1- سابقه
اين دستورالعمل با توجه به نياز مؤسسات و شرکتها با توجه به اهداف ذکر شده تدوین شده است و مطابق با شرایط هر موسسه تطبیق می یابد .
2- مقدمه و هدف
مديران در دوران مديريت خود در سازمانها اقداماتي بعمل مي‌آورند، تصميماتي مي‌گيرند و از خود يادگارهایي را بجا مي‌گذارند كه اغلب خود نمي‌توانند بگونه‌اي يكپارچه و بانگرش سيستمي آن را تحليل نموده و به مشتريان داخلي (كاركنان) و خارجي سازمان خويش عرضه بدارند. در واقع مستندسازي اين دستاوردها از اهميت ويژه‌اي برخودار است. با توجه به اهميت تاثيري كه اين امر در برنامه‌ريزي‌هاي استراتژيك و نيز عملياتي سازمانها در آينده دارند، غفلت از آنها باعث آن خواهد شد كه بخشي از دانش سازماني كه بصورت ضمني در سازمان وجود دارد به سازمان و مشتريان منعكس نشده و ارزش آنها به مرور زمان از يادها رفته و فراموش شود.
رسالت مدیران آینده نگر در حوزه‌هاي مديريتي خود ايجاب مي‌نمايد كه بدين امر فارغ از مسايل شخصي پرداخته و آن را ارزش نهاده و با مستندسازي و تحليل آن بگونه‌اي واقعي اين دستاوردها را به ديگران منعكس نمايند. اغلب مديران در كشورهاي پيشرفته اين امر را با نوشتن خاطرات خود به ديگران منتقل مي نمايند كه نمونه‌هاي پر اهميتي از آنها را در كتابهاي بزرگان مديريت در كشورهاي ژاپن و آمريكا مي‌توان يافت. كتابهاي منتشر شده توسط ماتسوشيتا، بيل گيتس،جك ولش و سايرين مؤيد اين امر ميباشد.
شركت‌هاي و سازمان های پيشتاز از اين امر مهم غفلت نمي‌نمايند و با اين موضوع بصورت جدي برخورد نموده و اين دستاوردها را براي بهره‌گيري كاركنان و مديران مياني و محققان علوم مديريت بگونه‌اي سازمان يافته دنبال مینمايند. بنابراين در یک مستند سازی عمومی از یک سازمان موارد زير مورد توجه مي‌باشند:
• شناسايي وضعيت اوليه سازمان در آغاز فعاليتهاي آن مديريت
• تاريخ‌نگاري وقايع و نتايج و دستاوردهاي درون موسسه‌اي
• تعيين راهبردهاي اصلي كه منجر به حصول نتايج و دستاوردهاي آن مديريت شده است
- تحليل‌هاي موضوعي در ارتباط با مدل سرآمدي سازماني در حوزه‌هاي مختلف كيفيت، برنامه‌ريزي ، برنامه‌ريزي عملياتي، مشتريان و غيره براساس مدل EFQM
• دستاوردهاي مديريتي منحصر بفرد در سازمان
• تدوين متون و كتب و ساير ابزارهاي نوين همانند مالتي مديا و فيلم
هدف از تهيه اين دستور العمل، يكسانسازي رويههاي متفاوتي است كه براساس سليقه افراد مختلف در يك برنامه مستندسازي مديريت ممكن است مورد استفاده قرار گيرد. البته ابراز سيلقه در نوع نگارش، نوع عرضه به موضوعات هنري برميگردد كه از اين موضوع مستثني ميباشد. يكسانسازي رويه در حقيقت متدولوژي موضوع مورد مطالعه ميباشد. به همين منظور تعاريف زير براي شروع كار ارايه شدهاند تا مفاهيم بنيادي در نظر اعضاي گروه كار، كارفرما و يا هر كارشناس مستقل متفاوت نباشد.
3- مباني و اصول
مستند سازی تجربیات مديريتي فرایندی است که طی آن توصيف وقایع و موضوعات مرتبط با اتخاذ تصمیمات واعمال مدیریت بر فرایندهای سازمانی بصورت عامبرای دست یابی به یک هدف انجام میشود. ثبت و ارایه تجربیات مديريتي به دیگران اگر بصورت مکتوب انجام شود خواننده را وا مي‌دارد تا خود را در نقش تصميم گيرنده ذکر شده قرار داده و ضمن آموزش غیر مستقیم دانش خود را در زمینه های بسیار نادر بالا ببرد.
در تعریف فرایند مستند سازی تجارب به ویژه تجارب مدیریتی رویکردهاي متفاوتی بر حسب سازمان ، مخاطبان ، کاربرد نهایی و هدف مستند سازی میتوانند مورد توجه باشند . براي مثال به موارد زیر اشاره می شود .
• رویکرد هدف مدار، که طی آن تجارب مبتني برهدفی که ارزشهای خاص آموزشی و یا الگو سازی را دنبال می نماید .
• رویکرد شکل محور ، که طی آن تجارب بصورت تاریخچه ای و توصیفی انجام می شود و نتیجه گیری را به عهده خواننده می گذارد.
• رویکرداطلاعات محور ،که طی آن تجارب بصورت ارایه همرام با اطلاعات و نتایج تحقيق ارایه می شوند .
- مديران در سطوح مختلف سازمانها، این تجربیات را برای کاربرد های درون سازمانی و یا مخاطبان عمومی که با موضوع سرو کار دارند می توانند ثبت و مستند ساری نمایند .در کاربرد های درون سازمانی تکیه بر تدوین متون شامل متن و تصوير و جداول و نقل قولها و نتایج تهيه مي شوند.
ویژگی های مستندات با کیفیت
ثبت و مستند سازی تجربیات میواند بشکل گروهی و سازمانی یا فردی باشد . اما همه آنها بایستی که به گونه ای تدوين شده باشند که بتواند به هدف اصلی خود دست یابند .بنابر این باید دارای ويژگيهایی باشند که بصورت عمومی در آنها رعایت شود و همچون یک داستان یا فیلم جذاب مخاطب را جذب نماید . برخی از این موارد بشرح زیر هستند.
1. روشن و شفاف بودن هدف: يک تجربه مستند شده خوب بايد از ابتدا هدف را بصورت روشن بيان دارد.
2. دارا بودن فرصت خود آموزی و يادگيري از آن
3. انعطاف : ایجاد تمایل و ترغیب خوانندگان در سطوح مختلف سازمانی تا حد امکان .
4. نوآوری موضوعی و طرح سووال در ذهن خواننده
5. ساختار مناسب : طرح موضوعات و نتایج و مراحل مختلف آن بصورت منطقی و شفاف
6. واقعيت:طرح موضوعات نباید توهمی بوده بایستی متکی به حقایق و واقعیات قابل درک و قابل استفاده برای مخاطبان باشد.
7. در مستند سازی موضوعاتی که پیچیده ترهستند ،ارتباط بين فرضیات و موضوعات تجربه در بخش تحليل ارائه مي شود نه در متن توصیفی و خواننده با یک روال متدولوژیک موضوع را دنبال می نماید.
8. مطالب معمولاً در زمان گذشته و به صورت سوم شخص نوشته مي شود مگر اینکه تاکید بر خاطره نگاری باشد.
4- روش انجام كار
براساس آنچه كه بعنوان تعاريف ذكرشان رفت فعاليتهاي اصلي بصورت زير قدم به قدم انجام ميشوند:
سوالات طرح مستند‌سازی مدیریت برای تعین چهارچوب اولیه میتواند بر محور های زیر شروع شده و بر اساس توانایی و طرح موضوعات از سوی مدیران ادامه یابد .
- تاریخ شروع مدیریت شما در این شرکت.
- طی این مدت چند بار هیات مدیره تغییرات نموده‌اند و در چه فواصلی؟
- چند مقطع تاریخی که در شرکت مهم است بفرمائید؟
- چند واقعه که در شرکت مهم است بفرمائید؟
- چند اتفاق اجتماعی در این مدت در بیرون از شرکت مهم بوده‌اند و بر شرکت تأثیر گذاشته‌اند بفرمائید.
- چند مشخصه اصلی از شرکت که در زمان شروع تصدی شما مهم بوده اند بفرمائید (چند مشخصه نقاط قوت- چند مشخصه نقاط ضعف)؟
- مهمترین مشخصه در زمان شروع تصدی شما چه بوده است؟
- چند مشخصه اصلی در شرکت در این مقطع تاریخی چیست؟
- بنظر شما چند دوره تحولی(راهبردی) در شرکت می‌توان برشمرد و در چه مقاطعی؟
- بنظر شما کدامیک از عوامل زیر بیشترین تأثیر را در تحولات فوق داشته‌اند؟
مدیریت ارشد- مدیریت میانی- عوامل فناوری- عوامل انسانی
- سازمان مادر(سهامداران اصلی) شرکت چه نقشی در فرایندهای تصمیم‌گیری را دنبال کرده‌اند.سازنده و اثربخش- منفعل- بازدارنده؟
- آیا مدیریت در شرکت دارای مدل خاصی است؟
- موفقیت‌هایی که در سطح ملی بدست آمده کدامند؟
- آیا تاریخچه‌ای از فعالیت‌های شرکت و تأسیس و تکامل آن وجود دارد؟
5- روش تحقيق
براساس منابع و مأخذي كه ذيلاً به آنها ا شاره شده است متناسب با هر يك از مراحل اصلي استفاده بعمل آمده و اطلاعات جمعآوري شده در يك آرشيو نگهداري ميشوند:
- روش تحقيق بصورت مصاحبه
- استفاده از یکی از مدلهای سرآمدی سازمانی
6- جمعآوري اطلاعات
جمعآوري اطلاعات بصورتهاي زير بايستي انجام شود:
الف: اطلاعات افراد ( شامل مديران فعلي- مديران قبلي و مديران مياني).
ب: اطلاعات مؤسسه- شامل اطلاعات كتابخانه، آرشيو، خاطرات كاركنان، عكسها و گزارشهاي هيأت مديره، گزارشهاي عملكرد ساليانه در شركت و يا در سازمان مادر.
ج: اطلاعات ساير مراجع، كتابخانههاي عمومي، مركز اسناد ملي، كتابخانه ملي، سازمان مرتبط، وزارتخانه مرتبط.
د: جمعآوري اطلاعات بصورت مصاحبه با افراد مرتبط در خانواده در موضوعات اجتماعي، در ميان دوستان و ساير موارد مشابه.
ه. جمعآوري اطلاعات از منابع اينترنتي.
و. جمعآوري اطلاعات تاريخچهاي از منابع عمومي مثل روزنامه، مجلات، بولتنهاي درون مؤسسهاي و هر نوع ديگر.
پس از آنكه اطلاعات در يك دوره تعين شده زماني، جمعآوري شدند، فرايند جمعآوري اطلاعات پايان نيافته است و تا آخرين روزهاي تحقيق بايستي به آن توجه داشت. زيرا بدستآوردن يك اطلاع جديد ممكن است در نوع و روش تحقيق و نيز نتايج تجزيه و تحليلها كاملاً اثر بگذارد. بهرحال پس از طي دورهي اوليه بايستي موارد زير را در فرايند جمعآوري اطلاعات در نظر داشت:
الف) سازماندهي اطلاعات
ب) تعين ميزان قابليت اعتماد به اطلاعات و رتبهبندي آنها.
