بررسی عملکرد سالانه و بهبود تعاملات

کن واگن02 ژوئن 2021

در طی سالها ، بسیاری از سازمانها نوعی بازنگری عملکرد سالانه را در نظر گرفته اند که شامل سوالات و مقیاس های رتبه بندی برای اندازه گیری های مختلف عملکرد شغلی است. از بسیاری جهات ، این بررسی عملکرد ابزاری دیوانسالارانه برای جبران کمبود رهبران یا عدم وجود روند توسعه رهبری در سازمان است.رهبران واقعی نیازی به سیستمی برای مکالمه در مورد عملکرد شغلی ، انتظارات یا رضایت ندارند. اینها بخشی از تعاملات طبیعی بین یک رهبر ماهر و کارآمد و اعضای تیم وی است. رهبران معمولاً از طریق سه نوع مکالمه منظم عملکرد  ، اعضای تیم را راهنمایی و امور را توسعه می دهند:

• بازخورد موثر
• اعلام حضورهای سازنده
• بررسی قدرتمند پیشرفت

البته مکالمات دیگری نیز وجود دارد که بین یک رهبر و یکی از اعضای تیم در روند عادی تجارت انجام می شود ، مانند بررسی پروژه ، جلسات برنامه ریزی و مکالمات شخصی عادی که در ایجاد روابط نقش دارد.

رهبری موثر مبتنی بر رابطه اعتماد و احترام متقابل است که از طریق تعاملات روزمره صورت می گیرد. اما سه مکالمه یک به یک خاص زیر بخشی عمدی از رهبری و هدایت عملکرد و پیشرفت اعضای تیم ها است.

بازخورد یک سری مکالمات روزمره است که عملکرد اعضای تیم را نسبت به اقدامات و رفتارهای مورد انتظار یا مطلوب منطبق با فرهنگ ، ارزش ها ، مأموریت و چشم انداز سازمان جلب می کند. پیش از هر چیز نیاز به بازخورد این است که متوجه عملکردها و رفتارهای اعضای تیم شویم و به طور معمول دو تا پنج دقیقه وقت بگذاریم تا آنها را با شخص در میان بگذاریم. بازخورد خود از سه عنصر اساسی تشکیل شده است. اول ، تشخیص یک عمل یا رفتار خاص تا گیرنده متوجه شود که در مورد چه چیزی صحبت می کنیم. دوم ، شناسایی تأثیر عمل یا رفتار به طوری که گیرنده دلیل این گفتگو را بفهمد. سوم ، ارتباط انتظارات از اقدامات یا رفتارهای آینده از نظر بیشتر یا کمتر از رفتار شناسایی شده. با استفاده از این سه عنصر ، بازخورد بخش مهمی در هدایت رفتار یا عملکرد عضو تیم و توسعه آنها در بخش سازنده یا موثر سازمان است.

ورود به سیستم مکالمه دوره ای برای ردیابی عملکرد در کوتاه مدت است. این مکالمه ، به طور معمول 30-60 دقیقه طول می کشد ، بسته به مسئولیت ها و توانایی های عضو تیم و زمینه ای که ما در آن کار می کنیم ، اغلب به صورت روزانه یا به ندرت به صورت ماهانه انجام می شود. ملاقات بیش از حد معمول می تواند در حد مدیریت خرد باشد. در حالی که ملاقات بیش از حد به ندرت باعث احساس انزوا یا کم ارزش شدن در افراد می شود. مکالمه در ابتدای امر مربوط به وظایف یا وضعیت مسئولیت ها و اولویت ها و برنامه های تعیین شده برای روز ، هفته یا ماه بعدی است. همانند بسیاری از امور رهبری ، مربیگری بخش عمده ای از ورود به سیستم است ، بنابراین این فقط مبادله واقعیت ها نیست ، بلکه ایجاد درک عمیق تر و هدایت گر در رشد است. این مکالمه ممکن است شاخه هایی از سوالات زیر داشته باشد:

    “از هفته گذشته برایم بگویید. چه پیشرفتی؟ چه چالش هایی؟ “

    “این هفته چطور؟ برنامه ها و اولویت های شما چیست؟ با چه موانع یا چالش هایی روبرو هستید؟ “

    “یک چیز که هفته گذشته خوب کار کرد چیست؟ از آن چه یاد می گیرید؟”

    “چه بازخوردی برای من دارید؟ چگونه می توانم موثرتر از شما حمایت یا تشویق کنم؟ “

مرور دوره ای پیشرفت ، گفتگویی درباره تصویر بزرگتر است ، که نظرات اعضای تیم و رهبر راجع به رضایت ، انتظارات ، نگرش ها ، اهداف و سایر موارد مناسب را پوشش می دهد. این ممکن است فرصتی برای تلطیف گفتگو ، درک عمیق تر و اطمینان از اینکه هر دو در یک سطح هستید در نظر گرفته شود. این مکالمه باید حداقل سالی یک بار انجام شود ، اما به طور مناسب تر ، هر سه ماه یکبار یا ماهانه. در صورت تغییر نقشها ، نگرشهای مسئله دار یا علائم اختلاف یا نارضایتی ، ممکن است به فوریت نیاز باشد. این مکالمه احتمالاً باید یک ساعت طول بکشد و ممکن است در یک ناهار آرامش بخش انجام شود. باز هم ، این مکالمه عمدتا یک جلسه مربیگری است ، جایی که مکالمه از سوالاتی مانند زیر مطرح می شود.

    “در مورد چه چیزی بیشترین چالش در سازمان (یا تیم ، یا مسئولیت های شغلی شما) را پیدا می کنید؟”

    “نقاط قوت شما چیست و چقدر قادر به استفاده از آنها در نقش فعلی خود هستید؟”

    “آرزوها یا آرزوهای شما برای آینده چیست؟ چگونه می توانیم به شما در دستیابی به آنها کمک کنیم؟ “

    “اهداف یا اولویت های ماه ، سه ماهه یا سال آینده را چه می دانید؟”

“چه چیزی بیشتر از همه در مورد سبک رهبری من یا نحوه تعامل من با مردم تحریک کننده است؟ چه کارهایی را باید بیشتر یا کمتر انجام دهم؟ “

در هر یک از این مکالمات ، ما باید از فرصت استفاده و در سطح شخصی ارتباط برقرار کنیم. هر یک از آنها دارای مولفه ای برای هدایت عملکرد و توسعه هستند ، که بازخورد بیشتر روی عملکرد و بررسی پیشرفت بیشتر بر توسعه متمرکز است.

توانایی ما در انجام موثر این مکالمات تا حد زیادی تابعی از کیفیت رهبری ما است. آیا ما به افراد تیم خود اهمیت می دهیم. آیا ما در رابطه اعتماد و احترام سرمایه گذاری کرده ایم. آیا الگویی از ارتباط شفاف و مکرر ایجاد کرده ایم؟ در این صورت ، این مکالمات باید بخشی طبیعی از تعامل رهبر / پیروان ما باشد.

است.

. https://www.industryweek.com/