5 مارس 2024
هیئت مشاوران استعدادهای IndustryWeek به طور ماهانه در مورد چگونگی رسیدن اعضای خود به جایگاهی که در دنیای تولید هستند، مشاوره می دهد.فوریه کوتاه‌ترین ماه سال است، اگرچه در سال 2024، به لطف روز کبیسه و مدار سرسختانه کسری زمین، 24 ساعت اضافی در اختیار داریم.
سوال فوریه از هیئت مدیره در مورد مدیریت زمان است:
همه، از کارکنان سطح ابتدایی گرفته تا مدیران عامل، مانند سایرین 24 ساعت در روز دارند. چگونه زمان خود را برای انجام کارها و پیشرفت حرفه ای به طور موثر مدیریت می کنید؟
بکی مورگان – رئیس شرکت Fulcrum ConsultingWorks Inc.
اولویت بندی و برنامه ریزی. بیست و چهار ساعت با یا بدون تکیه بر آن فرآیندها می گذرد. آن ساعت ها تنها زمانی مؤثر خواهند بود که به آنها تکیه کنید. کسانی را که این مانترا را دارند حمایت کنید: “معطل نکنید!” یک برنامه بدون اجرای آن وقت شما را تلف می کند. و یاد بگیرید که چگونه نه بگویید. این چیزی است که اولویت بندی نیاز دارد.
ممکن است ساده‌سازی بیش از حد به نظر برسد، اما اینطور نیست. آسان نیست، اما پیچیده هم نیست.
ارسال پیامک در حین رانندگی یک نمونه رایج از اولویت های اشتباه است. بسیاری از ما قبول داریم که ایمنی در هنگام رانندگی اولویت اصلی است. ارتباط با دوستان از اولویت کمتری برخوردار است. اما رفتار ما چه چیزی را نشان می دهد؟
هر ساعت از هر روز ما نشان می دهیم که چگونه آن زمان را برای سرمایه گذاری انتخاب می کنیم. با اولویت‌های روشن و برنامه‌ای برای زندگی در 24 ساعت آینده، انتخاب عاقلانه آسان‌تر است. آسان نیست، اما آسان تر است.
بیل گود – لوازم خانگی جنرال الکتریک
در کسب و کار تولید ی و زنجیره تامین، مدیریت زمان موثر بسیار مهم است، زیرا رهبران به طور مداوم در طول روز و هفته درگیر وظایف زمان‌بر متعددی هستند. غرق شدن آسان است. گاهی اوقات، خطوط تار می شوند زیرا آنچه در محل کار انجام نمی شود به زندگی خانه شما منتقل می شود. من بیش از سه دهه را صرف تلاش برای تسلط بر “مدیریت زمان” کرده ام، اما اذعان دارم که هنوز در حال پیشرفت هستم.
همانطور که مسئولیت های بیشتری را بر عهده گرفتم، چاره ای جز بهبود رویکردم نداشتم زیرا نیاز به تمرکز و اولویت بندی بیشتر بود. برای من، هیچ جایگزینی برای مدیریت سازمان و تقویم وجود نداشت تا فرآیند اولویت بندی جلسات، تصمیم گیری، حل مسئله و تعامل تیمی را هدایت کند.
در جایی که می توانید، از یک طرز فکر بهبود مستمر استفاده کنید. من ابزارهای ناب را به همان اندازه در فرآیندهای اداری موثر می دانم که کف تولید می باشد. من همچنین همه را تشویق می‌کنم که از اتوماسیون، ابزارهای دیجیتال و اکنون Chat GPT/AI برای کارهای تکراری استفاده کنند. چند نکته دیگر که باید در نظر بگیرید:
- مدیریت تقویم/فهرست کارهایی که باید انجام دهید: هفته خود را از قبل برنامه ریزی کنید و لیست وظایف را به روز نگه دارید.
- اولویت بندی: از ماتریس آیزنهاور برای دسته بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت استفاده کنید.
- مسدود کردن زمان: زمان را برای انعطاف پذیری و اختلالات پیش بینی نشده روزانه اختصاص دهید.
- نماینده: به تیم خود قدرت دهید. تصمیم گیری در سازمان را به سطح مناسبی برسانید.
- حواس پرتی را محدود کنید: هنگامی که یک کار جدید را شروع می کنید یا یک جلسه را رهبری می کنید، تمرکز خود را حفظ کنید. دایرلرها ممکن است برای انجام کارهای روزانه پرهزینه باشند.
- استراحت مناسب: ذهن روشن کیفیت کار و تخصیص زمان را بهبود می بخشد.
پل بالداساری – معاون اجرایی عملیات جهانی، فلکس
یک راه ساده برای استفاده موثر از زمان، تعیین برنامه روز عصر قبل از آن است. این به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که روزتان را با تمرکز بر اولویت‌های اصلی شروع می‌کنید، نه اینکه به سمت درخواست‌های فوری، اما کمتر حساس کشیده شوید.
تیموتی نوبل، رئیس و شریک مدیریت – گروه Avery Point، Inc.
من همیشه از این جمله که باید «برای انجام کاری وقت بگذاری» متنفر بودم. نمیتونید برای همه وقت بگذارید فقط 24 ساعت در هر روز وجود دارد، بنابراین نمی توانید زمان بیشتری را اختصاص دهید. من این عبارت را ترجیح می‌دهم که «برای انجام کاری وقت بگذاری»، که به این معناست که برای انجام کاری باید از یک کار یا آن کار وقت بگذرانی. این بدان معنی است که شما باید آنچه را که برای شما مهم است اولویت بندی کنید. این اولویت بندی می تواند روز به روز یا در طول زمان تغییر کند. من تمایل دارم که به طور کلی به زمان خود نگاه کنم و وظایف را در سطل های مهم مرتب کنم تا مطمئن شوم که هنگام «وقت گذاشتن» برای انجام کاری تعادل مناسبی دارم. اولویت ها ممکن است در صورت لزوم تغییر کنند، اما من دوست دارم به مدیریت زمان خود بر اساس سطل های زیر نگاه کنم:
خانواده، عزیزان و دوستان
خواب، شارژ مجدد، اوقات فراغت، و طراوت
خودسازی – حرفه ای/شخصی، سلامت و ورزش (ذهن و بدن)
پجبران، داوطلب شدن، و کمک کردن
کار، درآمد و مالی
با این حال، مدیریت زمان موثر چیزی بیش از سازماندهی زمان شما در حوزه هاست. همچنین مستلزم هماهنگی تلاش های روزانه با اهداف و اولویت های کلی شماست. با پذیرش هدف گذاری،با ارزیابی، برنامه‌ریزی استراتژیک و استفاده عاقلانه از فناوری، دریافته‌ام که می‌توانید هر روز برای دستیابی به آنچه برای شما از نظر شخصی و حرفه‌ای مهم است، «زمان» صرف کنید. در بین این سطل های زمان، متوجه شده ام که برای حفظ بهره وری و رفاه خود، تمرکز حواس و وقفه ها مهم است. همانطور که در مسیر شغلی خود حرکت می کنید، رویکرد خود را به مدیریت زمان تطبیق داده و اصلاح کنید تا آن را به ابزاری قدرتمند برای دستیابی به تعادل کامل بین کار و رشد شخصی تبدیل کنید.
کارل لایوسای – مدیر کل، دکتر مرکوری پلاستیک
این سوال خوبی بود در اوایل کارم، همیشه سرم بسیار شلوغ بود، اما اغلب در پایان روز، نتوانستم مهمترین وظایف را انجام دهم. من همیشه تا دیروقت شب خیلی مشغول کار بودم و اغلب نمی‌توانستم آنچه را که در آن روز انجام داده‌ام توصیف کنم. یکی از دوستانم محصولات Day-Timer را به من معرفی کرد. من از طرفداران فرمت جیبی سالمندان 2 صفحه در روز بودم. سپس گوشی های هوشمند همراه با آغاز قرن حاضر آمدند.
همراه با گوشی‌های هوشمند، جی‌میل، تقویم گوگل (و هشدارها) در هر دو پلتفرم رایانه و تلفن در دسترس قرار گرفتند. مایکروسافت به سرعت نسخه موبایل آفیس را دنبال کرد. امروز، تقویم‌های Outlook من (شخصی و تجاری) به‌طور خودکار بین لپ‌تاپ و آیفون من همگام‌سازی می‌شوند. Microsoft OneNote برای ثبت یادداشت‌ها، نگهداری سوابق و پیوست کردن اسناد دیگر استفاده می‌شود، اما ابزار ذخیره‌سازی زمان واقعی یک دفترچه علمی مارپیچ از snco.com، مورد PH692001-S است. من این نوت بوک خاص را برای اندازه آن دوست دارم، از هر دو طرف صاف قرار می گیرد، اسکن/کپی کردن آن آسان است و دارای کاغذ گراف آبی روشن (برای همسویی افکار) و طرح مهندسی/مدیر پروژه است.
یکی از مهمترین گام ها این است که چندین بار در روز از خود بپرسید، “آیا این بهترین استفاده از زمان من در حال حاضر است؟” اگر پاسخ منفی است، کاری را که انجام می دهید متوقف کنید و فوراً کاری را انجام دهید که بهترین استفاده از زمان شما در آن لحظه است. از تفاوتی که در بهره وری شما ایجاد می کند شوکه خواهید شد. من هر روز صبح با خواندن اخبار، بررسی هشدارها و خواندن خبرنامه صبح IndustryWeek شروع می کنم. من آن را به عنوان صبحانه برای سرم می‌دانم. بعد، من یک لیست وظایف را در دفترچه مارپیچ خود می نویسم، به روش قدیمی (با جوهر). وظایف نوشته شده و به اولویت A، B یا C اختصاص داده می شود. موارد “الف” باید شخصا تکمیل شود و قابل تفویض نیست. موارد “B” را می توان تفویض کرد، اما باید تخصیص داده شوند و ردیابی شوند. موارد “C” همه چیز دیگری هستند. وضعیت کار با استفاده از روش مدیریت زمان تایمر روز شامل یک سری اسلش (شروع)، فلش (فشار داده شده یا تفویض شده)، علامت‌های بررسی (تکمیل شده) و X (حذف شده) که پیشرفت را منعکس می‌کند، ثبت می‌شود. یادداشت ها در دفترچه به عنوان نقطه مرجع برای استفاده بعداً خط خطی می شوند زیرا من خیلی سریعتر از تایپ کردن خط می نویسم. یک یا دو بار در روز (معمولاً در اواسط روز و پایان روز)، موارد “A” در OneNote به همراه اسناد ارجاعی اضافی مانند ایمیل‌های مرتبط، اسناد پی‌دی‌اف، پیوندها و غیره ضبط می‌شوند. مایکروسافت اتصال الکترونیکی نقاط را آسان می‌کند. کاغذها را چاپ و حمل کنید. OneNote با آیفون من همگام‌سازی می‌شود، بنابراین تمام اطلاعات مرتبط بلافاصله در جیب پیراهن من در دسترس است. موارد «ب» در دفترچه باقی می‌مانند و وقتی زمان اجازه می‌دهد توسط دیگران یا من مورد خطاب قرار می‌گیرند. موارد “C” همیشه تفویض یا نادیده گرفته می شوند. در پایان روز، یادداشت های خود و وضعیت هر مورد را مرور می کنم. موارد “ب” برای اطمینان از واگذاری یا تکمیل آنها بررسی می شود. موارد “C” حذف می شوند با X قبل از خواب، نگاهی گذرا می‌اندازم تا ببینم آیا آیتم‌های A جدیدی ظاهر شده‌اند که نیاز به توجه فوری دارند یا خیر، و تقویمم را در Outlook در آیفون خود برای آماده شدن برای روز بعد مرور می‌کنم.
روز بعد، وضعیت وظایف روزهای قبل بررسی می شود و اولویت بندی تازه شروع می شود.
این رویکرد ممکن است در ابتدا خسته کننده به نظر برسد، اما بسیار ساده و مستقیم است. این به حفظ تمرکز بر روی موارد با اولویت بالاتر کمک می‌کند تا از انجام کارهایی با بازدهی کم یا بدون بازگشت سرمایه‌گذاری زمان اجتناب کنید. در حالی که من می‌خواهم برای ایجاد آن اعتبار قائل شوم، اما در اصل یک نسخه کمی تغییر یافته از روش Day-Timer است. با نوت بوک در دست، و آیفون در جیب، همه چیز همیشه در دستان من است. لازم به ذکر است که موارد تفویض شده هر چند روز یکبار برای بررسی وضعیت و رفع موانع موفقیت بررسی می شوند.
تامی وولونیک – رئیس کارکنان و سازمان، آمریکای شمالی در زیمنس موبیلیتی
با ایمیل‌ها، جلسات و فهرست‌های رو به رشد وظایف، 24 ساعت در روز می‌تواند در یک چشم به هم زدن سپری شود. برای مدیریت موثر زمانم در محل کار، شعار من این است: اولویت بندی، اولویت بندی، اولویت بندی.
به عنوان بهترین تمرین، من همیشه 30 دقیقه از زمان را در ابتدا و انتهای هر روز در تقویم خود مسدود می کنم تا روش کار هدفمند را تنظیم کنم. صبح، این زمان به آماده شدن برای روز پیش رو، پایان دادن به هر اقدام لحظه آخری قبل از تماس های برنامه ریزی شده و مشخص کردن اولویت ها اختصاص دارد. در پایان هر روز، از این زمان برای خلاصه کردن یادداشت‌ها استفاده می‌کنم ،تماس ها را پیگیری کنم و افکارم را سازماندهی کنم. صرف این مقدار زمان برای آماده سازی و تنظیم مجدد، برای من تفاوت ایجاد می کند.
من فکر می‌کنم همه ما آنجا بوده‌ایم – وقتی ایمیل‌ها روی هم جمع می‌شوند، می‌تواند یک اثر گلوله برفی ایجاد کند که منجر به از دست دادن ضرب‌الاجل‌ها یا مجبور شدن ساعت‌های اضافی کار برای رسیدن به نتیجه شود. به همین دلیل است که من سعی می کنم فقط یک بار ایمیل ها را مرور کنم. به این معنی که در حین خواندن موضوع فوراً وقت می‌گذارم تا به آن موضوع بپردازم یا زمانی را در تقویم خود تعیین می‌کنم تا به آن بپردازم/به آن تفویض کنم، به جای اینکه آن را درنگ کنم. به اعضای تیم خود اعتماد کنید، زیرا تفویض اختیار بسیار مهم است و کارمندان را برای رشد توانمند می کند!
همان‌قدر که این استراتژی‌ها در روال من مهم هستند، من همیشه به این نکته توجه می‌کنم که برای خودم زمان بگذارم و مقداری شادی را به روزم اضافه کنم. فرسودگی یک مشکل واقعی است که می تواند اشتیاق و بهره وری را از کار دور کند. وقت گذاشتن برای صرف هوای تازه یا فیس تایم، بچه‌هایم از رفاه من حمایت می‌کنند، ایده‌هایم را تازه نگه می‌دارند و انرژی من را برای کار قوی نگه می‌دارند.
