پنج استراتژی برای انجام کار بیشتر در زمان کمتر

مدیریت زمان

الیزابت گریس ساندرز

۷ ژانویه ۲۰۱۹

 به این نکته توجه کنید که کارهایی را که احتمالاً با سبک کار فعلی خود انجام می دهید انجام داده اید. برای آنها شما اولویت بندی ، برنامه ریزی و واگذار کرده اید . در نهایت سعی کرده اید که تمرکز کنید . اما توجه به مرز بعدی برای شما در باره افزایش کارآیی است به طوری که وقت کمتری گذاشته ولی باز هم یک کار خوب انجام دهید.

اینکه دقیقاً کدام استراتژی برای شما بهتر خواهد بود ، با توجه به تفاوت  شخصیت و به موقعیت  این موضوع متفاوت است. اما  من به عنوان یک مربی مدیریت زمان که با افرادی کار می کند که باید در مدت زمان کمتری کار بیشتری انجام دهند ، متوجه شده ام که با استفاده از یکی از این پنج استراتژی می توانید ساعت های بسیاری را در هفته کار خود صرفه جویی کنید.

انتظارات واقعی را  شفاف کنید

وقتی یک کار مهم را به عهده می گیرید ، با همه ذینفعان کلیدی در مورد آنچه از شما انتظار دارند صحبت کنید. شاید آنها به یک ارایه  پاورپوینت نیاز داشته باشند ، یا شاید آنها این کار را نکنند. شاید آنها به کار A + نیاز داشته باشند یا شاید B + خوب باشد. شاید آنها نیاز به یک برنامه جامع داشته باشند یا شاید فقط یک طرح اولیه موضوع را حل کند.

یکی از مراجعان مربیگری من که در صنعت مالی فعالیت می کند ، وقتی برایش روشن شد که در بعضی موارد ، تمامی آنچه که لازم بود  ، اطلاعات کافی برای رسیدن به تصمیم یا عدم تصمیم گیری بود ،  بنابر این برخی روزهای کاری را صرفه جویی کرد. در همه موقعیت های کاری افراد لزوما  یک تجزیه و تحلیل جامع و عمیق را انجام نداده اند.

با روشن کردن و شفاف سازی آنچه در واقع لازم است و اینکه در چه سطحی هستید ، می توانید ساعت های زیادی را در تصمیم گیری در مورد انجام کارها و نیز انجام کارهای خود صرفه جویی کنید.

از مواد قبلی دوباره استفاده کنید

توانایی شما برای کاهش زمان با استفاده مجدد و بازیافت کار بسته به مسئولیتهای خاص شما متفاوت خواهد بود. اما در جایی که می توانید در باره موضوعی متنی را کپی و ویرایش کنید این کار را بکنید. این امر می تواند از طریق ایمیل ، ارائه ، آموزش ، پیشنهادات و تقریباً هر نوع فعالیت دیگری که در موضوعی که با آن مواجه هستید با آن ارتباط برقرار می کنید ، اتفاق بیفتد.

شما و تیم شما با انجام سریالی کار بیشتری انجام می دهید.

این استراتژی برای مددجویان مربیگری که با  من کار می کنند و یا افرادی که  به آنها تدریس می کنند ، بسیار مفید است. وقتی برای فشرده کردن زمان اصرار دارید ، مثلا برای به روزرسانی کامل تعمیرات اساسی  ، از چیزهایی که قبلاً برای صرفه جویی در وقت و ارائه بهترین مطالب استفاده کرده اید ،  دوباره استفاده کنید. سخنرانان برتر تمایل دارند که همان سخنرانی را بارها و بارها بیان کنند زیرا تمرین شان کامل می شود.

ایجاد قالب ها و چک لیست ها

برای سرعت بخشیدن به روند کار خود در مورد موارد معمول ، یک الگو یا یک چک لیست تهیه کرده و یا مواردی را پیدا کنید که می توانید از آنها استفاده کنید. به عنوان مثال ، من یک الگوی ایمیل  دارم که هر سال آن را پر می کنم تا اطلاعات مالیاتی پایان سال خود را به حسابدار خود ارسال کنم.  در مورد دیگر ، من یک چک لیست ماهانه مالی را استفاده می کنم.

ممکن است برای فعالیتهایی مانند جمع آوری گزارش های هفتگی ، سخنرانی ها یا برنامه های جلسات ، الگوهای لازم را لازم داشته باشید. همچنین ، شما می توانید این موارد با ارزش را برای برنامه ریزی های هفتگی ، جلسات و یا سایر فعالیت های مکرر خود پیدا کنید. هر دو قالب و چک لیست ها به شما این امکان را می دهند کار بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید زیرا نیازی نیست که هر وقت کهلازمست کاری را انجام دهید یا تصمیم گیری در مورد بعدی انجام دهید، تمامی موارد را از نو دنبال کنید. می توانید این قالب ها و لیست ها را در یک سیستم  نگه دارید ، اما من می دانم که اغلب ثبت آنها در یک قالب نرم افزار ورد کافی است.

درباره موضوع مکالمه کنید

بسته به آنچه برای تحقیق نیاز دارید ، می توانید با به اشتراک گذاشتن کارهایی که به صورت کلامی انجام داده اید ، در وقت صرفه جویی کنید. به عنوان مثال ، شاید مدیر شما از شما بخواهد درباره یک موضوع خاص تحقیق کنید. به جای نوشتن یک متن رسمی ، مکالمه درباره آن ممکن است اهداف شما را در زمان  کمتری از یادداشت برداری به  انجام برساند .  سپس درمورد یافته های خود در طی یک جلسه و در رو  صحبت کند.این استراتژی همچنین در صورت نیاز به برقراری ارتباط با مفاهیم انتزاعی تر ، مانند طراحی ، می تواند خوب عمل کند. یکی از مراجعان مربیگری من برای برقراری ارتباط با یک معمار از طریق صحبت کردن یا ترسیم افکارش به جای تلاش برای نوشتن آنها ، خیلی سریعتر جواب خود را پیدا کرد.

جعبه زمان کار شما

سرانجام ، یک استراتژی برای انجام کار خوب در زمان کمتر، این است که چقدر وقت برای یک کار خاص یا بخشی از یک کار صرف خواهید کرد. آن را تعیین کرده  و به آن پایبند باشید. به عنوان مثال ، اگر تمایل به سرمایه گذاری بیش از حد معمول در مرحله تحقیق دارید ، ممکن است بخواهید یکی دو ساعته به نتیجه برسید.  یا اگر برای تهیه پیش نویس اولیه کار می کنید ، باید تصمیم بگیرید که چقدر می خواهید برای تهیه متن تایپ شده وقت بگذارید.  با تفکر جعبه زمان و تعیین محدوده زمانی تضمین نمی شود که کار را در زمان مشخص انجام دهید. با این حال، قطعاً می تواند به تمرکز شما کمک کند.

همه ما محدودیت های خود را داریم بنابراین نمی توانم قول بدهم که همه چیز با استفاده از راهکارهای فوق انجام خواهد شد. اما وقتی این تکنیک ها را به کار می برید ، می توانید در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید.