6 اکتبر 2020 -دن مارکوویتز
کتاب‌های اختصاص داده شده به حل مسئله بر اهمیت درک عمیق مسئله قبل از اجرای اقدامات متقابل تأکید دارند. بسیاری از آنها (از جمله کتاب من!) به این ضرب‌المثل چارلز کترینگ اشاره می‌کنند که “مسئله‌ای که به خوبی چارچوب‌بندی شده باشد، مسئله‌ای است که نیمه‌حل شده است.” اما دقیقاً یک مسئله “به خوبی چارچوب‌بندی شده” چیست؟ من قبلاً در مورد برخی از اشتباهات آشکاری که باید از آنها اجتناب کرد – ارائه یک راه‌حل به شکل یک مسئله و تکیه بر کلیات به جای جزئیات – نوشته‌ام. حالا بیایید در مورد اهمیت انتخاب کلمات صحبت کنیم.
من به عنوان یک دانشجوی رشته زبان انگلیسی در دانشگاه و معلم سابق زبان انگلیسی دبیرستان، مستعد تمرکز بر قدرت زبان هستم. اما این فقط بحث جر و بحث بر سر معانی نیست. کلمات مهم هستند. آنها مسیر سفر حل مسئله ما را تعیین می‌کنند. یک تغییر کوچک در انتخاب کلمات می‌تواند ما را به مجموعه‌ای کاملاً متفاوت از اقدامات متقابل سوق دهد، همانطور که مطمئناً یک تغییر کوچک در زاویه، یک ماهواره را به جای مدار مفید، به فضای بیرونی پرتاب می‌کند.در اینجا دو نکته مهم وجود دارد که به طور چشمگیری بر حل مسئله شما تأثیر می‌گذارد.
موضوع چیست؟
شرکتی که من با آن کار کرده‌ام، مدت‌هاست که از عدم پیشرفت در ایجاد فرهنگ بهبود مستمر ناامید شده است. بسیاری از کارمندان در برنامه کمربند سبز شرکت شرکت می‌کنند و یک پروژه را تکمیل می‌کنند، اما تنها حدود ۱٪ از آنها پروژه دوم را برای کمربند زرد انجام می‌دهند.
این سه عبارت مشکل را در نظر بگیرید:
- فقط ۱٪ از کمربند سبزهای ما پروژه دوم را انجام می‌دهند.
- مدیران ما فرهنگ بهبود مستمر را پرورش نمی‌دهند.
- شرکت ما هر سال فقط ۱۰ پروژه کمربند زرد/مشکی را تکمیل می‌کند.
هر سه مورد، یک مسئله اساسی را که بر شرکت تأثیر می‌گذارد، بیان می‌کنند – اینکه به اندازه‌ای که تیم رهبری می‌خواهد، پروژه‌های بهبود دریافت نمی‌کند – اما بیان هر یک، تفاوت مهمی در نحوه برخورد شما با مشکل ایجاد می‌کند.
اولین بیان مسئله، تمرکز تحقیق ما را بر روی کارمندان کمربند سبز قرار می‌دهد. ما به انگیزه‌ها و انتخاب‌های آنها نگاه می‌کنیم. بیان مسئله دوم، تمرکز را بر روی مدیران قرار می‌دهد. این باعث می‌شود که ما بررسی کنیم که مدیران چگونه تصمیم می‌گیرند چه کاری باید در حوزه‌های خود انجام شود. سومین بیان مسئله بر روی کل شرکت تمرکز دارد – چه چیزی اولویت بالایی دارد، چگونه منابع تخصیص داده می‌شود و چه نوع کاری به رسمیت شناخته شده و پاداش داده می‌شود.
تغییر تمرکز منجر به انواع مختلفی از اقدامات متقابل می‌شود. اگر بر روی کارمندان تمرکز کنیم، می‌توانیم سیستم ارزیابی عملکرد و جبران خسارت را تغییر دهیم تا آنها را به انجام پروژه‌های بیشتر تشویق کنیم. اگر بر روی مدیران تمرکز کنیم، ممکن است آنها را در مورد نیاز به اختصاص زمان برای تیمشان برای انجام کارهای اضافی که مستقیماً به مسئولیت‌های اصلی آنها مربوط نمی‌شود، راهنمایی کنیم. اگر بر روی شرکت تمرکز کنیم، احتمالاً مدیرعامل را وادار می‌کنیم که در مورد میزان زمانی که از کارمندان انتظار دارد برای بهبود صرف کنند، تجدید نظر کند. یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) برای پشتیبانی از تکمیل پروژه ایجاد کنید؛ و دید و اعتبار تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه را افزایش دهید.
چگونه مشکل را اندازه‌گیری می‌کنید؟
فرض کنید مشکلی که با آن مواجه هستید، سطح پایین نوآوری است. در اینجا سه صورت مسئله احتمالی وجود دارد:
- ما به اندازه رقبای خود نوآور نیستیم.
- ما فقط یک محصول/خدمات جدید را هر سال به بازار عرضه می‌کنیم.
- فقط ۵٪ از درآمد ما از محصولاتی که در سه سال گذشته توسعه یافته‌اند، حاصل می‌شود.
اولین صورت مسئله مبهم و به خوبی تعریف نشده است. با این حال، شما را به تحقیق در مورد اندازه‌گیری سوق می‌دهد. چگونه نوآوری را اندازه‌گیری می‌کنید؟ رقبای شما چگونه آن را اندازه‌گیری می‌کنند؟ آیا تعداد محصولات و خدمات جدید یا ارزش/درآمد آن محصولات و خدمات جدید را اندازه‌گیری می‌کنید؟ اگر هر سال فقط یک محصول جدید را به بازار عرضه می‌کنید، اما همیشه موفق است، آیا مهم است؟ آیا کیفیت از کمیت مهم‌تر است؟ رقبای شما از چه معیارهایی استفاده می‌کنند؟
دومین صورت مسئله شما را به بررسی فرآیندی که نوآوری‌ها از طریق آن به بازار عرضه می‌شوند و همچنین فرهنگ پیرامون نوآوری سوق می‌دهد. چند ایده جدید در کمیته رد شدند؟ چه معیارهایی برای تعیین اینکه آیا چیز جدیدی به بازار عرضه شود یا خیر، استفاده می‌شود؟ آیا افراد از شکست می‌ترسند، یا محیطی دارید که ریسک‌پذیری را تشویق می‌کند؟ آیا افراد برای نوآوری (یا تلاش برای نوآوری) اعتبار دریافت می‌کنند، یا معمولاً افراد با بالاترین رتبه اعتبار دریافت می‌کنند؟
سومین بیان مشکل، شما را به بررسی قیمت‌گذاری، تبلیغات و جایگذاری محصولات و خدمات جدید سوق می‌دهد. شاید موتور نوآوری شما به آرامی کار می‌کند، اما بخش فروش و بازاریابی فاقد مهارت و تجربه لازم برای بهره‌برداری از چیز جدید است. تیم فروش در شرکتی که من با آن کار کردم، در ارائه طرح‌های جدید احساس راحتی نمی‌کند. آنها به شدت به اقلام قدیمی‌تری که فروش آنها برایشان راحت‌تر است، تکیه می‌کنند و در نتیجه به محصولات جدید فرصت مناسبی برای تثبیت خود در بازار نمی‌دهند.
برای روشن شدن، هیچ مشکلی در هیچ یک از موارد زیر وجود ندارد:
چارچوب‌های الکترونیکی برای این مشکلات. با این حال، مهم است بدانید که انتخاب کلمه در بیان مسئله شما تأثیر فوق‌العاده‌ای بر مسیر تلاش‌های شما برای حل مسئله و اقدامات احتمالی شما دارد. دفعه بعد که با مشکلی روبرو شدید، سعی کنید موضوع یا معیار اندازه‌گیری را تغییر دهید و ببینید که چگونه بر دیدگاه شما تأثیر می‌گذارد.
درباره نویسنده
دن مارکوویتز
دن مارکوویتز رئیس شرکت مشاوره مارکوویتز است، شرکتی که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از طریق به‌کارگیری اصول ناب در کار دانش، سریع‌تر، قوی‌تر و چابک‌تر شوند. او عضو هیئت علمی موسسه Lean Enterprise است و در برنامه مطالعات مداوم دانشگاه استنفورد تدریس می‌کند. کتاب او با عنوان “ساختن سازمان متناسب” جایزه تحقیقاتی شینگو را دریافت کرده است.
