موضوع برگزاری جلسات بشکلی صحیح بحثی قدیمی است و همه می دانیم که در بحبوحه ی کارهای متنوع و مدیرت موضوعات بحرانی هیچ چیز خسته کننده تر از یک جلسه بی نتیجه نیست. و یا اگر نتایجی هست با اثر بخشی و یا صحیح نیست .
از آنجا که جلسات بخش مهمی از زندگی کاری همه ی افراد هستند، که گاه طاقت فرسا هستند و گاهی انرژی زا . این بستگی به نحوه ی برقراری و نیز نتایج جلسه دارد . شما و افراد همکار یا حتی رقبا زمانی که در جلسات وقت می گذرانند انتظار نتایج و سر زندگی در جلسات را دارند تا بتوانند احساس رضایت کنند و نتایج را به برنامه ها تبدیل نمایند .
در طول سال‌ها ی کاری بسیاری از مدیران و یا کارکنان مواردی را برای پربارتر کردن جلسات دریافته و بکار می گیرند و چه خوبست که آنها را به دیگران هم منتقل نمایند .
کاهش زمان جلسات و برنامه‌ریزی زمانی موضوعات یکی از این موارد است ، برنامه فشرده افراد را مجبور می‌کند سریع‌تر به نقطه مورد نظر و نتایج برسند و در صورت لزوم می توان زمان را کمی افزایش داد .
برای بهره وری جلسات جمع‌سپاری نحوه اداره و اخذ نظرات بسیار مهم هستند ولی این موضوع برای برخی از افراد ابزار فرار است که باید آن را در نظر داشت .
بهترین راه برای جلوگیری از اتلاف وقت در جلسات این است که از ابتدا هر جلسه ای را برگزار نکنید و ضروری بودن آن را کنترل کنید .
یافتن راهی خوب برای برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات بین افرادی که قرار است در جلسات حاضر شوند موضوع بسیار با اهمیتی در بهره وری است . این روز ها شاید یک ویدیوی کوتاه و ضبط شده از قبل در مورد اهداف جلسه و دستور کار گاهی اوقات به نتایج خوب در جلسه می انجامد .
داشتن یک دستور کار خوبست اما ، پایبند بودن به آن در جلسه مهمتر است . اگر موارد جدیدی پس از شروع جلسه ظاهر شد، آنها را اولویت بندی کرده و در دستور قرار دهید .
استفاده از وسایل مختلف مانند دوربین‌ها و دستگاه‌ها بگونه ای باشد که حواس‌پرتی را به حداقل برسانند.
رسیدگی به کارتابل و خواندن ایمیل و دریافت پیام‌های متنی در جلسه ضمن بی احترامی به دیگران درصد بهره‌وری افراد را کاهش می دهد.
جلسات را چند دقیقه بعد از زمان شروع برنامه‌ریزی‌شده شروع کنید، و باعث شوید که وقت‌شناسی در اولویت باشد ودستور جلسه، ساعت زمان و سرعت و همچنین بیان صریح هدف جلسه و نتایج مورد نظر باشند.
شاید تجربه و دانش شما مواردی مهمتر و ارزشمند تر از موارد فوق الاشاره را به این میدان بیاورد .
