3 دسامبر 2024 -دیوید ریزاردو
یکی از ویژگی‌های اولیه فرهنگ ناب – که با اصل “احترام به افراد” ناب همسو است – نیروی کاری است که درگیر بهبود فرآیندها برای افزودن ارزش مستمر برای مشتریان است. و رهبران در همه سطوح باید با کارمندان همکاری کنند و به آنها گوش دهند تا بتوان مشکلات را آشکار کرد و روند بهبود را انجام داد.
با این حال، یک پیش نیاز آشکار برای این اقدام همکاری وجود دارد که نباید فرض شود … کارکنان باید مایل به مشارکت و صحبت باشند! بی میلی به مشارکت معمولاً دلایل ریشه ای قابل شناسایی دارد که باید به آنها رسیدگی شود. در اینجا به چند مورد از این موضوعات خواهیم پرداخت.
در زیر برخی از اظهارات ساده وجود دارد که همکاران شرکت باید به طور آشکار با آنها ارتباط برقرار کنند تا اطمینان حاصل شود که مشکلات پنهان نمی ماند و تلاش های بهبود متوقف نمی شود.
من اشتباه کردم!
من یک مشکل دارم!
من به کمک نیاز دارم!
من یک ایده دارم!
من یک نگرانی دارم!
من به آموزش بیشتر نیاز دارم!
بله، جملات ساده، اما متأسفانه، بیان این جمله های کوتاه همیشه برای ما انسان ها آسان نیست. یک بازو همیشه به سرعت بلند نمی شود تا این واقعیت را برجسته کند که ما فقط اشتباه کردیم. و کسی که یک ایده بهبود دارد، اگر نگران واکنش‌های منفی همسالان باشد یا اینکه این ایده حتی ممکن است کار کند ، برچسب شکست خورده باشد، ممکن است آن را برای خود نگه دارد.
به همین دلیل است که مفهوم ایمنی روانی برای توسعه فرهنگ ناب بسیار حیاتی است. محیطی را ایجاد می کند که در صورت نیاز، بیان این اظهارات را راحت تر می کند.بنابراین، واقعاً ایمنی روانی چیست؟ تعریف کاری که من پیشنهاد می کنم به سادگی این است:
- ایمنی روانشناختی باوری است که به فرد امکان می‌دهد آشکارا بدون ترس صحبت کند.
- بدون ترس از چه؟ بدون ترس از تمسخر، توبیخ، تنبیه یا هر گونه واکنشی که باعث خجالت یا پیامدهای منفی دیگر شود.
اصطلاح “ایمنی روانی” از دهه 1960 به طور متناوب در صفحه رادار تجاری ظاهر شد. مفهوم جدیدی نیست. و اگرچه استاد مدیریت، دکتر دبلیو. ادواردز دمینگ از برچسب ایمنی روانشناختی استفاده نکرد، نکته شماره 8 او، «ترس را بیرون کن»، از «14 امتیاز برای مدیریت» او تمرکز بر از بین بردن ترس دارد که از نظر روانی محیط ناامن ایجاد می کند.
بنابراین، چگونه می‌توانیم صحبت کردن را ایمن کنیم تا مشکلات پنهان نمانند، یا ایده‌های بهبود بیکار نمانند و در مغز کسی حبس نشوند؟
مانند بسیاری از جنبه های فرهنگی ناب، با رهبری شروع می شود. نه تنها رهبران رسمی، بلکه هر کسی که وظیفه دارد نیروی کار را برای بهبود فرآیندهای شرکت درگیر کند. این شامل نقش هایی مانند رهبران پروژه و تسهیل کننده های ناب می شود.
در زیر چند اقدام وجود دارد که باید در نظر بگیرید که به ایجاد یک محیط امن از نظر روانی کمک می کند که در آن کارکنان آشکارا صحبت کنند.
1. یک رویکرد تجربی برای تغییر ایجاد کنید. این به طور مستقیم به ترس از شکست می پردازد زیرا هنگام آزمایش، واقعاً هیچ شکستی وجود ندارد: فقط یادگیری وجود دارد. بهبود با تکرار چرخه های آزمایشی یادگیری Plan-Do-Check-Act انجام می شود. نگرش «بیایید آن را امتحان کنیم! بیایید یک آزمایش انجام دهیم!» ما را از ترس این که اگر همه چیز آنطور که انتظار داشتیم پیش نرود، بازگشتی وجود ندارد. “شکست” حتی می تواند به عنوان یک انتظار در هنگام آزمایش راه خود برای بهبود در نظر گرفته شود. از بین بردن، یا حداقل کاهش ترس از شکست، به یک مانع مشترک می پردازد که اغلب افراد را از صحبت و مشارکت باز می دارد.
2. بازی سرزنش را کنار بگذارید. اشتباهات اتفاق می افتد. روی فرآیند تمرکز کنید و با کارمند یا تیم کار کنید تا احتمال تکرار مشکل را از بین ببرید یا کاهش دهید. ترس از سرزنش شدن به دلیل اشتباهات به دلیل تجربیات گذشته با مدیران غیر ناب و سیاست های آنها در بسیاری از افراد ریشه دوانده است. حتی یک چشم غره به موقع از طرف رئیس می تواند آسیب زا باشد. این یک محیط ناامن ایجاد می کند که در آن مشکلات پنهان می مانند – درست برعکس آنچه ما می خواهیم.
این را امتحان کنید: دفعه بعد که شخصی کار درست را انجام داد و برای رسیدگی به اشتباهی که مرتکب شده بود درخواست کمک کرد، از او به خاطر شناسایی یک نقطه ضعف در فرآیند و جلب توجه شما تشکر کنید. امیدواریم که از شوک تشکر برای برجسته کردن یک اشتباه غافل نشوند.
3. از نفوذ همسالان استفاده کنید. افراد معدودی را که همسالانشان به شدت به آنها احترام می گذارند و برای راهنمایی به آنها مراجعه می کنند، درگیر کنید. مردم اغلب به این هم تیمی های محترم توجه می کنند تا ببینند آنها چه می گویند یا انجام می دهند قبل از اینکه آنها نیز به آن ملحق شوند. اگر این تأثیرگذاران را درگیر کنید، اقدامات آنها اساساً به همتایان خود اجازه می دهد. ممکن است کلمات واقعاً گفته نشوند، اما پیام این است: «سلام دوستان، اینجا مکانی امن برای صحبت کردن است. نترس! ادامه دهید و افکار خود را به اشتراک بگذارید!» در طول سفر ناب، زمان زیادی را با این گروه کوچک از افراد بسیار محترم بگذرانید که می توانند متحدان تاثیرگذاری در ماموریت نامزدی شما باشند.
4.روشن نکنید که هیچ ایده یا سوال بدی وجود ندارد. حتی اگر ایده ای امکان پذیر نباشد و نباید دنبال شود، با شروع بحث می تواند بسیار ارزشمند باشد. همچنین، ممکن است ایده ای را ایجاد کند که در واقع ممکن است عملی باشد. یا ممکن است موضوعی خارج از محدوده را برجسته کند که بعداً شایسته توجه است. و ممکن است فرصت آموزشی/کوچینگ، شکاف دانش یا مهارت را آشکار کند. با ایمن کردن صحبت کردن، می توان اطلاعات ارزشمندی را بدون توجه به “کیفیت” ظاهری ورودی به دست آورد.
5. مکانیسم های متعددی برای ورودی ارائه کنید. همه احساس نمی کنند که محل برگزاری جلسه تیم فضای امنی است. برخی از مردم به سادگی از صحبت کردن در یک گروه می ترسند. از آنجایی که ما خواهان همکاری تیمی هستیم، این یک فرصت مربیگری است. به تلاش برای به دست آوردن نظرات آن افراد در تنظیمات گروهی ادامه دهید، اما همچنین با آنها خارج از قالب عمومی که به نظر آنها ناامن است، کار کنید. جلسات منظم برنامه ریزی شده یک به یک همراه با چت های غیررسمی را در نظر بگیرید. فضای امن آنها را برای برقراری ارتباط برای به دست آوردن اطلاعات و توسعه ایمنی آنها در سایر فضاهای کاری پیدا کنید. با افرادی که در حال حاضر هستند کار کنید.
6. رفتار بی احترامی را تحمل نکنید. اگر هم تیمی ها به نظرات یکی از اعضای تیم به شیوه ای غیر محترمانه پاسخ دهند، چه می کنید؟ به عنوان مثال، اگر یک هم تیمی پاسخ دهد که این ایده مضحک یا احمقانه است یا اظهار نظر یا واکنش تحقیرآمیز دیگری بدهد، چه؟ برای حفظ ایمنی، این موضوع باید بلافاصله توسط رهبر مورد توجه قرار گیرد. احتمالاً برای توضیح بیشتر رفتار مورد انتظار با متخلف «احترام به مردم» استراحت کنید. در غیر این صورت، سکوت شما این رفتار را نادیده می گیرد و ایمنی ضربه بزرگی وارد می کند. در این مورد، آنچه رهبر گفته یا انجام داده است که ایمنی را مخدوش می‌کند، بلکه چیزی است که آنها نگفته یا انجام نداده‌اند. سکوت گاهی خیلی بلند فریاد می زند.
7. رفتار را مدل کنید. مانند سایر تغییرات رفتار نیروی کار، رهبران باید رفتار مورد نظر را مدل کنند. اگر ما خواهان ارتباط باز هستیم اما سبک رهبرمان محفوظ و محدود به نظر می رسد – یا رهبر مکرراً در بازی سرزنش با مدیران دیگر شرکت می کند – نه تنها کارمندان همین کار را انجام می دهند، بلکه به دلیل ریاکاری در ترویج یک رفتار اما نشان دادن اعتمادشان را از دست خواهند داد. درست برعکس این نقض اعتماد، محرکی است که فوراً هرگونه تلاش برای توسعه فرهنگ ناب را خنثی می کند.
8. آموزش رهبری و مربیگری ارائه دهید. نحوه واکنش رهبران هنگامی که فردی مرتکب اشتباه می شود، مشکلی را شناسایی می کند یا نگرانی دارد (یا حتی ایده بهبود) تعیین کننده ترین عامل در ادامه بحث آشکار این موضوعات است. ایجاد و حفظ ایمنی روانی باید یک مسئولیت حیاتی برای همه رهبران و یک موضوع آموزشی/کوچینگ ضروری در برنامه توسعه رهبری شما باشد.
رونمایی از مشکلات و ارائه ایده های بهبود، رگ حیات یک فرهنگ ناب است. اگر یک محیط امن از نظر روانی وجود نداشته باشد، این اتفاق نمی افتد. ترس های زیادی وجود دارد که باعث می شود ما مکث کنیم و مشخصات خود را پایین نگه داریم. ترس از شکست، خجالت، سرزنش، تمسخر و ناشناخته‌ها، فقط به چند مورد اشاره می‌کنیم. این ترس‌ها باعث می‌شوند که سکوت یا مسیر دیگری را انتخاب کنیم که رفتارهای مورد نیاز را که باعث بهبود می‌شود دور می‌زند.
ملاحظات فوق نقطه شروعی برای ایجاد ایمنی است. فقط در یک محیط غیر ناب که از انطباق برخوردار است، احتمالاً می توانید بدون داشتن یک محیط امن از نظر روانی، از آنجا فرار کنید. با این حال، اگر می‌خواهید با ایجاد یک فرهنگ ناب بهبود مستمر، که توسط نیروی کار متعهد و کامل هدایت می‌شود، یک مزیت رقابتی به دست آورید، ایمنی روانی یک چیز ضروری است، نه صرفاً یک افزونه اختیاری خوب که باید در نظر بگیرید.
