی این روش بر اساس ایجاد اهداف کوتاه مدت و کار کردن به صورت مستقل برای تحقق این اهداف است در حالی که هنوز پشتیبانی و همکاری کافی و بازخور از تمامی اعضای تیم امکان پذیر نیست. به دلیل هدفگذاری کوتاه مدت به ازای هر هدف، مدیریت فروش چابک به کارکنان این توانایی را می دهد که به جای این که کورکورانه از یک برنامه ماهانه یا سالانه از قبل تعریف شده پیروی کنند،  به سرعت تغییرات را اعمال کنند و اهداف خود را متناسب با تغییرات، باز تعریف کنند و به صورت واقعی، نتایج و بازخورها را از هم تیمی ها بگیرند.

چطور باید مدیریت چابک فروش را در سازمانمان اجرایی کنیم؟

اگر بخواهیم به شکلی مؤثر، مدیریت چابک فروش را در سازمانمان مستقر کنیم، باید پنج فعالیت کلیدی را انجام دهیم: برگزاری جلسات سریع روزانه، تعریف اهداف کوتاه مدت برای هریک از کارشناسان و اعضای تیم فروش، انعطاف پذیری در هنگامی که نیاز به تغییر هست،  پاسخگو بودن مدیر فروش و سایر اعضا و تعریف شاخص های قابل اندازه گیری.

۱- برگزاری جلسات روزانه (جلسات سرپایی)

جلسات روزانه سریع معمولاً در آغاز هر روز کاری برگزار می شود. هر جلسه معمولاً بین ۵ تا ۱۵ دقیقه است. معمولاً این جلسات، «جلسات سرپایی» نامیده می شوند به خاطر این که شرکت کنندگان در طول جلسه سرپا هستند. هر کدام از اعضای تیم باید به سه سؤال زیر پاسخ دهند و از این طریق هم توافق فردی و هم هماهنگی بوجود آید:

    دیروز به کجا رسیدی و چه کردی؟

    امروز می خواهی به چه کاری برسی و به کجا برسی؟

    موانعت چیست؟

جلسات سرپایی روزانه

۲- اهداف کوتاه مدت

تعیین اهداف کوتاه مدت، یک مهره حیاتی در روش فروش چابک است، معمولاً به این اهداف کوتاه مدت «اسپرینت» اطلاق می شود. اهداف بلندمدت به هدفهایی واقعی تر، کوچکتر و کوتاه مدت تر تقسیم می شوند. هر کدام از اسپرینت ها شاید روزانه هم باشند و به ندرت بیش از یک ماه هستند. اهداف سخت و نامحتمل تبدیل به اهدافی قابل تحقق می شوند و این کار به کارکنان کمک می کند تا هم انگیزه داشته باشند و هم در مسیر تحقق هدف قرار بگیرند.

اهداف کوتاه مدت اسپرینت

۳- انعطاف پذیربودن نسبت به تغییرات

انعطاف پذیری چهت داشتن اهداف کوتاه مدت، کار ارزیابی مجدد و تغییر جهت هدف از یک هدف به هدف دیگر را ساده می کند، چنین چیزی با قفل شدن در یک هدف صلب غیر منعطف متناقض است. این قابلیت تطبیق پذیری از پیش تعیین شده در سیستم به خصوص هنگامی مفید است که تغییرات معنی داری در بازار یا جهت گیری استراتژیک وجو د داشته باشد و این تغییرات هم نیازمند واکنش فوری و همزمان باشند.

تطبیق پذیری

۴- پاسخگو بودن به کمک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری(CRM)

در عین حال که روش مدیریت فروش چابک نسبت به سایر روشهای مدیریت، استقلال عمل و انعطاف پذیری بسیار بیشتری ایجاد می کند، اعضای تیم فروش و مدیران باید بدانند که به چه صورتی و چگونه هر یک از آنها کار می کنند یعنی باید راهی برای ارزیابی عملکرد تعریف شود. بدین معنی که سیستم CRM  برای این کار لازم و حتی حیاتی است. کارکنان فروش باید هر تعاملی که با مشتری دارند را در سیستم فروش ثبت کنند. برای نسل جوان که با فناوری عجین است انتظار می رود چنین کاری مشکل نباید ولی برای افراد دارای سن بیش از سی سال شاید همچمنان مقاومتهای برای ثبت اطلاعات وجود داشته باشد.

4- پاسخگو بودن به کمک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری

۵- شاخص های سنجش موفقیت

وقتی مدیر و اعضای تیم فروش اهداف مشخصی در ذهن داشته باشند، شاخص هایی باید برای اندازه گیری پیشرفت تعیین شوند. به عنوان مثال اگر مدیر فروش متوجه شود کارشناسان مکالمات تلفنی طولانی و بیش از نیاز در حین فرایند فروش دارند باید شاخصی برای طول تماسهای تلفنی فروش تعریف شود. این شاخص باید نشان دهد که یک تماس تلفنی درست چه ویژگیهایی دارد. به عنوان مثال باید چنین چیزی تعریف شود:

    نسبت شنیدن به حرف زدن باید ۲۰ به ۸۰ باشد.

    تعداد سؤالات بازی که پرسیده می شود. (باید بیش از ۵ تا باشد)

    نرخ تبدیل از سرنخ به فرصت(باید ۳۰% باشد)

خیلی مهم است که در ابتدا اهداف را تعیین کنید و بعد به صورت پسروی شاخص‌های که باید تحقق این اهداف را اندازه بگیرند را مشخص کنید.

با پیاده سازی مؤثر روش مدیریت فروش چابک، سازمانها ابزارهای قویتری برای ارزیابی میزان پیشرفت تیم فروش شان خواهند داشت. 

خوب فکر کنید آیا استفاده از روش مدیریت فروش چابک به شما در حل کردن مشکلات فروش کمک می کند؟ برای اجرای آن با چه موانعی روبرو هستید؟ و CRM  در اجرای آن چه کمکی به شما می کند؟

نظرات و نتایج تان را با ما به اشتراک بگذارید.