مقدمه
طرح سئوال های هوشمندانه از کارکنان و مشتریان و جمع آوری و سازماندهی و انجام تحلیل از آنها یک امر بحرانی برای مدیران اجرایی بوده و رهگشای تدوین استراتژی های جامع برای اخذ تصمیمات و نیز برنامه ریزی های اجرایی سازمان است . طرح سئوالات غلط و یا انتخاب غلط از کسانی که از آنها سئوال میشود باعث میشود که نیرو و زمان مدیران که ارزشمند ترین منابع سازمان در این زمینه هستند شده و خروجی های مناسبی نیز تهیه نشود . بنابر این طرح سئوالات درست و نیز انتخاب صحیح سئوال شوندگان موضوع مهمی است . طرح این سئوالات کار هرکسی نیست و نباید اجازه داده شود که افراد غیر خبره و یا کسانی که ارتباطات موضوعی اینگونه موارد را نمی شناسند در این زمینه فعال شوند . کارشناسان خبره به مدیران و رهبران سازمانه کمک می کنند تا این فرایند بصورت صحیح انجام شود و تحلیل ها بصورت یک امر مشترک تدوین شوند.این فرایند با تعیین وضعیت استراتژیک در مقطع انجام کار و تعیین فاصله بین وضعیت مطلوب با وضعیت فعلی و سپس تعیین اقدامات استراتژیک برای رفع این فاصله انجام می شود.
مدلهای تعالی سازمانی و یا سایر مدلهای رتبه بندی که با اهداف متفاوتی به بررسی شرکت ها و سازمانها می پردازند میتوانند گاها شما را دچار مشکل نمایند . در این بررسی 40 سئوال طرح شده که در مرحله اول مدیران شخصا بایستی به آن ها جواب دهند و سپس از سایر ذینفعان حسب مورد انجام شود . این سئوالات در سر فصلهایی تدوین شده اند که بصورت منظم بتوان بررسی های موردی نیز انجام داد .
هدف اصلی از طرح این سئوالها که می تواند از سوی مدیران لایه های مختلف و یا بخشهای مختلف و یا حتی کل کارکنان را در بر بگیرد ، توجه به پویایی استراتژیک است . اگر این پویایی فراموش شود ، تدوین استراتژی و تهیه برنامه ها جز اتلاف وقت و هزینه اثری نخواهند داشت .
هدف ثانوی از این مطالعه ایجاد فضای تفکر استراتژیک می باشد . با طرح و پیگیری این سئوالها در تطابق با نوع و اندازه و میزان بلوغ استراتژیک ، فرهنگ سازمانی یک گام به جلو برده می شود . اما این همه ماجرا نیست زیرا بایستی به این سئوالها طی یک فرایند و برنامه پاسخ داده شده و برنامه های اجرایی تدوین شوند . در کنار هر سئوال هدف از سئوال و نیم نگاهی به نحوه اقدام در رابطه باآن اشاره شده است .
تصویر کردن وضعیت فعلی استراتژی
- آیا سازمان شما بصورت مسئولیت مشترک در تدوین استراتژی منابع را ملحوظ می نماید .
منظور از این سئوال این است که در تدوین استراتژی برای سازمان توجه به منابعی همچون منابع مالی ، زمان ها ، نیروی انسانی و اطلاعات مورد نیاز انجام می شود و با امکانپذیری این منابع همراه است .
- برای تعیین وضعیت فضای استراتژیک در کسب و کار تان ، هر چند گاه یکبار نقاط قوت و ضعف و نیز فرصتها و تهدید ها مورد ارزیابی قرار می گیرند .
اندازه گیری چنین منظر هایی از استراتژی کمک میکند تا تحلیل های وضعیت جاری شرکت و رویکرد ها بسمت دستیابی به اهداف استراتژیک مورد ارزیابی قرارگیرند و در صورت نیاز دردوره های دیگری نیز انجام شوند.
- سازمان شما چگونه از موضوع مشارکت و به چه میزان از اثربخش بودن و سود آور بودن آن استفاده می نماید .
مشارک یک منبع کمک کننده به سازمان است ولیکن بایستی بخوبی هماهنگ و پشتیبانی شود .
- اگر شما مسئول ایجاد تغییرا ت استراتژیک در سازمان بودید چه تغییراتی را ایجاد می کردید.
سئوال درباره ی عقایدشان درباره موضوعات میتواند موضوعات جالب توجهی را آشکار ساخته و همچنین نارضایتی ها را آشکارسازد . با توجه به اهمیت طرحریزی استراتژیک ، باید از اینکه سازمان برنامه دقیق و قابل اجرا تهیه میکند ، اطمینان حاصل کنید .
- از منظر عملیاتی سازمان شما چقدر موثر عمل می کند .
تعیین وضعییت کارایی عملیاتی به آشکار سازی علل نهفته در درون فرایند ها در رابطه با علل موفقیت یا عدم موفقیت را برای مهار سازی آنها و یا شتاب بخشیدن به آنها بعمل می آورد.
- چقدر خوب سازمانتان از منابع انسانی بعنوان یکی از مهمترین دارایی هایش در راستای پیشبرد استراتژی هایش و دستیابی به اهداف استفاده می کند. سازمانتان بهدر دهنده استعداد هاست یا از آنها بشکل موثر استفاده میکند؟
یک مسئله اساسی دربسیاری از سازمانها عدم استفاده از منابع موجود سازمان است که شامل منابع انسانی نیز می شود . همکاری اثربخش یک فرد در سازمان در واقعی شدن استراتژی ها یک عامل موثر و کاملا اثبات شده است .
تعیین وضعیت رقابت
- غالبا هرچند وقت یکبار سازمان نسبت به تحلیل وضعیت رقابتی خود می پردازد و برای تحلیل وضعیت مزیتهای رقابتی و غیر رقابتی خود را انجام می دهد تا بتواند حوزه هایی را که برای بهبود به سرمایه گذاری نیاز دارند مشخص سازد؟
تعیین وضعیت چشم انداز رقابتی بصورت منظم یکی از عوامل حیاتی موثر و تعیین کننده در استراتزی جمعی است . در این رابطه بدست آوردن زمان و چرخه تکرار آن کمک شایانی به سازمان در حفظ قدرت رقابتی می کند.
- سازمانتان به چه میزان درک خوبی از تفاوت موضوع قدرت رقابتی با موضوع قابلیت های محصولاتش را داراست ؟ و در استراتژی سازمان به چه میزان این تفاوت شفاف است ؟
این سئوال کمک می نماید تا موضوع رقابت در یک وضعیت روشن و یک راه مشخص در ایجاد و حفظ مزیت های رقابتی موثر باشد .
آینده شناسی
- چشم انداز شرکت شما تا چه اندازه شفاف و مشخص مسئولیتهای سازمانی را در رابطه با آینده تعیین نموده است.؟ آیا جهت گیری سازمانی در راستای درک و شفاف سازی آن می باشد؟
شفاف و قابل درک بودن شرط موفقیت در امور استراتژیک می باشد واین سئوال می تواند به محسوس بودن نمای آینده موضوعات در رابطه با کارکنان کمک زیادی بنماید
- آیا تصویر بلند مدت سازمان در اولویت های امروز یعنی کوتاه مدت قابل مشاهده است ؟ آیا تلاشهای امروزمان در راستای اتصال به آن چیزی که در آینده در رابطه با بازارمان انتظار داریم ، پیش میرود ؟
استراتژی بدون داشتن تصویر و پرسپکتیوی از بلند مدت چیز بدرد نخوری است و داشتن تصویر شفاف از آن با تفکر مستقیم و به آینده آن را ارزشمند می نماید .
- آیا سازمان شما بگونه ای شوق آفرین رشد را در بازار و یا کسب و کارش تجربه می کند که در حوزه عملیاتی آثارش را بتوان مشاهده نمود ؟
این سئوال هم به نوعی دیگر توجه به آینده نگری را تاکید می نماید و همچنین توجه به تمرکز بر موضوع رشد را دنبال می نماید . یافتن ارتباط بین عملیات روزانه و نتایج حاصله از آنها موضوعیبحرانی برای موفقیت در آینده است .
- چشم انداز استراتژیک سازمان شما تا چه حدی اثر بخش است ؟
چشم انداز استراتژیک تصویر شفافی از جایگاهی که شما در بازار خواهید داشت را تعیین می کند . چنانچه بخواهید به این جایگاه دست یابید تعیین برنامه دقیق و اهداف اجرایی و پیاده سازی آن از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
- در زمانی که در حال تدوین و پیاده سازی طرحهای استراتژیک سازمانتان هستید ایجاد تعادل بین اهداف کوتاه و بلند مدت را با تعین اولویت ها انجام می دهید.؟
این سئوال باز هم موضوع تعادل بخشی بین تمرکز بر ارتباط اقدامات امروز در راستای رشد بلند مدت را مورد توجه قرار می دهد .
- به چه میزان اثربخش و سازمان یافته طرحهای سازمانی شما برای بهبود و تکامل دستیابی به اهداف در طول زمان ، عمل می کند؟
تنها داشتن یک سری برنامه ها برای آینده به تنهایی کافی نیست و بایستی به ساخت دهی و منطقی نمودن آن و نیز ایجاد ارتباطات بنحوی که مستقیما به سازمان کمک نماید ، پرداخته شود.
- چگونه اثرات بین عوامل بالقوه منفی که در زمان اجرا و پیاده سازی یک استراتژی جدید بروز می نمایند با نتاییج مثبتی که باید حاصل شوند ، مقایسه بعمل می آید؟
چنانچه بررسی این سئوالات به این نتیجه منتهی شود که سازمان شما به یک استراتژی جدید نیازمند است ، باید اطمینان از این موضوع که ارزش منافع حاصله بیشتر از هزینه های مرتبط با آن باشد . بازخورد این بررسی این خواهد بود که عوامل پیشران و عوامل بازدارنده مقایسه شوند ، تا تصمیم بهینه اتخاذ شود .
توزیع
تعیین وضعیت ارتباطات و همبستگی ها
- از طریق چند اتصال اینترنتی با خارج از سازمانتان ارتباط برقرار می شود؟ ( ازقبیل وب سایت و یا شبکه های اجتماعی )
با بررسی وضعیت اتصال به اینترنت شما به کشف این موضوع که از چه منابعی در اینترنت استفاده می نمایید واقف خواهید شد.
- چند اتصال برقرار شده با سایر کسب و کارها برقرار نموده اید ؟
اتصال با سایر کسب و کار ها این امکان را فراهم می آورد که شما همکاری های جدیدی را شکل داده و فرصت هایی را برای ورود به بازار ها ی جدیدی را بدست آورید . با بررسی این موضوع خواهید توانست استراتژی های جاری را به پیش ببرید.
- چه ارتباط و اتصال با مشتریان وفادار و نیز مشتریان وابسته به شرایط را دارید ؟
حمایت و ارتباط با مشتری خیابانی سود آور است که باعث فروش محصولات و طبعا ایجاد سود میگردد ، بنابراین گسترش سرمایه گذاری سازمانتان در این زمینه باعث می شود که اثربخشی جامعی برای سیستم توزیع شما ایجاد شود .
تعیین وضعیت عمومی نتایج
- وضعیت اثربخشی مدل تحویل سازمان شما چگونه است ؟
مدل تحویل در سازمان شما روشی است که آن چیزی را که برای مشتری تعهد کرده اید بر اساس آن عمل کنید . این روش یک مولفه کلیدی استراتژیک موفقیت شما در بازار است .
- استراتژی توزیع چه میزان از منافع استراتژیک سازمان را تامین می نماید ؟
این مهم و حیاتی است که شما بتوانید دستاورد های استراتژیک و مثبت سیستم توزیع فعلی خود را تعیین نموده و بفهمید که با چه میزان از اثر بخشی این سیستم کار می کند .
- با مشاهده تمامی دستاورد های ممکن ، چه میزان از ریسک در استراتژی توزیع وجود دارد؟
بعبارت دیگر این مهم است که شما میزان ریسک خود در این استراتژی را تعیین کنید . با پاسخ گویی به تک تک این سئوالات می توانید با یک نگاه کلی به موضوعات یک تلیل کلی را بدست آورید .
محصولات و کالاها
تعیین وضعیت بازار شما
- وضعیت رتبه شمادر بازار محصولات متمایز شده دیگران چگونه است ؟
اهمیت این سئوال در این است که شما بایستی دقیقا جایگاه محصولتان را با سایر رقبا تعیین نموده و درک کنید با چه وضعیتی و تا چه حدی در بازار نفوذ می کنید . این سئوال را در زمانی که محصول را مورد بررسی قرار میدهید نیز بعمل آورید .
- مشتری شما با چه هزینه و یا به چه میزان از راحتی می تواند پیشنهاد رقیب شمارا بجای پیشنهاد شما بپذیرد؟
این مهم است که شما درک کنید مشتری شما چگونه به محصول شما وابستگی دارد و آن را ارزیابی نموده و چقدر برایش ارزش دارد.
- هر چند وقت یکبار شرکت موضوع رقابت را برای تعیین وضعیت مزایای رقابتی خویش و یا نقاط ضعف در این زمینه برای سرمایه گذاری لاز م برای پیشبرد استراتژی ها در نقاطی که نیاز به بهبود دارند را انجام میدهد؟
این سئوال برای این است که شرکت یا سازمان شما به این موضوع واقف شود که تحلیل های شما از قدرت رقابتی تان در یک راستای صحیح و واقعی انجام می شود.
- بر مبنای دانش شما از وضعیت پیشبرد و ترویج خدمات جاریتان ، چه محدودیت های داخلی برای فروش خدما ت به مشتریان وجود دارد؟
با تعیین موانع فروش خدمات ، شرکت تان می تواند راههایی را برای حذف این موانع بدست آورد تا استراتژی هایش را اجرا نماید .
- به چه میزان از تناسب و خوبی سازمانتان برای انجام خدمات و کالاهای مورد نظر مشتریان ، از منابع موجود استفاده می کند؟
این سئوال مشخص می کند که سازمان شما در زمان بررسی وضعیت ارایه پیشنهاد به مشتریان و یاخریداران کالاهای شما ، با چه دقتی از منایع استفاده می کند.
- سازمانتان چگونه برای پاسخ به نیاز بازار با آن همتراز می شود؟
شما نه تنها بایستی آنگونه تولید کنید که استفاده از منابع را در راستای انجام تعهدات خود را بصورت کامل انجام دهید ، بلکه بایستی به بازار هدف خود نیز پاسخ کامل بدهید.
ارزیابی ارزش مشتریان
- آیا محصولات شما در رابطه با موضوع نواوری بگونه ای برای مشتری عمل می کنند که با نیاز ها تطبیق پذیر بوده و قابل استفاده و با کارایی مورد نظر آنها باشند؟
هرچه سازمان شما نو آور تر باشد ، ارزشتان در نظر مشتری بالاتر می رود، زیرا نوآوری عنصر کلیدی موفقیت هر نوع محصولی می باشد .
- محصولات سازمان به چه میزان از دقت و تناسب انتظارات مشتریان را براورده مینماید و مشکلات آنها را حل می کنند؟
برای اینکه این ارزیابی از انتظارات و نیز رفع نیاز ها بگونه ای واقعی و اثر بخش این اطمینان را ایجاد کند بایستی آن را در پیشنهادات به مشتران بطور واقعی ببینید.
- سازمانتان هر چند وقت یکبار ایده ها و پیشنهاد هایی را به مشترانش میدهد که ارزشی جدید را برای آنها ایجاد میکند تا ارتباط آنها را حفظ نماید؟
این سئوال برای درک این موضوع است که شما بتوانید سرزندگی سازمانیتان را در ارتباط با مشتری مداری و حفظ ارزش های مرتبط دریابید .
آینده شناسی
- جهت گیری و وضعیت نوآوری در سازمان ما چگونه است ؟ بر محور مسایل امروز یا پنج سال بعد یا ده سال بعد است ؟
یک تاکتیک اصلی در موفقیت استراتژی های سازمانی این است که شما با چه وضوح و متکی به چه نوآوری های مطالعه شده ای عمر محصولات خود را تجسم و برآورد نموده و آن ها را در راستای یک نقشه راه واقع بینانه ارزیابی می کنید .
- آیا سازمانتان استراتژی های متعدد و متمایزی برای موضوعات مشتری مداری و نو آوری داشته و برای آنها طرح و برنامه جامع تهیه نموده است ؟
این سئوال چند وجهی تعیین می کند که شما با چه میزان از آگاهی به برنامه ریزی برای دستیابی به اهداف استراتژی در آینده کار را به پیش می برید .
قیمت گذاری و پیشبرد
تعیین وضعیت قیمت گذاری
- با ملحوظ نظر داشتن مولفه هایی مانند رقابت و زمانبندی ارایه تخفیف ها ، آیا سازمان شما بر اساس یک قیمت گذاری صحیح و واقع بینانه ، به ارایه تخفیف می پردازد ؟
تخفیف ها ، در زمانی که بدرستی عمل شوند ، بصورت یک تاکتیک موثر و ارزشمند عمل می کنند ، این سئوال برای ان است که شما نحوه عملکرد و تناسب این موارد را ارزیابی نمایید .
- آیا نحوه قیمت گذاری ها در سازمان شما بگونه ای در تناسب با نحوه تامین و قیمت های منابع مورد نیاز برای انجام تعهدادتان عمل می نماید؟
این سئوال توجه شما را به این موضوع جلب می کند که درقیمت گذاری متوجه آسیب ها و ضرباتی که ممکن است از ناحیه قیمت های منابع مورد نیاز تان باشید و این کار را در مقایسه با رقبا و کالاهای مشابه انجام دهید .
تعیین وضعیت پیشبرد
- آیا سازمانتان خود پیشران است و اینکار را به کمک کارکنان خود انجام می دهد ؟ آیا آنها این کار را فعالانه انجام می دهند؟
یکی از منابع مهم سازمانها که در استفاده از آن غالبا غفلت می شود ، کارکنان آن سازمان هستند . کارکنان اگردارای انگیزه و همبستگی با اهداف سازمان باشند مهمترین عامل پیشبرد استراتژی ها خواهند بود .
- سازمانتان در رابطه با تعیین سطح درخواست های مشتریان به چه میزان از زیرکی و هوشیاری و اثر بخش ، عمل می نماید؟
تعیین سطح میزان واقعی معاملات شما در رابطه با محصولاتتان بدون در نظر گرفتن برنامه های تبلیغاتی از موضوعات مهم در تعیین و پیاده سازی استراتژی هاست و می تواند به تعیین دقیق استراتژی ها کمک نماید .
- استراتژی های فضای دیجیتالی در سازمانتال هرچند وقت یکبار و چگونه مورد ارزیابی قرا می گیرد تا اخبار و قابلیت ها را مدیریت نماید ؟
استراتژی فضای مجازی باید بصورت مکرر و مرتب مورد ارزیابی قراگیرد تا اثربخشی خود را حفظ نماید. این سئوال برای تاکید این تکرار منظم تدوین شده است .
- آیا وب سایت شما بگونه ای هست که جذابیت و راحتی کار را داشته باشد بنحوی که باعث شود مجددا از سوی بازدید کننده بازدید شود؟
سایت خود را بگونه ای ارزیابی و تحلیل کنید که از نگاه مراجعه کننده باشد و نیز این تحلیل حضور شما در این فضا را اثربخش بداند.
تعیین وضعیت فروش
- سازمانتان به چه ترتیب اطمینان بخشی از وفاداری مشتریان فعلی در خصوص پیشنهادات و یا محصولات شما ، آگاه شده و ب آن اساس از آینده نیز اطمینان می یابد؟
بازاریابی مبتنی بر وفاداری یکی از مهمترین ابزار های بازاریابی است که وضعیت پیشرفت استراتژی ها را نشان می دهد. این ابزار میزان واقعی انگیزه ها را در رابطه با بازار و محصول و مشتری تعیین می کند.
- هرچند وقت یکبار سازمانتان چرخش هدایت از پتانسیل های بازار بسمت بازار واقعی را انجام می دهد؟
این سئوال زیر بنایی برای این است که سازمان بتواند مسایل مرتبط با فروش را بگونه ای واقع بینانه آشکار ساخته و بتوان برای بهبود آنها برنامه ریزی و یک وضعیت بهتری برای فروش بصورت جامع تهیه شود.
